Skift, schema och övertid

Ett skift bestämmer personalens arbetstider, marginaltid och lediga veckodagar. Schemat visar vem som arbetar vilket skift vilken dag, och övertidsreglerna avgör hur extra timmar betalas.

Ställ in ett skift

Din arbetsyta börjar med ett General Shift (dagskift) och ett Night Shift (nattskift). Redigera dem så att de stämmer med era tider, eller klicka på Add shift (lägg till skift) för att skapa ett nytt.

1. Klicka på Organization (organisation) → Shift Details (skiftdetaljer).
2. Öppna ett skifts radmeny (⋯) och klicka på Edit (redigera).
3. Kontrollera Shift name (skiftnamn) och lägg till en kort Code (kod, till exempel GS).
4. Ställ in Starts (börjar) och Ends (slutar). Ett nattskift som slutar efter midnatt markeras med "ends the next day" (slutar nästa dag).
5. Ställ in Late punch-in allowed (tillåten sen instämpling) och Early punch-out allowed (tillåten tidig utstämpling) i minuter. Till exempel 15 minuter vardera.

Lägg till lediga veckodagar

1. Under Weekly off (ledig veckodag) klickar du på Add off day (lägg till ledig dag).
2. Välj Day (dag), Type (typ: Full day (heldag) eller Half day (halvdag)) och Which weeks (vilka veckor): Every week (varje vecka) eller månadens 1:a, 2:a, 3:e, 4:e eller sista vecka.
3. Upprepa för varje ledig dag. Till exempel ger söndag varje vecka plus lördag under vecka 2 och 4 personalen två lediga lördagar i månaden.
4. Klicka på Save Changes (spara ändringar).

Gör det till standardskift

Öppna skiftets radmeny och klicka på Make default (gör till standard). Varje ny anställd börjar då på det här skiftet. Listan visar standardskiftet med märket Default (standard), dess tider, marginal och lediga veckodagar.

Tilldela skift med schemat

Shift Roster (skiftschema) är en kalender över vem som arbetar vilket skift, dag för dag.

1. Klicka på Time & Leave (tid och ledighet) → Shift Roster (skiftschema). Växla mellan vyerna Calendar (kalender), Week (vecka) och Month table (månadstabell), och filtrera på anställd, avdelning eller skift.
2. Klicka på Assign Shift (tilldela skift).
3. Under Who (vem) väljer du Employees (anställda) en och en, eller Departments (avdelningar) för att ta ett helt team.
4. Välj Shift (skift).
5. Under When (när) väljer du One day (en dag), Date range (datumintervall) eller Pick dates (välj datum) och anger datumet.
6. Klicka på Assign Shifts (tilldela skift).

Ett skift du tilldelar gäller från det datumet och framåt tills du tilldelar ett annat. Time & Leave → Shift Assignment (skifttilldelning) öppnar samma panel direkt.

Planera i förväg med skiftplaneraren

Planeraren är snabbare när du ska fylla en vecka eller en månad för många personer samtidigt.

1. Klicka på Time & Leave (tid och ledighet) → Shift Planner (skiftplanerare).
2. Välj Departments (avdelningar) eller Employees (anställda), sedan ett From- (från) och To-datum (till), eller klicka på This week (denna vecka), Next week (nästa vecka), This month (denna månad) eller Next month (nästa månad).
3. Klicka på ett skift under Pick a shift, then click days (välj ett skift och klicka sedan på dagar).
4. Klicka på enskilda dagar, eller klicka på Fill range (skip weekly offs) (fyll intervallet, hoppa över lediga veckodagar) för att fylla alla arbetsdagar på en gång. Fill every day (fyll varje dag) tar med lediga veckodagar.
5. Klicka på Save (spara) i fältet längst ned.

Tillbaka i schemat visar varje planerad dag nu sitt skift.

Ställ in övertidsregler

Övertidsreglerna avgör hur extra timmar betalas i lönen. Slå först på Enable Overtime Tracking (övertidsregistrering); se Närvaroregler.

1. Klicka på Organization (organisation) → Over Time (övertid) och klicka sedan på Add Rule (lägg till regel).
2. Ange ett Rule name (regelnamn), till exempel "Övertid vardagar".
3. Under Applies to (gäller för) väljer du All employees (alla anställda) eller Some departments (vissa avdelningar).
4. Under Pay as (betala som) väljer du hur varje övertidstimme betalas och anger satsen:
   • Multiple of pay (multipel av lön): till exempel 1.5 × timlön.
   • Percent of pay (procent av lön): till exempel 150% av timlönen.
   • Fixed amount (fast belopp): samma belopp per timme för alla.
5. Ställ in Minimum overtime (h) (minsta övertid i timmar) och Maximum overtime (h) (högsta övertid i timmar). Bara extra timmar inom det intervallet räknas, till exempel 1 till 4 timmar.
6. Ställ in Effective from (gäller från) och klicka sedan på Add Rule (lägg till regel).

Se sedan hur anställda stämplar in i mobilappen.