กฎการลงเวลาและนโยบายเวลาทำงาน
แพ็กเกจ: ทุกแพ็กเกจ
กฎการลงเวลากำหนดว่า Staff Khata จะจัดการการลงเวลาแต่ละครั้งอย่างไร เช่น อะไรนับเป็นการทำงานล่วงเวลา การขาดงานมีผลอย่างไร และพนักงานลงเวลาได้จากที่ใด ส่วนนโยบายเวลาทำงานกำหนดว่าเมื่อใดถือว่ามาสาย ทำงานครึ่งวัน หรือขาดงาน
ตั้งกฎการลงเวลา
- คลิก Organization (องค์กร) → Company (บริษัท) แล้วเปิดแท็บ Attendance Rules (กฎการลงเวลา)
- เปิดกฎที่คุณต้องการ (ดูตารางด้านล่าง)
- ใน Absent Day Deduction Penalty (บทลงโทษหักเงินวันขาดงาน) ให้กรอกจำนวนวันของเงินเดือนที่จะหักต่อการขาดงานโดยไม่มีเหตุอันควรแต่ละครั้ง โดยทั่วไปใช้ 1
- คลิก Save Changes (บันทึกการเปลี่ยนแปลง)
| การตั้งค่า | หน้าที่ |
|---|---|
| Enable Auto Punch-Out (เปิดการลงเวลาออกอัตโนมัติ) | ลงเวลาออกให้พนักงานเวลา 11:59 PM หากลืมลงเวลาออก |
| Enable Overtime Tracking (เปิดการติดตามการทำงานล่วงเวลา) | บันทึกชั่วโมงที่ทำงานเกินกะ เพื่อให้ระบบเงินเดือนจ่ายค่าล่วงเวลาได้ ตั้งวิธีจ่ายค่าล่วงเวลาได้ใน กะ ตารางเวร และการทำงานล่วงเวลา |
| Enable Live Attendance Notifications (เปิดการแจ้งเตือนการลงเวลาแบบสด) | แสดงการลงเวลาเข้าและออกแต่ละครั้งเป็นป๊อปอัปพร้อมเสียงบนแดชบอร์ดของ Admin และ HR |
| Start Journey on Punch-In (เริ่มการเดินทางเมื่อลงเวลาเข้า) | สำหรับส่วนเสริม Journey Tracker เท่านั้น ดู Journey Tracker |
| Absent Day Deduction Penalty (บทลงโทษหักเงินวันขาดงาน) | จำนวนวันของเงินเดือนที่หักต่อการขาดงานโดยไม่มีเหตุอันควรแต่ละครั้ง ตั้งแต่ 0 ถึง 30 |
เปิดการกำหนดขอบเขตพื้นที่
การกำหนดขอบเขตพื้นที่ป้องกันไม่ให้พนักงานลงเวลาในแอปมือถือได้หากไม่ได้อยู่ที่ทำงาน
- ในแท็บเดียวกัน ให้เลื่อนลงไปที่ Geo-Fencing Parameters (พารามิเตอร์ขอบเขตพื้นที่)
- เปิด Enable Geo-Fencing (เปิดการกำหนดขอบเขตพื้นที่)
- เลือกวิธีการใช้งาน
- Branch-wise Rule (กฎตามสาขา): แต่ละสาขาใช้ตำแหน่งและรัศมีของตนเอง เลือกสาขาใน Apply to Branches (ใช้กับสาขา) วิธีนี้เหมาะที่สุดหากคุณมีสถานที่มากกว่าหนึ่งแห่ง
- Apply All Employees (ใช้กับพนักงานทุกคน): ใช้ตำแหน่งเดียวสำหรับทุกคน กรอก Geo Fence Radius (Metres) (รัศมีขอบเขตพื้นที่ (เมตร)) แล้วคลิก Set Map Location Coordinates (ตั้งพิกัดตำแหน่งบนแผนที่) เพื่อเลือกจุด
- คลิก Save Changes (บันทึกการเปลี่ยนแปลง)
หมายเหตุ: สำหรับ Branch-wise Rule ให้ตั้งหมุดและรัศมีของแต่ละสาขาก่อนที่ Organization → Branch (สาขา) ดู ตั้งค่าบริษัท
คุณยังปิดการกำหนดขอบเขตพื้นที่สำหรับพนักงานรายบุคคลได้ในโปรไฟล์ของพนักงานคนนั้น ที่ขั้นตอน Attendance & devices (การลงเวลาและอุปกรณ์)
เลือกสรุปทาง WhatsApp
แท็บ Notifications (การแจ้งเตือน) ให้คุณเปิด Daily Attendance Summary (สรุปการลงเวลารายวัน) Monthly Attendance Summary (สรุปการลงเวลารายเดือน) และ Device Health Alerts (การแจ้งเตือนสถานะอุปกรณ์) ทาง WhatsApp ดู WhatsApp และการเชื่อมต่อระบบ
