Lön, lönespecifikationer och förskott

Staff Khata räknar ut varje lön utifrån närvaro, ledighet, helgdagar och sen-markeringar, så du behöver inget kalkylark. Ställ in det en gång och kör sedan lönen varje månad med några klick.

Ställ in lönecykel och lagstadgade avdrag

De här inställningarna gäller för varje lönekörning.

1. Klicka på Organization (organisation) → Company (företag) och öppna sedan fliken Payroll & Tax (lön och skatt).
2. Under Salary Cycle Period (löneperiod) ställer du in Period Start Day (periodens startdag) och Period End Day (periodens slutdag). Ange 0 som slutdag för "månadens sista dag".
3. Under Statutory Deductions & Contributions (lagstadgade avdrag och avgifter) slår du på det som gäller för dig.
4. Klicka på Save Changes (spara ändringar).

Tilldela en lönestruktur

Varje anställd behöver en lönestruktur innan lönen kan köras.

1. Klicka på Payroll (lön) → Salary Management (lönehantering). Alla anställda listas med cykel, intäkter, avdrag, nettolön och årlig CTC (total kostnad för företaget).
2. Klicka på redigeringsikonen på en anställds rad, eller klicka på Assign Salary Structure (tilldela lönestruktur) för någon ny.
3. Välj Payroll Cycle (lönecykel: Monthly Cycle (månadscykel) eller Weekly Cycle (veckocykel)) och Salary Type (lönetyp: Fixed (fast), Variable (rörlig) eller Commission Based (provisionsbaserad)).
4. Fyll i Earnings (intäkter): grundlön, HRA (bostadsbidrag), reseersättning, sjukvårdsbidrag och övriga bidrag.
5. Fyll i Deductions (avdrag), till exempel PF, ESI och yrkesskatt. ESI kan visas sammanslaget eller separat.
6. Kryssa i Show CTC in Payslip (visa CTC på lönespecifikationen) om den anställda ska se sin årliga totala kostnad för företaget.
7. Klicka på Save Salary Structure (spara lönestruktur), eller Update Salary Structure (uppdatera lönestruktur).

Medan du skriver visar summorna längst ned Total Earnings (totala intäkter), Total Deductions (totala avdrag), Net Take-Home (nettolön) och Annual CTC (årlig CTC).

Kör månadslön

1. Klicka på Payroll (lön) → Run Payroll (kör lön).
2. Välj månad och år högst upp i tabellen.
3. Klicka på Bulk Generate (massgenerera), välj en Department (avdelning), kontrollera månad och år och klicka på Generate Bulk Payroll (generera lön för alla). Upprepa för varje avdelning.

För att bara betala en person klickar du på Add Payroll (lägg till lön) och väljer den anställda.

Klicka på More Columns (fler kolumner) för att se arbetsdagar, dagar med löneavdrag (LOP), lediga veckodagar, helgdagar och betald ledighet bakom varje lön.

Rätta och reglera

• För att ändra en siffra redigerar du den anställdas lönerad. I Edit Monthly Payroll (redigera månadslön) klickar du på Save Draft (spara utkast) för att hålla den öppen, eller Settle & Save (reglera och spara) när den är betald.
• För att markera många löner som betalda kryssar du i raderna och klickar på Settle Selected (reglera valda).
• Använd Export (exportera) för att ladda ned månaden som Excel eller PDF.

Visa och ladda ned lönespecifikationer

Klicka på Payslip (lönespecifikation) på en anställds rad. Lönespecifikationen visar din logotyp, närvarosammanfattningen, intäkter, avdrag, eventuella utlägg och nettolönen i ord. Den visar också hur kontorstidspolicyn tillämpades: sen-markeringar, tidiga hemgångar och eventuella policyavdrag.

Klicka på Download PDF (ladda ned PDF) för att spara den, eller Print (skriv ut). Använd Show Annual CTC (visa årlig CTC) / Hide Annual CTC (dölj årlig CTC) för att välja om CTC ska visas.

Anställda med inloggning ser sina egna lönespecifikationer under My Payslips (mina lönespecifikationer). Se Självservice för anställda.

Förskott och utlägg

Registrera ett löneförskott

1. Klicka på Payroll (lön) → Add Advance (lägg till förskott).
2. Välj Employee (anställd), ange Amount (belopp) och Reason / Description (skäl/beskrivning) och välj Month (månad) och Year (år).
3. Klicka på Save Advance (spara förskott).

Registrera ett utlägg

1. Klicka på Payroll (lön) → Add Reimbursement (lägg till utlägg).
2. Välj den anställda och ange belopp, skäl, månad och år.
3. Bifoga kvittot under Supporting Document / Bill (underlag/kvitto) (PDF, JPG, PNG eller DOC, upp till 2 MB). Ett kvitto krävs.
4. Klicka på Submit Claim (skicka begäran).

Godkänn, reglera och skriv ut ett kvitto

Öppna Payroll (lön) → Advances & Reimbursements (förskott och utlägg) för att se alla förskott och begäranden, även de som anställda skickar från mobilappen. Öppna en post för att välja Approve (godkänn) eller Reject (avslå), och sedan Settle Request (reglera begäran) när den är betald. Klicka på Generate Slip (skapa kvitto) för ett utläggskvitto som du kan ladda ned som PDF.

Veckolönekörning (Weekly Pay Process)

För personal som får veckolön ställer du in Payroll Cycle (lönecykel) på Weekly Cycle (veckocykel) i lönestrukturen. Bara de anställda visas här.

1. Klicka på Payroll (lön) → Weekly Pay Process (veckolönekörning).
2. Välj vecka.
3. Klicka på Generate Weekly (generera veckolön) för en anställd, eller Bulk Department (hela avdelningen) → Run Bulk Process (kör masskörning) för en hel avdelning.
4. Öppna en Weekly Payslip (veckolönespecifikation) för att ladda ned en PDF, Print (skriva ut) den eller Send Email (skicka mejl) till den anställda.
5. Kryssa i betalda rader och klicka på Settle Selected (reglera valda).