Ledighetstyper, ledighetsansökningar och helgdagar

Ställ in vilka typer av ledighet personalen kan ta och din helgdagslista en gång. Efter det flödar ledighetsansökningar, saldon och helgdagar in i närvaron och lönen av sig själva.

Definiera ledighetstyper

Tillfällig ledighet, sjukfrånvaro, intjänad semester och mammaledighet är redan inställda åt dig. Redigera dem eller lägg till egna.

1. Klicka på Organization (organisation) → Define Leave (definiera ledighet). Listan Leave types (ledighetstyper) visar varje typs kod, dagar per år, vad som händer med outnyttjade dagar och om den kräver godkännande.
2. Klicka på Add Leave Type (lägg till ledighetstyp).
3. Fyll i formuläret:

4. Klicka på Add Leave Type (lägg till ledighetstyp).

För att ändra eller ta bort en typ använder du Edit (redigera) eller Delete (ta bort) på dess rad.

Kontrollera ledighetssaldon (Leave Opening Entry)

1. Klicka på Time & Leave (tid och ledighet) → Leave Opening Entry (ingående ledighetssaldo).
2. För varje anställd och ledighetstyp ser du dagar Allowed (tilldelade), Used (använda) och Left (kvar), plus Total left (totalt kvar).
3. Byt räkenskapsår uppe till vänster, eller filtrera på ledighetstyp, filial, avdelning eller anställd. Klicka på Export (exportera) för att ladda ned tabellen.

Så ansöker anställda om ledighet

Anställda loggar in med sin egen mejl och sitt lösenord, på webben på https://attendance.staffkhata.com eller i appen Staff Khata (fliken Leave, ledighet). De öppnar Apply Leave (ansök om ledighet), ser sitt saldo för varje ledighetstyp, väljer typ och datum, lägger till ett skäl och skickar. Ansökan väntar sedan på godkännande.

Ansök om ledighet åt en anställd

Praktiskt när någon ringer och sjukanmäler sig eller inte använder appen.

1. Klicka på Time & Leave (tid och ledighet) → Leave Application (ledighetsansökan).
2. Klicka på Apply leave (ansök om ledighet).
3. Välj Employee (anställd) och sedan Leave type (ledighetstyp). Kvarvarande dagar visas bredvid varje typ.
4. Välj One day (en dag), Half a day (en halvdag) eller Several days (flera dagar) och välj datum.
5. Lägg till ett Reason (skäl). Under Also notify (meddela även) kan du välja personer som ska informeras.
6. Klicka på Apply leave (ansök om ledighet).

Godkänn eller avslå ledighet

1. Klicka på Time & Leave (tid och ledighet) → Leave Application (ledighetsansökan). Leave requests (ledighetsansökningar) öppnas på Pending (väntande).
2. Klicka på Review (granska) på en ansökan. Kontrollera ledighetstyp, datum, antal dagar och skäl.
3. Klicka på Approve (godkänn) eller Reject (avslå) och bekräfta.

Flikarna Approved (godkända), Rejected (avslagna) och All (alla) sparar historiken. Du kan fortfarande ändra ett beslut senare från ansökans detaljer.

Lägg till dina helgdagar

Helgdagar visas i kalendrar och används i närvarorapporter. Det snabbaste sättet att börja är att importera din lista.

Importera från ett kalkylark

1. Klicka på Organization (organisation) → Define Holiday (definiera helgdag).
2. Klicka på Import (importera).
3. Under Need A Template (behöver du en mall) klickar du på CSV eller Excel för att ladda ned ett exempel. Det har tre kolumner: Holiday Name (helgdagens namn), Type (typ: Full Day eller Half Day) och Date (datum, DD-MM-YYYY).
4. Fyll i det och dra sedan filen till rutan eller klicka för att bläddra. CSV-, XLS- och XLSX-filer upp till 2 MB fungerar.
5. Klicka på Import (importera). Alla dina helgdagar läggs till på en gång.

Lägg till en helgdag

1. På Define Holiday (definiera helgdag) klickar du på Add Holiday (lägg till helgdag).
2. Ange Name (namn), välj Date (datum) och välj Full day (heldag) eller Half day (halvdag). En Description (beskrivning) är valfri.
3. Klicka på Add Holiday (lägg till helgdag).

Använd flikarna Upcoming (kommande), Past (tidigare) och All (alla) för att bläddra i listan, och Edit (redigera) eller Delete (ta bort) på en rad för att ändra den.