สร้างนโยบายเวลาทำงาน
นโยบายเวลาทำงานกำหนดช่วงเวลาผ่อนผัน และเมื่อใดที่วันทำงานที่สั้นจะกลายเป็นครึ่งวันหรือขาดงาน นโยบายแรกของคุณจะเป็นค่าเริ่มต้นสำหรับทุกคน
- คลิก Organization (องค์กร) → Office Time Policy (นโยบายเวลาทำงาน)
- คลิก Create First Policy (สร้างนโยบายแรก) (หรือ Add New Policy (เพิ่มนโยบายใหม่) หากมีนโยบายอยู่แล้ว)
- กรอก Policy Name (ชื่อนโยบาย) เช่น "Standard Office Policy" เปิด Default (ค่าเริ่มต้น) ไว้หากต้องการให้นโยบายนี้ใช้กับทุกคนที่ไม่มีนโยบายของตนเอง
- ใต้ Grace periods & working hours (ช่วงเวลาผ่อนผันและชั่วโมงทำงาน) ให้ตั้งเวลาเป็นชั่วโมงและนาที
| การตั้งค่า | หน้าที่ |
|---|---|
| Permitted Late Arrival (การมาสายที่อนุญาต) | พนักงานมาสายได้นานเท่าใดโดยไม่ถูกบันทึกว่ามาสาย เช่น 15 นาที |
| Permitted Early Departure (การกลับก่อนที่อนุญาต) | พนักงานกลับก่อนได้นานเท่าใดโดยไม่ถูกบันทึกว่ากลับก่อน เช่น 10 นาที |
| Half-day threshold (เกณฑ์ครึ่งวัน) | หากชั่วโมงทำงานต่ำกว่านี้ วันนั้นจะนับเป็นครึ่งวัน (เช่น 7 ชั่วโมง) |
| Absent threshold (เกณฑ์ขาดงาน) | หากชั่วโมงทำงานต่ำกว่านี้ วันนั้นจะถูกบันทึกว่าขาดงาน (เช่น 4 ชั่วโมง) ควรตั้งให้ต่ำกว่าเกณฑ์ครึ่งวัน |
การหักเงินจากการมาสายรายเดือน
ใช้ส่วนนี้เพื่อเปลี่ยนการมาสายซ้ำ ๆ ให้เป็นการหัก
- เปิด Monthly late deductions (การหักจากการมาสายรายเดือน)
- เลือก Deduction source (แหล่งที่หัก): Attendance (หักวันทำงาน) หรือ Leave Balance (CL) (หักวันลากิจ)
- ตั้ง Monthly late count (จำนวนครั้งที่มาสายต่อเดือน) และ Cut Days (จำนวนวันที่หัก) เช่น 3 และ 1 หมายความว่าการมาสายทุก 3 ครั้งในหนึ่งเดือนจะถูกหักหนึ่งวัน
กฎการมาสายมากและการกลับก่อน
ใต้ Late arrival rules (กฎการมาสาย) ให้คลิก Add rule (เพิ่มกฎ) กรอก Duration (ระยะเวลา) แล้วเลือก Cut Days (จำนวนวันที่หัก) เช่น มาสายเกิน 1 ชั่วโมงจะหัก 0.5 (Half Day) (0.5 (ครึ่งวัน)) คุณเพิ่มได้สูงสุด 4 กฎ Early departure rules (กฎการกลับก่อน) ทำงานแบบเดียวกันสำหรับพนักงานที่กลับก่อน เปิด Apply on weekly offs (ใช้ในวันหยุดประจำสัปดาห์) หากต้องการให้กฎนับในวันหยุดประจำสัปดาห์ด้วย
- คลิก Create Policy (สร้างนโยบาย)
นโยบายจะแสดงในรายการพร้อมเวลามาสาย กลับก่อน ครึ่งวัน และขาดงาน หากต้องการเปลี่ยนนโยบายค่าเริ่มต้น ให้เปิดเมนูของแถวนโยบาย (⋯) แล้วคลิก Make Default (ตั้งเป็นค่าเริ่มต้น)
เคล็ดลับ: ต้องการเวลาทำงานที่ต่างออกไปสำหรับพนักงานบางกลุ่ม เช่น พนักงานในโรงงานใช่ไหม สร้างนโยบายที่สอง แล้วเลือกในช่อง Office Time Policy (นโยบายเวลาทำงาน) เมื่อเพิ่มหรือแก้ไขพนักงานเหล่านั้น
ขั้นต่อไป เพิ่มพนักงานของคุณ
ยังพบปัญหาอยู่ใช่ไหม เปิดตั๋วแจ้งปัญหาได้จาก Help & Support ในแอป หรือติดต่อเราที่ staffkhata.com/contact