தினசரி வருகையை நிர்வகித்தல்

பயோமெட்ரிக் இயந்திரங்கள் மற்றும் மொபைல் செயலியிலிருந்து வரும் அனைத்து பஞ்ச்களும் ஒரே பக்கத்தில் வந்து சேர்கின்றன. அங்கிருந்து சம்பளப் பட்டியலுக்கு முன் நாளைச் சரிபார்த்து, பஞ்ச்களை அங்கீகரித்து, தவறுகளைத் திருத்துகிறீர்கள்.

இன்றைய நிலையை ஒரே பார்வையில் பாருங்கள்

உங்கள் Dashboard (டாஷ்போர்டு) இன்று யார் வந்துள்ளனர், யார் வரவில்லை, யார் தாமதம் என்பதைக் காட்டுகிறது. Recent Punches (சமீபத்திய பஞ்ச்கள்) ஒவ்வொரு செக்-இன்-ஐயும் நடக்கும்போதே பட்டியலிடுகிறது, தாமத வருகைகள் குறிக்கப்படுகின்றன. மொபைல் பஞ்ச்கள் எங்கிருந்து வந்தன என்பதை வரைபடம் காட்டுகிறது.

முழுப் பட்டியலுக்கு Time & Leave (நேரம் & விடுப்பு) → Attendance Process (வருகைச் செயலாக்கம்) கிளிக் செய்யுங்கள்.

வருகைப் பக்கத்தை வடிகட்டுங்கள்

Attendance (வருகை) பக்கம் இன்றைய நாளில் திறக்கும். மேலே உள்ள அட்டைகள் (Present (வந்தவர்), Absent (வராதவர்), Late (தாமதம்), On leave (விடுப்பில்)) மொத்தங்களைக் காட்டுகின்றன. அவர்களை மட்டும் காட்ட ஒரு அட்டையைக் கிளிக் செய்யுங்கள்.

அட்டவணைக்கு மேலே இரண்டு வகை வடிகட்டிகள் உள்ளன:

ஒரு ஊழியரை அல்லது வேறு காலத்தைத் தேர்ந்தெடுக்க Filters (வடிகட்டிகள்) கிளிக் செய்து, பிறகு Apply (பொருத்து) கிளிக் செய்யுங்கள். ஒரு கிளையைப் பார்க்க மேல் பட்டியில் உள்ள All Branches (அனைத்துக் கிளைகளும்) பயன்படுத்துங்கள். ஒருவரைக் கண்டுபிடிக்க Search by name or ID… (பெயர் அல்லது ID மூலம் தேடு), பட்டியலைப் பதிவிறக்க Export (ஏற்றுமதி) பயன்படுத்துங்கள்.

Attendance Details (வருகை விவரங்கள்) திறக்க எந்த வரிசையிலும் உள்ள கண் ஐகானைக் கிளிக் செய்யுங்கள்: செக்-இன் மற்றும் செக்-அவுட் நேரங்கள், பயன்படுத்திய சாதனம் அல்லது இருப்பிடம், ஷிஃப்ட் மற்றும் மணிநேரங்கள், மொபைல் பஞ்ச்களுக்கு பஞ்ச் படம்.

பஞ்ச்களை அங்கீகரியுங்கள்

1. Filters கிளிக் செய்து, Quick Select (விரைவுத் தேர்வு) கீழ் This Month (இந்த மாதம்) தேர்ந்தெடுத்து, Apply கிளிக் செய்யுங்கள்.
2. Pending கிளிக் செய்யுங்கள்.
3. ஒரு வரிசையில் Review (மதிப்பாய்வு) கிளிக் செய்யுங்கள். நேரங்கள், இருப்பிடம் மற்றும் படத்தைச் சரிபார்க்கவும்.
4. Approve (அங்கீகரி) கிளிக் செய்து, உறுதிப்படுத்துங்கள். ஒரு பஞ்ச்-ஐ மறுக்க, Reject (நிராகரி) கிளிக் செய்து சுருக்கமான காரணம் கொடுங்கள்.

விடுபட்ட பஞ்ச்-அவுட்டைச் சரிசெய்யுங்கள்

ஒருவர் பஞ்ச்-அவுட் செய்ய மறந்தால், அவருடைய மணிநேரங்களைக் கணக்கிட முடியாது. நேரத்தை நீங்களே சேர்க்கவும்.

