Ongeza na usimamie wafanyakazi
Mpango: Mipango yote
Kuna njia tatu za kuongeza wafanyakazi: mmoja kwa wakati kwa fomu ya Add Employee (Ongeza Mfanyakazi), wengi kwa pamoja kutoka faili ya Excel, au kwa kutuma mwaliko ili wajaze taarifa zao wenyewe.
Fungua orodha ya wafanyakazi
Bofya Organization (Shirika) → Employee List (Orodha ya Wafanyakazi). Employee Directory (Saraka ya Wafanyakazi) inaonyesha kila mtu pamoja na msimbo, idara, mawasiliano na hali yake. Tumia Add Employee (Ongeza Mfanyakazi), au mshale ulio kando yake (More ways to add (Njia zaidi za kuongeza)), kwa njia zile nyingine mbili.
Ongeza mfanyakazi mmoja
Fomu ya Add employee ina hatua nne. Sehemu zenye nyota ni za lazima; unaweza kujaza nyingine baadaye.
Hatua ya 1: Personal Info
- Weka First Name (Jina la Kwanza), Last Name (Jina la Mwisho) na Work Email (Barua Pepe ya Kazini).
- Weka Contact Number (Namba ya Simu) pamoja na msimbo wa nchi. Haiwezi kubadilishwa baada ya mfanyakazi kuongezwa.
- Weka Password (Nenosiri) la kwanza. Mfanyakazi anaweza kulibadilisha baada ya kuingia.
- Chagua Gender (Jinsia), kisha bofya Next (Endelea).
Hatua ya 2: Employment
- Acha Employee Code / ID (Msimbo / Kitambulisho cha Mfanyakazi) tupu ili kuunda msimbo kutoka kwenye muundo wa kampuni yako. Angalia Weka kampuni yako.
- Hakiki Joining Date (Tarehe ya Kujiunga), kisha chagua Branch (Tawi), Department (Idara) na Designation (Cheo).
- Chagua System Role (Jukumu la Mfumo). Wafanyakazi wengi ni Employee (Mfanyakazi); wanaona data zao pekee.
- Office Time Policy (Sera ya Muda wa Ofisi) hutumia sera yako ya chaguo-msingi isipokuwa uchague nyingine.
- Reporting Manager (Meneja Anayeripotiwa), EPF number (Namba ya EPF) na ESI number (Namba ya ESI) si za lazima. Bofya Next.
Hatua ya 3: Bank & education
Taarifa za benki hutumika kulipa mishahara. Sehemu zote mbili si za lazima. Bofya Next (Endelea).
Hatua ya 4: Attendance & devices
| Mpangilio | Unachofanya |
|---|---|
| Disable Attendance Tracking (Zima Ufuatiliaji wa Mahudhurio) | Humwacha mfanyakazi huyu nje ya mahudhurio na ripoti. |
| Enforce geo-fencing (Lazimisha uzio wa kijiografia) | Punch huhesabiwa tu zikiwa ndani ya uzio wa kijiografia wa tawi lake. |
| Require Attendance Approval (Hitaji Idhini ya Mahudhurio) | Meneja huidhinisha mahudhurio kabla hayajafika kwenye mishahara. |
| Devices (Vifaa) | Vifaa vya kibayometriki ambavyo mfanyakazi huyu anaweza kujiandikisha navyo. |
Bofya Add employee (Ongeza mfanyakazi). Mfanyakazi mpya huonekana kwenye orodha pamoja na msimbo wake.
Ingiza wafanyakazi kutoka Excel
- Bofya mshale ulio kando ya Add Employee na uchague Import from Excel (Ingiza kutoka Excel).
- Chini ya Get the template (Pata kiolezo), bofya Excel template (Kiolezo cha Excel) (au CSV template (Kiolezo cha CSV)). Kina kila safu na mistari mitatu ya mfano.
- Badilisha mifano kwa wafanyakazi wako, mmoja kwa kila mstari. Acha mstari wa vichwa.
