Mobilappen: stämpla in

Med appen Staff Khata registrerar anställda sin närvaro från sin egen telefon. Varje instämpling sparar tiden, telefonens position och en selfie, och filialens geofence avgör var instämpling är tillåten.

För anställda: installera appen och logga in

Din admin skapar din inloggning. Du behöver mejladressen (eller telefonnumret) och lösenordet som hen har valt åt dig.

1. Installera Staff Khata från Google Play Store (Android) eller App Store (iPhone).
2. Öppna appen. På Sign in to your account (logga in på ditt konto) anger du Email or Phone Number (mejl eller telefonnummer) och Password (lösenord).
3. Tryck på Sign In (logga in). Skärmen Today (idag) öppnas.

Du ser bara din egen närvaro. Flikarna längst ned är Today (idag), Attendance (närvaro), Leave (ledighet) och Company (företag).

Tillåt kamera och plats

Appen behöver din position för att kontrollera att du är på jobbet, och kameran för selfien vid instämpling.

1. Första gången du stämplar ber telefonen om åtkomst till platsen. Tryck på Allow (tillåt) och välj "När appen används".
2. När kameran öppnas tillåter du kameraåtkomst också.

Om du råkade säga nej visar appen Location required (plats krävs) eller Camera access required (kameraåtkomst krävs). Tryck på Enable Camera (aktivera kamera), eller öppna telefonens Settings (inställningar) → Apps (appar) → Staff Khata → Permissions (behörigheter) och slå på dem.

Registrera närvaro med selfie och GPS

1. På Today (idag) trycker du på Punch in (stämpla in). (Du kan också öppna fliken Attendance (närvaro) och trycka på Mark Attendance (registrera närvaro).)
2. Skärmen Attendance visar ditt Assigned Shift (tilldelat skift) och din Current Location (nuvarande plats). Om adressen ser fel ut trycker du på Tap to refresh location (tryck för att uppdatera platsen).
3. Tryck på Tap to take a selfie (tryck för att ta en selfie) och ta ett tydligt foto av ditt ansikte. Det visas under Verification Photo (verifieringsfoto).
4. Tryck på Punch in (stämpla in).

Du ser Punched In Successfully! (instämplingen lyckades!) med tiden. Din admin ser instämplingen på sin översikt inom några sekunder.

Vad händer utanför geofencet

Om din filial har geofencing påslaget kan du bara stämpla in inom dess radie, till exempel 200 meter runt kontoret. Utanför den blockeras instämplingen med Outside Allowed Radius (utanför tillåten radie): "You are outside the allowed punch-in radius. Please move closer and try again." (Du är utanför den tillåtna radien för instämpling. Gå närmare och försök igen.)

Gå in på kontoret, tryck på Tap to refresh location (tryck för att uppdatera platsen) och stämpla igen. Admins ställer in radien per filial. Se Ställ in företag, filialer och avdelningar.

Stämpla ut

1. I slutet av dagen trycker du på Punch out (stämpla ut) på Today (idag).
2. Ta en ny selfie och tryck på Punch out.

Du ser Punched Out Successfully! (utstämplingen lyckades!). Staff Khata räknar ut dina timmar mot ditt skift, så sen ankomst, tidig hemgång och övertid beräknas åt dig.

Se din närvarohistorik

1. Öppna fliken Attendance (närvaro). Växla mellan Day (dag) och Month (månad), och använd pilarna för att byta period.
2. Tryck på en dag för att se tiderna Punched In At (instämplad kl.) och Punched Out At (utstämplad kl.), platsen och fotona.
3. Fel eller saknad instämpling? Tryck på Request Regularisation (begär korrigering) den dagen, ange rätt tider och ett skäl och tryck sedan på Submit Request (skicka begäran). Din admin godkänner den på webben.

För admins: slå på eller av mobil instämpling per anställd

Mobil instämpling är påslagen som standard för nya anställda. Stäng av den för personal som bara ska stämpla vid en biometrisk terminal.

1. Klicka på Organization (organisation) → Employee List (personallista).
2. Klicka på menyn ⋯ på den anställdas rad.
3. Klicka på Disable Mobile Punch (stäng av mobil instämpling), eller Enable Mobile Punch (slå på mobil instämpling) för att slå på den igen.

När den är avstängd säger appen till den anställda "Mobile punching disabled" (mobil instämpling avstängd) och att hen ska använda sin tilldelade terminal. För att välja eller återställa en anställds lösenord använder du Update Password (uppdatera lösenord) i samma meny.

För admins: se var instämplingar kom ifrån

Varje mobil instämpling visas i Recent Punches (senaste instämplingar) och på kartan på din översikt. För hela listan:

1. Klicka på Time & Leave (tid och ledighet) → Attendance Process (närvarohantering).
2. Klicka på GPS punches (GPS-instämplingar). Bara instämplingar från appen visas, var och en märkt GPS.
3. Klicka på ögonikonen på en rad för att se in- och utstämplingens plats på en karta och fotot. Klicka på Map view (kartvy) för att se alla dagens mobila instämplingar på en karta.