1. அந்த நாளைக் கண்டறியுங்கள். ஊழியரின் பெயரைத் தேடி, இன்று இல்லையெனில் Filters மூலம் காலத்தை அமைக்கவும்.
2. அந்த வரிசையில் உள்ள பென்சில் ஐகானைக் (Edit, திருத்து) கிளிக் செய்யுங்கள். Update Manual Attendance (கைமுறை வருகையைப் புதுப்பி) திறக்கும்.
3. Punch Out Time (பஞ்ச்-அவுட் நேரம்) அமைக்கவும். அவர் நள்ளிரவுக்குப் பிறகும் வேலை செய்திருந்தால் Next day (அடுத்த நாள்) டிக் செய்யுங்கள்.
4. Update Attendance (வருகையைப் புதுப்பி) கிளிக் செய்யுங்கள். இப்போது மணிநேரங்கள் கணக்கிடப்படும்.

கைமுறையாக வருகையைச் சேர்க்கவும் (Manual Punch)

ஒருவர் பஞ்ச் செய்யவே முடியாதபோது, உதாரணமாக தள வருகையின்போது, இதைப் பயன்படுத்துங்கள்.

1. Add Manual Attendance (கைமுறை வருகையைச் சேர்) கிளிக் செய்யுங்கள் (அல்லது Time & Leave → Manual Punch (கைமுறை பஞ்ச்)). Single Punch (ஒற்றை பஞ்ச்) தேர்ந்தெடுக்கப்பட்டபடியே வையுங்கள்.
2. Employee (ஊழியர்), Date (தேதி) மற்றும் Shift (ஷிஃப்ட்) தேர்ந்தெடுங்கள்.
3. Punch In Time (பஞ்ச்-இன் நேரம்) மற்றும் தெரிந்தால் Punch Out Time உள்ளிடுங்கள்.
4. Status (நிலை) தேர்ந்தெடுங்கள்: Present, Absent, Half Day (அரை நாள்) அல்லது Leave (விடுப்பு). Absent அல்லது Leave-க்கு நேரங்கள் தேவையில்லை.
5. விரும்பினால் ஒரு Remark (குறிப்புரை) சேர்த்து, Submit Attendance (வருகையைச் சமர்ப்பி) கிளிக் செய்யுங்கள்.

பலரை ஒரே நேரத்தில் குறியுங்கள் (Bulk Manual Punch)

1. Time & Leave → Bulk Manual Punch (மொத்தக் கைமுறை பஞ்ச்) கிளிக் செய்யுங்கள், அல்லது கைமுறை வருகைப் படிவத்துக்குள் Bulk Manual Punch-க்கு மாறுங்கள்.
2. Select Employees (ஊழியர்களைத் தேர்ந்தெடு) கீழ், ஒவ்வொருவரையும் டிக் செய்யுங்கள், அல்லது Select All (அனைத்தையும் தேர்ந்தெடு) கிளிக் செய்யுங்கள்.
3. Date, Punch In Time மற்றும் Status அமைக்கவும். ஒவ்வொருவரின் சொந்த ஷிஃப்ட்டைப் பயன்படுத்த Shift புலத்தை Auto / Profile Default (தானியங்கி / சுயவிவர இயல்புநிலை) என்றே விடுங்கள்.
4. சுருக்கத்தைச் சரிபார்த்து, Record Bulk Punch (மொத்த பஞ்ச்-ஐப் பதிவு செய்) கிளிக் செய்யுங்கள்.

முறைப்படுத்தல் கோரிக்கைகளை அங்கீகரியுங்கள்

ஊழியர்கள் தாங்கள் உண்மையில் வேலை செய்த நேரங்கள் மற்றும் காரணத்துடன், செயலி அல்லது வலையிலிருந்து தங்கள் பஞ்ச்களைத் திருத்தக் கோரலாம்.

1. Time & Leave → Regularization (முறைப்படுத்தல்) கிளிக் செய்யுங்கள், அல்லது வருகைப் பக்கத்தில் Regularization தாவலைத் திறங்கள். கோரிக்கைகள் காத்திருக்கும்போது தாவல் ஒரு எண்ணிக்கையைக் காட்டும்.
2. கோரப்பட்ட நேரங்களையும் காரணத்தையும் சரிபார்க்கவும்.
3. Approve அல்லது Reject கிளிக் செய்யுங்கள். பலவற்றை ஒரே நேரத்தில் கையாள, அவற்றை டிக் செய்து அனைத்துக்கும் ஒரே செயலைப் பயன்படுத்துங்கள்.

நீங்கள் அங்கீகரித்ததும், ஊழியரின் வருகை அவர் கேட்ட நேரங்களுக்குப் புதுப்பிக்கப்படும்.