เงินเดือน สลิปเงินเดือน และเงินเบิกล่วงหน้า

Staff Khata คำนวณเงินเดือนแต่ละคนจากการลงเวลา การลา วันหยุด และการมาสาย คุณจึงไม่ต้องใช้สเปรดชีต ตั้งค่าเพียงครั้งเดียว แล้วประมวลผลเงินเดือนทุกเดือนได้ในไม่กี่คลิก

ตั้งรอบเงินเดือนและการหักตามกฎหมาย

การตั้งค่าเหล่านี้ใช้กับการประมวลผลเงินเดือนทุกครั้ง

1. คลิก Organization (องค์กร) → Company (บริษัท) แล้วเปิดแท็บ Payroll & Tax (เงินเดือนและภาษี)
2. ใต้ Salary Cycle Period (รอบเงินเดือน) ให้ตั้ง Period Start Day (วันเริ่มต้นรอบ) และ Period End Day (วันสิ้นสุดรอบ) กรอก 0 เป็นวันสิ้นสุดหากต้องการ "วันสุดท้ายของเดือน"
3. ใต้ Statutory Deductions & Contributions (การหักและเงินสมทบตามกฎหมาย) ให้เปิดรายการที่ใช้กับคุณ
4. คลิก Save Changes (บันทึกการเปลี่ยนแปลง)

กำหนดโครงสร้างเงินเดือน

พนักงานทุกคนต้องมีโครงสร้างเงินเดือนก่อนจึงจะประมวลผลเงินเดือนได้

1. คลิก Payroll (เงินเดือน) → Salary Management (การจัดการเงินเดือน) พนักงานทุกคนจะแสดงพร้อมรอบ รายได้ รายการหัก เงินเดือนสุทธิ และ CTC รายปี
2. คลิกไอคอนแก้ไขในแถวของพนักงาน หรือคลิก Assign Salary Structure (กำหนดโครงสร้างเงินเดือน) สำหรับพนักงานใหม่
3. เลือก Payroll Cycle (รอบเงินเดือน) (Monthly Cycle (รอบรายเดือน) หรือ Weekly Cycle (รอบรายสัปดาห์)) และ Salary Type (ประเภทเงินเดือน) (Fixed (คงที่) Variable (ผันแปร) หรือ Commission Based (ตามค่าคอมมิชชัน))
4. กรอก Earnings (รายได้) ได้แก่ เงินเดือนพื้นฐาน ค่าเช่าบ้าน (HRA) ค่าเดินทาง ค่ารักษาพยาบาล และเงินช่วยเหลืออื่น ๆ
5. กรอก Deductions (รายการหัก) เช่น PF, ESI และภาษีวิชาชีพ ESI แสดงแบบรวมหรือแยกได้
6. เลือก Show CTC in Payslip (แสดง CTC ในสลิปเงินเดือน) หากต้องการให้พนักงานเห็นต้นทุนต่อบริษัทรายปีของตนเอง
7. คลิก Save Salary Structure (บันทึกโครงสร้างเงินเดือน) (หรือ Update Salary Structure (อัปเดตโครงสร้างเงินเดือน))

ขณะที่คุณพิมพ์ ยอดรวมด้านล่างจะแสดง Total Earnings (รายได้รวม) Total Deductions (รายการหักรวม) Net Take-Home (รายได้สุทธิ) และ Annual CTC (CTC รายปี)

ประมวลผลเงินเดือนรายเดือน

1. คลิก Payroll (เงินเดือน) → Run Payroll (ประมวลผลเงินเดือน)
2. เลือกเดือนและปีที่ด้านบนของตาราง
3. คลิก Bulk Generate (สร้างแบบกลุ่ม) เลือก Department (แผนก) ตรวจสอบเดือนและปี แล้วคลิก Generate Bulk Payroll (สร้างเงินเดือนแบบกลุ่ม) ทำซ้ำสำหรับแต่ละแผนก

หากต้องการจ่ายให้คนเดียว ให้คลิก Add Payroll (เพิ่มเงินเดือน) แล้วเลือกพนักงาน

คลิก More Columns (คอลัมน์เพิ่มเติม) เพื่อดูวันทำงาน วันที่ไม่ได้รับค่าจ้าง (LOP) วันหยุดประจำสัปดาห์ วันหยุดนักขัตฤกษ์ และวันลาที่ได้รับค่าจ้างเบื้องหลังเงินเดือนแต่ละรายการ

