Det finns tre sätt att lägga till anställda: en i taget med formuläret Add Employee (lägg till anställd), många på en gång från en Excel-fil, eller genom att skicka en inbjudan så att de fyller i sina egna uppgifter.

Öppna personallistan

Klicka på Organization (organisation) → Employee List (personallista). Employee Directory (personalkatalog) visar alla med nummer, avdelning, kontaktuppgifter och status. Använd Add Employee (lägg till anställd), eller pilen bredvid (More ways to add, fler sätt att lägga till), för de två andra sätten.

Lägg till en anställd

Formuläret Add employee (lägg till anställd) har fyra steg. Fält markerade med stjärna är obligatoriska; resten kan du fylla i senare.

Steg 1: Personal Info (personuppgifter)

Ange First Name (förnamn), Last Name (efternamn) och Work Email (jobbmejl).
Ange Contact Number (telefonnummer) med landsnummer. Det kan inte ändras efter att den anställda har lagts till.
Välj ett första Password (lösenord). Den anställda kan ändra det efter inloggning.
Välj Gender (kön) och klicka sedan på Next (nästa).

Steg 2: Employment (anställning)

Lämna Employee Code / ID (anställningsnummer/ID) tomt för att skapa ett nummer utifrån ditt företagsformat. Se Ställ in ditt företag.
Kontrollera Joining Date (anställningsdatum) och välj sedan Branch (filial), Department (avdelning) och Designation (befattning).
Välj System Role (systemroll). De flesta är Employee (anställd); de ser bara sina egna uppgifter.
Office Time Policy (kontorstidspolicy) använder din standardpolicy om du inte väljer en annan.
Reporting Manager (närmaste chef), EPF number (EPF-nummer) och ESI number (ESI-nummer) är valfria. Klicka på Next (nästa).

Steg 3: Bank & education (bank och utbildning)

Bankuppgifterna används för löneutbetalningar. Båda avsnitten är valfria. Klicka på Next (nästa).

Steg 4: Attendance & devices (närvaro och enheter)

Inställning	Vad den gör
Disable Attendance Tracking (stäng av närvaroregistrering)	Utesluter den anställda från närvaro och rapporter.
Enforce geo-fencing (tvinga geofencing)	Instämplingar räknas bara inom filialens geofence.
Require Attendance Approval (kräv godkännande av närvaro)	En chef godkänner närvaron innan den går vidare till lönen.
Devices (enheter)	De biometriska enheter den anställda kan stämpla in på.

Klicka på Add employee (lägg till anställd). Den nya anställda visas i listan med sitt eget nummer.

Importera anställda från Excel

Klicka på pilen bredvid Add Employee (lägg till anställd) och välj Import from Excel (importera från Excel).
Under Get the template (hämta mallen) klickar du på Excel template (Excel-mall) eller CSV template (CSV-mall). Den har alla kolumner och tre exempelrader.
Ersätt exemplen med dina anställda, en per rad. Behåll rubrikraden.
Under Upload your file (ladda upp din fil) släpper du filen eller klickar på browse (bläddra). Excel eller CSV, upp till 2 MB.
Klicka på Import employees (importera anställda).

Rader utan anställningsnummer får ett nummer enligt ditt format. Om några rader misslyckas listar Staff Khata dem under Rows that need fixing (rader som behöver rättas). Rätta dem i den nedladdade filen och importera filen igen.

Tips: Mallen har ingen lösenordskolumn. Lägg till en kolumn med namnet password för att ange varje anställds första lösenord. Utan den sätts ett vanligt standardlösenord, så be personalen att ändra det efter inloggning.

Bjud in anställda att fylla i sina egna uppgifter

Den anställda lägger själv till födelsedatum, adress, nödkontakt och bankuppgifter.

Klicka på pilen bredvid Add Employee (lägg till anställd) och välj Invite Employee (bjud in anställd).
Fyll i First Name (förnamn), Last Name (efternamn), Email (mejl) och Phone Number (telefonnummer).
Välj Department (avdelning), Designation (befattning), Role (roll), Branch (filial) och Joining Date (anställningsdatum). Reporting Manager (närmaste chef) är valfritt.
Klicka på Send Invite (skicka inbjudan).

Den anställda får en länk via mejl och på WhatsApp. Hen öppnar den, verifierar sig med engångskoden, fyller i sina uppgifter, väljer ett lösenord och klickar på Complete onboarding (slutför introduktionen). Länken fungerar i 7 dagar.

Hantera en anställd

Öppna radmenyn (⋯) på en anställd för att:

Edit Employee (redigera anställd): ändra uppgifterna.
Assign / View Salary (tilldela/visa lön): ställa in lönestrukturen. Se Lön och löneutbetalning.
Biometric enrollment (biometrisk registrering): registrera fingeravtryck eller kort på en Realtime-biometrisk enhet. Se Biometriska enheter.
Update Password (uppdatera lösenord): välja ett nytt lösenord åt dem.
Disable Mobile Punch (stäng av mobil instämpling) / Enable Mobile Punch (slå på mobil instämpling): styra om de kan stämpla in från mobilappen Staff Khata med en selfie och sin position. Mobil instämpling är påslagen för nya anställda; stäng av den för personal som bara ska stämpla på en biometrisk enhet.

Använd reglaget Status i listan för att göra en anställd inaktiv. Inaktiva anställda kan inte logga in och döljs från närvaron.

Plan krävs: Inloggning för anställda på webben och i mobilappen, inklusive mobil instämpling och självintroduktion, kan kräva en högre plan. Varje nytt företag får 15 dagars provperiod med allt upplåst. Se Billing & Plan (fakturering och plan) för aktuella planer.

Ställ sedan in skift, schema och övertid.

Fortfarande fast? Skapa ett ärende från Help & Support i appen, eller kontakta oss på staffkhata.com/contact.

Lägg till och hantera anställda