Attendance is free forever for up to 50 staff. View plans

StaffKhata
Pakua PDF

Weka kampuni, matawi na idara zako

Mpango: Mipango yote

Kabla ya kuongeza wafanyakazi, ieleze Staff Khata kuhusu kampuni yako. Wasifu wako, muundo wa misimbo ya wafanyakazi, matawi na idara hutumika kwenye kila ripoti, hati ya mshahara na punch.

Jaza wasifu wa kampuni yako

Nembo yako, jina na namba ya kodi huchapishwa kwenye ripoti na hati za mishahara, kwa hiyo viweke kwanza.

  1. Bofya Organization (Shirika) → Company (Kampuni). Ukurasa wa Company Settings (Mipangilio ya Kampuni) hufunguka kwenye kichupo cha Company Profile (Wasifu wa Kampuni).
  2. Juu, Organization Info (Taarifa za Shirika) huonyesha Corporate ID (Kitambulisho cha Kampuni) na Workspace URL (URL ya Eneo la Kazi). Huwezi kubadilisha hivi.
  3. Chini ya Company Logo (Nembo ya Kampuni), bofya Upload Logo (Pakia Nembo) na uchague faili ya mraba ya PNG, JPG au GIF iliyo chini ya MB 2 (200 × 200 px hufanya kazi vizuri).
  4. Hakiki Company Name (Jina la Kampuni), kisha weka Official Tax / Registration No. (Namba Rasmi ya Kodi / Usajili), kama namba yako ya GST.
  5. Ongeza Company Website (Tovuti ya Kampuni). Ianze na https://.
  6. Sogeza chini hadi Company Address (Anwani ya Kampuni). Weka mtaa, jiji, jimbo na msimbo wa posta kwenye sehemu zao, ili vichapishwe ipasavyo kwenye nyaraka.
  7. Bofya Save Changes (Hifadhi Mabadiliko).

Kichupo cha Company Profile kikiwa na nembo, jina, namba ya GST na tovuti ya kampuni ya mfano vimejazwa

Kumbuka: Corporate Email (Barua Pepe ya Kampuni) ni barua pepe yako ya kuingia kama msimamizi na haiwezi kubadilishwa hapa.

Chagua muundo wa misimbo ya wafanyakazi

Staff Khata humpa kila mfanyakazi mpya msimbo moja kwa moja. Chagua muundo mfupi na rahisi kusoma.

  1. Katika Company Settings, fungua kichupo cha Employee codes (Misimbo ya wafanyakazi).
  2. Weka sehemu zilizo hapa chini. Kisanduku cha Live Generated Code Preview (Onyesho la Moja kwa Moja la Msimbo) husasishwa unapoandika.
  3. Bofya Save Changes (Hifadhi Mabadiliko).
MpangilioUnachofanya
Prefix (Kiambishi awali)Herufi za mwanzo, kama ST au EMP.
Separator / Delimiter (Kitenganishi)Kistari, mkwaju, mstari wa chini, nukta, au bila kitu.
Include Year (Jumuisha Mwaka)Huongeza mwaka (2026 au 26), au None (Hakuna).
Number of Digits (Idadi ya Tarakimu)Namba ina tarakimu ngapi, kuanzia 2 hadi 6.
Starting / Next Number (Namba ya Kuanzia / Inayofuata)Namba atakayopata mfanyakazi mpya anayefuata.

Kichupo cha Employee codes kikiwa na kiambishi ST, kitenganishi cha kistari na onyesho likionyesha ST-0001

Kidokezo: Misimbo hutengenezwa kwa wafanyakazi wapya pekee. Misimbo iliyopo hubaki kama ilivyo.

Hakiki mipangilio ya eneo

Fungua kichupo cha Localization (Mipangilio ya Eneo). Currency Standard (Sarafu), Timezone (Saa za Eneo), Date Display Format (Muundo wa Tarehe) na Interface Language (Lugha ya Kiolesura) huwekwa kwa ajili ya India unapojisajili. Vibadilishe tu ikiwa biashara yako inafanya kazi tofauti, kisha bofya Save Changes (Hifadhi Mabadiliko).

