Innan du börjar
Plan: Alla planer
Det här kapitlet förklarar vad Staff Khata är, vad du behöver innan du registrerar dig och vem som ser vad. Läs det en gång och följ sedan kapitlen i ordning för att ställa in ditt företag.
Vad Staff Khata gör
Staff Khata samlar närvaro, ledighet, lön och HR för hela ditt team på ett ställe. Anställda stämplar in från telefonen med en selfie och sin position, eller vid en Realtime-biometrisk terminal vid dörren. Staff Khata tillämpar sedan era kontorsregler, till exempel marginaltid, halvdagar och sen-markeringar, så att du i realtid ser vem som är på plats, vem som är sen och vem som är frånvarande. Utifrån närvaron räknar systemet fram ledighetssaldon, löner och lönespecifikationer samt över trettio rapporter, bland annat myndighetsregister. Du kan också få en daglig sammanfattning på WhatsApp utan att öppna appen.
Vad du behöver
- En dator med en aktuell webbläsare. Använd senaste Chrome, Edge eller Safari. Webbappen finns på https://attendance.staffkhata.com. Här ställer du in företaget och kör lön och rapporter.
- En internetanslutning på datorn och på varje telefon eller terminal som skickar instämplingar.
- Mobilappen Staff Khata för Android eller iOS, för anställda som stämplar in från telefonen. De behöver ha platstjänster påslagna och en fungerande kamera för selfien.
- Realtime-biometriska enheter, om du vill att personalen ska stämpla på en fingeravtrycks- eller kortterminal. Staff Khata fungerar bara med Realtime-biometriska enheter.
- En jobbmejl och ett mobilnummer som kan ta emot koder. Du använder båda för att verifiera ditt konto när du registrerar dig.
De fyra rollerna
Varje person i Staff Khata har en roll. Rollen avgör vilka sidor personen ser efter inloggning.
| Roll | Vem den är till för | Vad de ser |
|---|---|---|
| Admin (administratör) | Ägaren eller kontorschefen | Allt: företagsinställningar, anställda, enheter, närvaro, ledighet, lön, rapporter, fakturering och integrationer. |
| HR | Din HR- eller ekonomiansvariga | Samma adminsidor som Admin, för det dagliga arbetet med anställda, närvaro, ledighet och lön. Bara Admin ser planmärket och uppgraderingar. |
| Manager (chef) | En teamledare | My Team (mitt team), Team Attendance (teamets närvaro) och Team Leaves (teamets ledigheter), för att godkänna sitt eget teams ansökningar. Kräver tillägget Pro HRMS. |
| Employee (anställd) | Varje medarbetare | Sin egen översikt, närvaro, ledighet, lönespecifikationer och profil, på webben och i mobilappen. |
Du väljer roll när du lägger till någon i Add Employee (lägg till anställd). Det finns också rollen Branch Admin (filialadministratör). En Branch Admin arbetar i adminsidorna men kan inte hantera filialer och kan bara lägga till personer med rollen Employee.
Planer, provperioden och tillägg
Varje nytt företag börjar med en 15 dagars provperiod där alla funktioner är upplåsta. När provperioden tar slut flyttas kontot automatiskt till grundplanen. Du kan uppgradera när som helst.
- Planer skiljer sig i hur många användare och biometriska enheter du kan ha och vilka funktioner som ingår. Ledighet, helgdagar, övertid, lön, inloggning för anställda, avancerade rapporter och flera skift kan vara låsta i lägre planer.
- Tillägg är extra moduler som du köper utöver en plan: Pro HRMS (chefsgodkännanden, företagsflöde, organisationsträd, tillgångar med mera) och Journey Tracker (live-spårning av fältpersonal). Deras menyer visas först när tillägget är aktivt.
En låst funktion visar en låsikon i menyn. Se Billing & Plan (fakturering och plan) för aktuella priser och vad varje plan innehåller.
Plan krävs: Om en funktion i den här manualen visar ett lås på ditt konto kräver den en högre plan eller ett tillägg. Se Planer, fakturering och support.
Så är manualen upplagd
Kapitlen följer den ordning du ställer in saker i. Börja uppifrån och arbeta dig nedåt.
- Registrering och första inloggning
- Företagsinställningar
- Närvaroregler
- Anställda
- Skift och övertid
- Mobil instämpling
- Biometriska enheter
- Daglig närvaro
- Ledighet och helgdagar
- Lön
- Rapporter
- WhatsApp och integrationer
- Självservice för anställda
- Journey Tracker
- Pro HRMS
- Planer, fakturering och support
- Vanliga frågor och felsökning
Tips: Skärmbilderna i manualen visar ett påhittat exempelföretag, Sharma Textiles Pvt Ltd. Dina skärmar visar ditt eget företags namn och siffror.
Fortfarande fast? Skapa ett ärende från Help & Support i appen, eller kontakta oss på staffkhata.com/contact.