Kabla ya kuanza

Sura hii inaeleza Staff Khata ni nini, unachohitaji kabla ya kujisajili, na nani anaona nini. Isome mara moja, kisha fuata sura kwa mpangilio ili kuweka kampuni yako.

Staff Khata hufanya nini

Staff Khata huweka mahudhurio, likizo, mishahara na masuala ya HR ya timu yako yote mahali pamoja. Wafanyakazi hujiandikisha kuingia (punch in) kwa simu yao kwa kutumia selfie na mahali walipo, au kwenye mashine ya kibayometriki ya Realtime iliyo mlangoni. Kisha Staff Khata hutumia kanuni za ofisi yako, kama muda wa msamaha, nusu siku na alama za kuchelewa, ili uone papo hapo nani yupo, nani amechelewa na nani hayupo. Kutokana na mahudhurio hayo, huandaa salio la likizo, mishahara na hati za mishahara, pamoja na ripoti zaidi ya thelathini, zikiwemo rejista za serikali. Unaweza pia kupokea muhtasari wa kila siku kwenye WhatsApp bila kufungua programu.

Unachohitaji

• Kompyuta yenye kivinjari cha kisasa. Tumia toleo jipya la Chrome, Edge au Safari. Programu ya wavuti iko https://attendance.staffkhata.com. Hapa ndipo unapoweka kampuni yako na kuendesha mishahara na ripoti.
• Muunganisho wa intaneti kwenye kompyuta, na kwenye kila simu au mashine inayotuma punch.
• Programu ya simu ya Staff Khata kwenye Android au iOS, kwa wafanyakazi wanaojiandikisha kwa simu yao. Wanahitaji kuwasha huduma ya mahali (location) na kamera inayofanya kazi kwa ajili ya selfie.
• Vifaa vya kibayometriki vya Realtime, ikiwa unataka wafanyakazi wajiandikishe kwenye mashine ya alama za vidole au kadi. Staff Khata hufanya kazi na vifaa vya kibayometriki vya Realtime pekee.
• Barua pepe ya kazini na namba ya simu zinazoweza kupokea misimbo. Unatumia zote mbili kuthibitisha akaunti yako unapojisajili.

Majukumu manne

Kila mtu katika Staff Khata ana jukumu (role). Jukumu huamua ni skrini zipi anazoziona baada ya kuingia.

Unachagua jukumu unapomwongeza mtu kwenye Add Employee (Ongeza Mfanyakazi). Pia kuna jukumu la Branch Admin (Msimamizi wa Tawi). Branch Admin hufanya kazi kwenye skrini za msimamizi lakini hawezi kusimamia matawi, na anaweza kuongeza watu wenye jukumu la Employee pekee.

Mipango, majaribio na nyongeza

Kila kampuni mpya huanza na majaribio ya siku 15 yenye vipengele vyote vikiwa wazi. Majaribio yakiisha, akaunti yako huhamia kwenye mpango wa msingi moja kwa moja. Unaweza kuboresha mpango wakati wowote.

• Mipango hutofautiana kwa idadi ya watumiaji na vifaa vya kibayometriki unavyoweza kuwa navyo, na kwa vipengele vilivyojumuishwa. Likizo, sikukuu, saa za ziada, mishahara, kuingia kwa wafanyakazi, ripoti za hali ya juu na zamu nyingi vinaweza kufungwa kwenye mipango ya chini.
• Nyongeza ni moduli za ziada unazonunua juu ya mpango: Pro HRMS (idhini za meneja, habari za kampuni, mti wa muundo wa shirika, mali na zaidi) na Journey Tracker (ufuatiliaji wa moja kwa moja wa wafanyakazi wa nje). Menyu zao huonekana tu nyongeza ikishawashwa.

Kipengele kilichofungwa huonyesha alama ya kufuli kwenye menyu. Angalia Billing & Plan (Malipo na Mpango) kwa bei za sasa na kile kilichomo katika kila mpango.

Mpangilio wa mwongozo huu

Sura zinafuata mpangilio ambao unaweka mambo. Anza juu na uendelee chini.

1. Kujisajili na kuingia mara ya kwanza
2. Kuweka kampuni
3. Kanuni za mahudhurio
4. Wafanyakazi
5. Zamu na saa za ziada
6. Punch kwa simu
7. Vifaa vya kibayometriki
8. Mahudhurio ya kila siku
9. Likizo na sikukuu
10. Mishahara
11. Ripoti
12. WhatsApp na miunganisho
13. Huduma binafsi ya mfanyakazi
14. Journey Tracker
15. Pro HRMS
16. Mipango, malipo na msaada
17. Maswali ya mara kwa mara na utatuzi wa matatizo