ตั้งค่าบริษัท สาขา และแผนก

ก่อนเพิ่มพนักงาน โปรดแจ้งข้อมูลบริษัทของคุณให้ Staff Khata ทราบ โปรไฟล์ รูปแบบรหัสพนักงาน สาขา และแผนกของคุณจะถูกใช้ในทุกรายงาน สลิปเงินเดือน และการลงเวลา

กรอกโปรไฟล์บริษัท

โลโก้ ชื่อ และเลขประจำตัวผู้เสียภาษีของคุณจะพิมพ์อยู่บนรายงานและสลิปเงินเดือน จึงควรตั้งค่าส่วนนี้ก่อน

1. คลิก Organization (องค์กร) → Company (บริษัท) หน้า Company Settings (การตั้งค่าบริษัท) จะเปิดขึ้นที่แท็บ Company Profile (โปรไฟล์บริษัท)
2. ด้านบนสุด Organization Info (ข้อมูลองค์กร) แสดง Corporate ID (รหัสองค์กร) และ Workspace URL (URL พื้นที่ทำงาน) ซึ่งคุณเปลี่ยนไม่ได้
3. ใต้ Company Logo (โลโก้บริษัท) ให้คลิก Upload Logo (อัปโหลดโลโก้) แล้วเลือกไฟล์ PNG, JPG หรือ GIF ทรงสี่เหลี่ยมจัตุรัสขนาดไม่เกิน 2 MB (ขนาด 200 × 200 px เหมาะที่สุด)
4. ตรวจสอบ Company Name (ชื่อบริษัท) แล้วกรอก Official Tax / Registration No. (เลขประจำตัวผู้เสียภาษี/เลขทะเบียน) เช่น หมายเลข GST ของคุณ
5. เพิ่ม Company Website (เว็บไซต์บริษัท) โดยขึ้นต้นด้วย https://
6. เลื่อนลงไปที่ Company Address (ที่อยู่บริษัท) กรอกถนน เมือง รัฐ และรหัสไปรษณีย์ในช่องของแต่ละรายการ เพื่อให้พิมพ์บนเอกสารได้ถูกต้อง
7. คลิก Save Changes (บันทึกการเปลี่ยนแปลง)

เลือกรูปแบบรหัสพนักงาน

Staff Khata จะกำหนดรหัสให้พนักงานใหม่ทุกคนโดยอัตโนมัติ เลือกรูปแบบที่สั้นและอ่านง่าย

1. ใน Company Settings ให้เปิดแท็บ Employee codes (รหัสพนักงาน)
2. ตั้งค่าช่องต่าง ๆ ด้านล่าง กล่อง Live Generated Code Preview (ตัวอย่างรหัสที่สร้างแบบสด) จะอัปเดตขณะที่คุณพิมพ์
3. คลิก Save Changes (บันทึกการเปลี่ยนแปลง)

ตรวจสอบการตั้งค่าท้องถิ่น

เปิดแท็บ Localization (การตั้งค่าท้องถิ่น) Currency Standard (สกุลเงิน) Timezone (เขตเวลา) Date Display Format (รูปแบบการแสดงวันที่) และ Interface Language (ภาษาของหน้าจอ) จะถูกตั้งเป็นของประเทศอินเดียเมื่อคุณสมัคร เปลี่ยนเฉพาะเมื่อธุรกิจของคุณใช้ค่าที่ต่างออกไป แล้วคลิก Save Changes (บันทึกการเปลี่ยนแปลง)

แท็บเงินเดือนและภาษี

แท็บ Payroll & Tax (เงินเดือนและภาษี) เก็บรอบเงินเดือนของคุณ (วันเริ่มต้นและวันสิ้นสุด) การตั้งค่า PF, ESI และเงินบำเหน็จ รวมถึงปีงบประมาณของคุณ รายละเอียดอธิบายไว้ใน เงินเดือนและค่าจ้าง

เพิ่มสาขา

สาขาคือสำนักงานหรือโรงงานของคุณในแต่ละแห่ง แต่ละสาขากำหนดขอบเขตพื้นที่ของตนเองได้ เพื่อให้พนักงานลงเวลาได้เฉพาะเมื่ออยู่ใกล้สถานที่ทำงานเท่านั้น

1. คลิก Organization (องค์กร) → Branch (สาขา) พื้นที่ทำงานของคุณมี Main Branch (สาขาหลัก) อยู่แล้ว
2. เปิดเมนูของแถว (⋯) แล้วคลิก Edit (แก้ไข)
3. กรอก Branch name (ชื่อสาขา) ที่ชัดเจน Code (รหัส) สั้น ๆ (เช่น NOI-HQ) และ Address (ที่อยู่)
4. เปิด Primary branch (สาขาหลัก) หากต้องการให้เพิ่มพนักงานใหม่ไว้ที่สาขานี้โดยค่าเริ่มต้น
5. เปิด Geo-fencing (การกำหนดขอบเขตพื้นที่) แล้วตั้งตำแหน่ง โดยคลิก Locate me (ระบุตำแหน่งของฉัน) พิมพ์ Latitude (ละติจูด) และ Longitude (ลองจิจูด) หรือคลิกบนแผนที่เพื่อปักหมุด
6. กรอก Radius (m) (รัศมี (ม.)) ซึ่งคือระยะห่างจากหมุดที่พนักงานยังลงเวลาได้
7. คลิก Save Changes (บันทึกการเปลี่ยนแปลง)

หากต้องการเพิ่มสถานที่อื่น ให้คลิก Add branch (เพิ่มสาขา) กรอกช่องเดียวกัน แล้วคลิก Add branch

สาขาทั้งหมดจะแสดงในรายการพร้อมรัศมีขอบเขตพื้นที่ ใช้ตัวสลับสาขาในแถบด้านบน (All Branches (ทุกสาขา)) เพื่อดูทีละสาขาหรือดูทั้งหมดพร้อมกัน

ต้องเปิดการกำหนดขอบเขตพื้นที่สำหรับบริษัทด้วย ดู กฎการลงเวลาและนโยบายเวลาทำงาน

เพิ่มแผนกและตำแหน่งงาน

แผนกคือทีมต่าง ๆ ของคุณ ตำแหน่งงานคือชื่อตำแหน่งภายในแต่ละทีม ซึ่งจะแสดงบนสลิปเงินเดือนและโปรไฟล์

1. คลิก Organization (องค์กร) → Department (แผนก) ระบบสร้างไว้ให้คุณแล้วสองแผนก
2. หากต้องการเพิ่มชื่อตำแหน่งให้แผนกใด ให้เปิดเมนูของแถว (⋯) แล้วคลิก Edit (แก้ไข) ใต้ Designations (ตำแหน่งงาน) ให้พิมพ์ชื่อตำแหน่ง คลิก Add designation (เพิ่มตำแหน่งงาน) สำหรับตำแหน่งถัดไป แล้วคลิก Save Changes (บันทึกการเปลี่ยนแปลง)
3. หากต้องการสร้างทีมใหม่ ให้คลิก Add department (เพิ่มแผนก) กรอก Department name (ชื่อแผนก) เพิ่มตำแหน่งงาน แล้วบันทึก
4. สลับตารางจาก Departments (แผนก) เป็น Designations (ตำแหน่งงาน) เพื่อดูชื่อตำแหน่งทั้งหมดในบริษัทและแผนกที่แต่ละตำแหน่งสังกัด

ขั้นต่อไป ตั้ง กฎการลงเวลาและนโยบายเวลาทำงาน