Kichupo cha Localization kikionyesha Rupia ya India, Saa za India, DD-MM-YYYY na Kiingereza

Kichupo cha Payroll & Tax

Kichupo cha Payroll & Tax (Mishahara na Kodi) kina mzunguko wako wa mishahara (siku ya kuanza na ya kumaliza), mipangilio ya PF, ESI na kiinua mgongo (gratuity), na mwaka wako wa fedha. Haya yameelezwa katika Mishahara.

Ongeza matawi yako

Matawi ni maeneo ya ofisi au kiwanda chako. Kila tawi linaweza kuwa na uzio wake wa kijiografia (geo-fence), ili wafanyakazi waweze kujiandikisha tu wakiwa karibu na mahali wanapofanyia kazi.

  1. Bofya Organization (Shirika) → Branch (Tawi). Eneo lako la kazi tayari lina Main Branch (Tawi Kuu).
  2. Fungua menyu ya mstari (⋯) na ubofye Edit (Hariri).
  3. Weka Branch name (Jina la tawi) lililo wazi, Code (Msimbo) fupi (kwa mfano NOI-HQ) na Address (Anwani).
  4. Washa Primary branch (Tawi la msingi) ikiwa wafanyakazi wapya wanapaswa kuongezwa hapa kwa chaguo-msingi.
  5. Washa Geo-fencing (Uzio wa kijiografia). Kisha weka mahali: bofya Locate me (Nitafute), andika Latitude na Longitude, au bofya ramani kuweka pini.
  6. Weka Radius (m) (Kipenyo (m)): umbali kutoka kwenye pini ambao wafanyakazi wanaweza kuwa na bado kujiandikisha.
  7. Bofya Save Changes (Hifadhi Mabadiliko).

Paneli ya kuhariri tawi ikiwa na uzio wa kijiografia umewashwa, pini kwenye ramani na kipenyo cha mita 200

Ili kuongeza eneo jingine, bofya Add branch (Ongeza tawi), jaza sehemu zile zile na ubofye Add branch.

Kidokezo: Tumia kipenyo cha angalau mita 50. GPS ya simu haiko sahihi sana ndani ya majengo, na kipenyo kidogo sana kinaweza kuwazuia wafanyakazi kujiandikisha wakiwa kwenye meza zao wenyewe.

Matawi yote huonekana kwenye orodha pamoja na kipenyo cha uzio wao wa kijiografia. Tumia kibadilisha tawi kwenye upau wa juu (All Branches) kuona tawi moja kwa wakati au yote pamoja.

Orodha ya matawi yenye matawi mawili na kibadilisha tawi kikiwa wazi kwenye upau wa juu

Uzio wa kijiografia pia unapaswa kuwashwa kwa kampuni nzima. Angalia Kanuni za mahudhurio na sera ya muda wa ofisi.

Ongeza idara na vyeo

Idara ni timu zako. Vyeo ni majina ya kazi ndani ya kila timu, na huonekana kwenye hati za mishahara na wasifu.

  1. Bofya Organization (Shirika) → Department (Idara). Idara mbili huundwa kwa ajili yako.
  2. Ili kuongeza vyeo kwenye idara moja, fungua menyu ya mstari wake (⋯) na ubofye Edit (Hariri). Chini ya Designations (Vyeo), andika cheo, bofya Add designation (Ongeza cheo) kwa kinachofuata, kisha bofya Save Changes (Hifadhi Mabadiliko).
  3. Ili kuunda timu mpya, bofya Add department (Ongeza idara), weka Department name (Jina la idara), ongeza vyeo vyake na uhifadhi.
  4. Badilisha jedwali kutoka Departments (Idara) hadi Designations (Vyeo) ili kuona kila cheo katika kampuni yako na idara kinachohusika nayo.

Mwonekano wa Designations ukiorodhesha Supervisor, Machine Operator, Quality Inspector, HR Manager na HR Executive

Ifuatayo, weka kanuni za mahudhurio na sera ya muda wa ofisi.

Bado umekwama? Fungua tiketi kutoka Help & Support ndani ya programu, au wasiliana nasi kupitia staffkhata.com/contact.