แก้ไขและชำระ

• หากต้องการเปลี่ยนตัวเลข ให้แก้ไขแถวเงินเดือนของพนักงาน ใน Edit Monthly Payroll (แก้ไขเงินเดือนรายเดือน) ให้คลิก Save Draft (บันทึกฉบับร่าง) เพื่อเปิดค้างไว้ หรือ Settle & Save (ชำระและบันทึก) เมื่อจ่ายแล้ว
• หากต้องการทำเครื่องหมายว่าจ่ายเงินเดือนหลายรายการแล้ว ให้เลือกแถวแล้วคลิก Settle Selected (ชำระรายการที่เลือก)
• ใช้ Export (ส่งออก) เพื่อดาวน์โหลดข้อมูลของเดือนเป็น Excel หรือ PDF

ดูและดาวน์โหลดสลิปเงินเดือน

คลิก Payslip (สลิปเงินเดือน) ในแถวของพนักงาน สลิปเงินเดือนแสดงโลโก้ของคุณ สรุปการลงเวลา รายได้ รายการหัก เงินชดเชยค่าใช้จ่าย (ถ้ามี) และเงินสุทธิเป็นตัวอักษร นอกจากนี้ยังแสดงวิธีใช้นโยบายเวลาทำงาน ได้แก่ การมาสาย การกลับก่อน และการหักตามนโยบาย (ถ้ามี)

คลิก Download PDF (ดาวน์โหลด PDF) เพื่อบันทึก หรือ Print (พิมพ์) ใช้ Show Annual CTC (แสดง CTC รายปี) / Hide Annual CTC (ซ่อน CTC รายปี) เพื่อเลือกว่าจะแสดง CTC หรือไม่

พนักงานที่มีข้อมูลเข้าสู่ระบบจะเห็นสลิปเงินเดือนของตนเองใต้ My Payslips (สลิปเงินเดือนของฉัน) ดู บริการตนเองสำหรับพนักงาน

เงินเบิกล่วงหน้าและเงินชดเชยค่าใช้จ่าย

บันทึกเงินเบิกล่วงหน้า

1. คลิก Payroll (เงินเดือน) → Add Advance (เพิ่มเงินเบิกล่วงหน้า)
2. เลือก Employee (พนักงาน) กรอก Amount (จำนวนเงิน) และ Reason / Description (เหตุผล/คำอธิบาย) แล้วเลือก Month (เดือน) และ Year (ปี)
3. คลิก Save Advance (บันทึกเงินเบิกล่วงหน้า)

บันทึกเงินชดเชยค่าใช้จ่าย

1. คลิก Payroll (เงินเดือน) → Add Reimbursement (เพิ่มเงินชดเชยค่าใช้จ่าย)
2. เลือกพนักงาน กรอกจำนวนเงิน เหตุผล เดือน และปี
3. แนบใบเสร็จใต้ Supporting Document / Bill (เอกสารประกอบ/ใบเสร็จ) (PDF, JPG, PNG หรือ DOC ขนาดไม่เกิน 2 MB) ต้องแนบใบเสร็จ
4. คลิก Submit Claim (ส่งคำขอเบิก)

อนุมัติ ชำระ และพิมพ์ใบสำคัญ

เปิด Payroll → Advances & Reimbursements (เงินเบิกล่วงหน้าและเงินชดเชยค่าใช้จ่าย) เพื่อดูเงินเบิกล่วงหน้าและคำขอเบิกทั้งหมด รวมถึงรายการที่พนักงานส่งจากแอปมือถือ เปิดรายการเพื่อ Approve (อนุมัติ) หรือ Reject (ปฏิเสธ) แล้ว Settle Request (ชำระคำขอ) เมื่อจ่ายแล้ว คลิก Generate Slip (สร้างใบสำคัญ) เพื่อสร้างใบสำคัญเงินชดเชยที่ดาวน์โหลดเป็น PDF ได้

การประมวลผลค่าจ้างรายสัปดาห์

สำหรับพนักงานที่รับค่าจ้างรายสัปดาห์ ให้ตั้ง Payroll Cycle (รอบเงินเดือน) เป็น Weekly Cycle (รอบรายสัปดาห์) ในโครงสร้างเงินเดือน เฉพาะพนักงานเหล่านี้เท่านั้นที่จะแสดงที่นี่

1. คลิก Payroll (เงินเดือน) → Weekly Pay Process (ประมวลผลค่าจ้างรายสัปดาห์)
2. เลือกสัปดาห์
3. คลิก Generate Weekly (สร้างรายสัปดาห์) สำหรับพนักงานหนึ่งคน หรือ Bulk Department (ทั้งแผนก) → Run Bulk Process (ประมวลผลแบบกลุ่ม) สำหรับทั้งแผนก
4. เปิด Weekly Payslip (สลิปค่าจ้างรายสัปดาห์) เพื่อดาวน์โหลด PDF Print (พิมพ์) หรือ Send Email (ส่งอีเมล) ถึงพนักงาน
5. เลือกแถวที่จ่ายแล้วและคลิก Settle Selected (ชำระรายการที่เลือก)