Kanuni za mahudhurio na sera ya muda wa ofisi
Mpango: Mipango yote
Kanuni za mahudhurio huamua jinsi Staff Khata inavyoshughulikia kila punch: kinachohesabiwa kama saa za ziada, gharama ya kutokuwepo kazini, na mahali ambapo wafanyakazi wanaruhusiwa kujiandikisha. Sera ya muda wa ofisi huamua ni lini mtu amechelewa, yuko nusu siku au hayupo.
Weka kanuni zako za mahudhurio
- Bofya Organization (Shirika) → Company (Kampuni), kisha fungua kichupo cha Attendance Rules (Kanuni za Mahudhurio).
- Washa kanuni unazotaka (angalia jedwali lililo hapa chini).
- Katika Absent Day Deduction Penalty (Adhabu ya Makato kwa Siku ya Kutokuwepo), weka idadi ya siku za mshahara zinazokatwa kwa kila kutokuwepo bila ruhusa. 1 ndilo chaguo la kawaida.
- Bofya Save Changes (Hifadhi Mabadiliko).
| Mpangilio | Unachofanya |
|---|---|
| Enable Auto Punch-Out (Washa Kutoka Kiotomatiki) | Huwaandikisha wafanyakazi kutoka saa 11:59 PM ikiwa wamesahau kujiandikisha kutoka. |
| Enable Overtime Tracking (Washa Ufuatiliaji wa Saa za Ziada) | Hurekodi saa zilizofanyiwa kazi zaidi ya zamu, ili mishahara iweze kuzilipa. Weka jinsi saa za ziada zinavyolipwa katika Zamu, ratiba na saa za ziada. |
| Enable Live Attendance Notifications (Washa Arifa za Moja kwa Moja za Mahudhurio) | Huonyesha kila kuingia na kutoka kama dirisha ibukizi lenye sauti kwenye dashibodi za Admin na HR. |
| Start Journey on Punch-In (Anza Safari Wakati wa Kuingia) | Kwa nyongeza ya Journey Tracker pekee. Angalia Journey Tracker. |
| Absent Day Deduction Penalty (Adhabu ya Makato kwa Siku ya Kutokuwepo) | Siku za mshahara zinazokatwa kwa kila kutokuwepo bila ruhusa, kuanzia 0 hadi 30. |
Washa uzio wa kijiografia
Uzio wa kijiografia (geo-fencing) huwazuia wafanyakazi kujiandikisha kwenye programu ya simu isipokuwa wakiwa kazini.
- Kwenye kichupo hicho hicho, sogeza chini hadi Geo-Fencing Parameters (Vigezo vya Uzio wa Kijiografia).
- Washa Enable Geo-Fencing (Washa Uzio wa Kijiografia).
- Chagua jinsi unavyotumika:
- Branch-wise Rule (Kanuni kwa kila tawi): kila tawi linatumia mahali na kipenyo chake. Chagua matawi katika Apply to Branches (Tumia kwa Matawi). Hili ndilo chaguo bora ikiwa una maeneo zaidi ya moja.
- Apply All Employees (Tumia kwa Wafanyakazi Wote): mahali pamoja kwa kila mtu. Weka Geo Fence Radius (Metres) (Kipenyo cha Uzio (Mita)) na ubofye Set Map Location Coordinates (Weka Viwianishi vya Mahali kwenye Ramani) kuchagua sehemu.
- Bofya Save Changes (Hifadhi Mabadiliko).
Kumbuka: Kwa Branch-wise Rule, weka kwanza pini na kipenyo cha kila tawi chini ya Organization → Branch. Angalia Weka kampuni yako.
Unaweza pia kuzima uzio wa kijiografia kwa mfanyakazi mmoja kwenye wasifu wake, katika hatua ya Attendance & devices (Mahudhurio na vifaa).
Chagua muhtasari wako wa WhatsApp
Kichupo cha Notifications (Arifa) hukuwezesha kuwasha Daily Attendance Summary (Muhtasari wa Mahudhurio wa Kila Siku), Monthly Attendance Summary (Muhtasari wa Mahudhurio wa Kila Mwezi) na Device Health Alerts (Tahadhari za Hali ya Vifaa) kwenye WhatsApp. Angalia WhatsApp na miunganisho.