- Chini ya Upload your file (Pakia faili yako), dondosha faili au bofya browse (vinjari). Excel au CSV, hadi MB 2.
- Bofya Import employees (Ingiza wafanyakazi).
Mistari isiyo na msimbo wa mfanyakazi hupata msimbo kutoka kwenye muundo wako wa misimbo. Ikiwa baadhi ya mistari itashindwa, Staff Khata huiorodhesha chini ya Rows that need fixing (Mistari inayohitaji kurekebishwa). Irekebishe kwenye faili uliyopakua na uingize faili hiyo tena.
Kidokezo: Kiolezo hakina safu ya nenosiri. Ongeza safu inayoitwa password kuweka nenosiri la kwanza la kila mfanyakazi. Bila hiyo, nenosiri la kawaida la chaguo-msingi huwekwa, kwa hiyo waombe wafanyakazi walibadilishe baada ya kuingia.
Waalike wafanyakazi wajaze taarifa zao wenyewe
Mfanyakazi huongeza mwenyewe tarehe yake ya kuzaliwa, anwani, mtu wa kuwasiliana naye wakati wa dharura na taarifa za benki.
- Bofya mshale ulio kando ya Add Employee (Ongeza Mfanyakazi) na uchague Invite Employee (Alika Mfanyakazi).
- Jaza First Name (Jina la Kwanza), Last Name (Jina la Mwisho), Email (Barua pepe) na Phone Number (Namba ya Simu).
- Chagua Department (Idara), Designation (Cheo), Role (Jukumu), Branch (Tawi) na Joining Date (Tarehe ya Kujiunga). Reporting Manager (Meneja Anayeripotiwa) si lazima.
- Bofya Send Invite (Tuma Mwaliko).
Mfanyakazi hupokea kiungo kwa barua pepe na kwenye WhatsApp. Anakifungua, anajithibitisha kwa msimbo wa matumizi ya mara moja, anajaza taarifa zake, anaweka nenosiri na anabofya Complete onboarding (Kamilisha usajili). Kiungo hufanya kazi kwa siku 7.
Simamia mfanyakazi
Fungua menyu ya mstari (⋯) kwa mfanyakazi yeyote ili:
- Edit Employee (Hariri Mfanyakazi): kubadilisha taarifa zake.
- Assign / View Salary (Weka / Tazama Mshahara): kuweka muundo wa mshahara wake. Angalia Mishahara.
- Biometric enrollment (Usajili wa kibayometriki): kusajili alama ya kidole au kadi yake kwenye kifaa cha kibayometriki cha Realtime. Angalia Vifaa vya kibayometriki.
- Update Password (Sasisha Nenosiri): kumwekea nenosiri jipya.
- Disable Mobile Punch (Zima Punch kwa Simu) / Enable Mobile Punch (Washa Punch kwa Simu): kudhibiti kama anaweza kujiandikisha kutoka kwenye programu ya simu ya Staff Khata kwa selfie na mahali alipo. Punch kwa simu huwashwa kwa wafanyakazi wapya; izime kwa wafanyakazi wanaopaswa kujiandikisha kwenye kifaa cha kibayometriki pekee.
Tumia swichi ya Status (Hali) kwenye orodha kumfanya mfanyakazi asiwe hai. Wafanyakazi wasio hai hawawezi kuingia na hufichwa kwenye mahudhurio.
Mpango unaohitajika: Kuingia kwa mfanyakazi kwenye wavuti na programu ya simu, ikiwemo punch kwa simu na kujisajili mwenyewe, kunaweza kuhitaji mpango wa juu zaidi. Kila kampuni mpya hupata majaribio ya siku 15 yenye kila kitu wazi. Angalia Billing & Plan (Malipo na Mpango) kwa mipango ya sasa.
Ifuatayo, weka zamu, ratiba na saa za ziada.
Bado umekwama? Fungua tiketi kutoka Help & Support ndani ya programu, au wasiliana nasi kupitia staffkhata.com/contact.