Unda sera ya muda wa ofisi
Sera ya muda wa ofisi huweka muda wako wa msamaha na wakati siku fupi inapokuwa nusu siku au kutokuwepo. Sera yako ya kwanza inakuwa chaguo-msingi kwa kila mtu.
- Bofya Organization (Shirika) → Office Time Policy (Sera ya Muda wa Ofisi).
- Bofya Create First Policy (Unda Sera ya Kwanza) (au Add New Policy (Ongeza Sera Mpya) ikiwa tayari unayo moja).
- Weka Policy Name (Jina la Sera), kama "Standard Office Policy". Acha Default (Chaguo-msingi) ikiwa imewashwa ikiwa sera hii inapaswa kutumika kwa kila mtu asiye na sera yake.
- Chini ya Grace periods & working hours (Muda wa msamaha na saa za kazi), weka muda kwa saa na dakika:
| Mpangilio | Unachofanya |
|---|---|
| Permitted Late Arrival (Kuchelewa Kunakoruhusiwa) | Muda ambao wafanyakazi wanaweza kuchelewa bila kuwekewa alama ya kuchelewa, kwa mfano dakika 15. |
| Permitted Early Departure (Kuondoka Mapema Kunakoruhusiwa) | Muda ambao wafanyakazi wanaweza kuondoka mapema bila kuwekewa alama ya kuondoka mapema, kwa mfano dakika 10. |
| Half-day threshold (Kiwango cha nusu siku) | Chini ya saa hizi za kazi, siku inahesabiwa nusu siku (kwa mfano saa 7). |
| Absent threshold (Kiwango cha kutokuwepo) | Chini ya saa hizi za kazi, siku inawekwa alama ya kutokuwepo (kwa mfano saa 4). Kiweke chini kuliko kiwango cha nusu siku. |
Makato ya kila mwezi ya kuchelewa
Tumia hii kugeuza kuchelewa mara kwa mara kuwa makato.
- Washa Monthly late deductions (Makato ya kila mwezi ya kuchelewa).
- Chagua Deduction source (Chanzo cha makato): Attendance (Mahudhurio) (hukata siku za mahudhurio) au Leave Balance (CL) (Salio la Likizo (CL)) (hukata likizo ya kawaida).
- Weka Monthly late count (Idadi ya kuchelewa kwa mwezi) na Cut Days (Siku za Kukatwa). Kwa mfano, 3 na 1 inamaanisha kila mara 3 za kuchelewa katika mwezi zinagharimu siku moja.
Kanuni za kuchelewa sana na kuondoka mapema
Chini ya Late arrival rules (Kanuni za kuchelewa), bofya Add rule (Ongeza kanuni), weka Duration (Muda) na uchague Cut Days (Siku za Kukatwa). Kwa mfano, kuchelewa zaidi ya saa 1 hukata 0.5 (Half Day) (0.5 (Nusu Siku)). Unaweza kuongeza hadi kanuni 4. Early departure rules (Kanuni za kuondoka mapema) hufanya kazi vivyo hivyo kwa wafanyakazi wanaoondoka mapema. Washa Apply on weekly offs (Tumia siku za mapumziko ya wiki) ikiwa kanuni zinapaswa kuhesabiwa pia siku za mapumziko ya wiki.
- Bofya Create Policy (Unda Sera).
Sera huonekana kwenye orodha pamoja na muda wake wa kuchelewa, kuondoka mapema, nusu siku na kutokuwepo. Ili kubadilisha sera ipi ni chaguo-msingi, fungua menyu ya mstari wa sera (⋯) na ubofye Make Default (Fanya Chaguo-msingi).
Kidokezo: Unahitaji muda tofauti kwa baadhi ya wafanyakazi, kama wa sakafu ya kiwanda? Unda sera ya pili na uichague kwenye sehemu ya Office Time Policy unapoongeza au kuhariri wafanyakazi hao.
Ifuatayo, ongeza wafanyakazi wako.
Bado umekwama? Fungua tiketi kutoka Help & Support ndani ya programu, au wasiliana nasi kupitia staffkhata.com/contact.