เพิ่มและจัดการพนักงาน

การเพิ่มพนักงานทำได้สามวิธี ได้แก่ เพิ่มทีละคนด้วยแบบฟอร์ม Add Employee (เพิ่มพนักงาน) เพิ่มหลายคนพร้อมกันจากไฟล์ Excel หรือส่งคำเชิญให้พนักงานกรอกข้อมูลของตนเอง

เปิดรายชื่อพนักงาน

คลิก Organization (องค์กร) → Employee List (รายชื่อพนักงาน) Employee Directory (สมุดรายชื่อพนักงาน) จะแสดงทุกคนพร้อมรหัส แผนก ข้อมูลติดต่อ และสถานะ ใช้ Add Employee (เพิ่มพนักงาน) หรือลูกศรข้าง ๆ (More ways to add (วิธีเพิ่มอื่น ๆ)) สำหรับอีกสองวิธี

เพิ่มพนักงานหนึ่งคน

แบบฟอร์ม Add employee (เพิ่มพนักงาน) มีสี่ขั้นตอน ช่องที่มีเครื่องหมายดอกจันเป็นช่องที่ต้องกรอก ส่วนที่เหลือกรอกภายหลังได้

ขั้นตอนที่ 1: ข้อมูลส่วนตัว

1. กรอก First Name (ชื่อ) Last Name (นามสกุล) และ Work Email (อีเมลที่ทำงาน)
2. กรอก Contact Number (หมายเลขติดต่อ) พร้อมรหัสประเทศ ซึ่งเปลี่ยนไม่ได้หลังจากเพิ่มพนักงานแล้ว
3. ตั้ง Password (รหัสผ่าน) แรก พนักงานเปลี่ยนได้หลังจากลงชื่อเข้าใช้
4. เลือก Gender (เพศ) แล้วคลิก Next (ถัดไป)

ขั้นตอนที่ 2: การจ้างงาน

1. เว้น Employee Code / ID (รหัสพนักงาน) ว่างไว้เพื่อสร้างรหัสตามรูปแบบของบริษัท ดู ตั้งค่าบริษัท
2. ตรวจสอบ Joining Date (วันที่เริ่มงาน) แล้วเลือก Branch (สาขา) Department (แผนก) และ Designation (ตำแหน่งงาน)
3. เลือก System Role (บทบาทในระบบ) พนักงานส่วนใหญ่เป็น Employee (พนักงาน) ซึ่งจะเห็นเฉพาะข้อมูลของตนเอง
4. Office Time Policy (นโยบายเวลาทำงาน) จะใช้นโยบายค่าเริ่มต้น เว้นแต่คุณเลือกนโยบายอื่น
5. Reporting Manager (ผู้บังคับบัญชา) EPF number (หมายเลข EPF) และ ESI number (หมายเลข ESI) ไม่บังคับ คลิก Next (ถัดไป)

ขั้นตอนที่ 3: ธนาคารและการศึกษา

ข้อมูลธนาคารใช้สำหรับการจ่ายเงินเดือน ทั้งสองส่วนไม่บังคับ คลิก Next (ถัดไป)

ขั้นตอนที่ 4: การลงเวลาและอุปกรณ์

คลิก Add employee (เพิ่มพนักงาน) พนักงานใหม่จะแสดงในรายการพร้อมรหัสของตนเอง

นำเข้าพนักงานจาก Excel

1. คลิกลูกศรข้าง Add Employee (เพิ่มพนักงาน) แล้วเลือก Import from Excel (นำเข้าจาก Excel)
2. ใต้ Get the template (รับเทมเพลต) ให้คลิก Excel template (เทมเพลต Excel) (หรือ CSV template (เทมเพลต CSV)) เทมเพลตมีทุกคอลัมน์และแถวตัวอย่างสามแถว
3. แทนที่ตัวอย่างด้วยข้อมูลพนักงานของคุณ หนึ่งคนต่อหนึ่งแถว และเก็บแถวหัวตารางไว้
4. ใต้ Upload your file (อัปโหลดไฟล์ของคุณ) ให้ลากไฟล์มาวาง หรือคลิก browse (เรียกดู) รองรับไฟล์ Excel หรือ CSV ขนาดไม่เกิน 2 MB
5. คลิก Import employees (นำเข้าพนักงาน)

แถวที่ไม่มีรหัสพนักงานจะได้รับรหัสตามรูปแบบรหัสของคุณ หากบางแถวนำเข้าไม่สำเร็จ Staff Khata จะแสดงรายการไว้ใต้ Rows that need fixing (แถวที่ต้องแก้ไข) แก้ไขในไฟล์ที่ดาวน์โหลด แล้วนำเข้าไฟล์นั้นอีกครั้ง

เชิญพนักงานให้กรอกข้อมูลของตนเอง

พนักงานจะเพิ่มวันเกิด ที่อยู่ ผู้ติดต่อกรณีฉุกเฉิน และข้อมูลธนาคารของตนเอง

1. คลิกลูกศรข้าง Add Employee (เพิ่มพนักงาน) แล้วเลือก Invite Employee (เชิญพนักงาน)
2. กรอก First Name (ชื่อ) Last Name (นามสกุล) Email (อีเมล) และ Phone Number (หมายเลขโทรศัพท์)
3. เลือก Department (แผนก) Designation (ตำแหน่งงาน) Role (บทบาท) Branch (สาขา) และ Joining Date (วันที่เริ่มงาน) ส่วน Reporting Manager (ผู้บังคับบัญชา) ไม่บังคับ
4. คลิก Send Invite (ส่งคำเชิญ)

พนักงานจะได้รับลิงก์ทางอีเมลและ WhatsApp เมื่อเปิดลิงก์ พนักงานยืนยันตัวตนด้วยรหัสแบบใช้ครั้งเดียว กรอกข้อมูล ตั้งรหัสผ่าน แล้วคลิก Complete onboarding (เสร็จสิ้นการเริ่มต้นใช้งาน) ลิงก์ใช้งานได้ 7 วัน

จัดการพนักงาน

เปิดเมนูของแถว (⋯) ของพนักงานคนใดก็ได้ เพื่อ

• Edit Employee (แก้ไขพนักงาน): เปลี่ยนข้อมูลของพนักงาน
• Assign / View Salary (กำหนด/ดูเงินเดือน): ตั้งโครงสร้างเงินเดือน ดู เงินเดือนและค่าจ้าง
• Biometric enrollment (ลงทะเบียนไบโอเมตริก): ลงทะเบียนลายนิ้วมือหรือบัตรบนอุปกรณ์ไบโอเมตริก Realtime ดู อุปกรณ์ไบโอเมตริก
• Update Password (อัปเดตรหัสผ่าน): ตั้งรหัสผ่านใหม่ให้พนักงาน
• Disable Mobile Punch (ปิดการลงเวลาผ่านมือถือ) / Enable Mobile Punch (เปิดการลงเวลาผ่านมือถือ): กำหนดว่าพนักงานลงเวลาจากแอปมือถือ Staff Khata ด้วยเซลฟี่และตำแหน่งที่ตั้งได้หรือไม่ การลงเวลาผ่านมือถือจะเปิดไว้สำหรับพนักงานใหม่ ให้ปิดสำหรับพนักงานที่ควรลงเวลาด้วยอุปกรณ์ไบโอเมตริกเท่านั้น

ใช้สวิตช์ Status (สถานะ) ในรายการเพื่อทำให้พนักงานไม่ใช้งาน พนักงานที่ไม่ใช้งานจะลงชื่อเข้าใช้ไม่ได้และถูกซ่อนจากการลงเวลา

ขั้นต่อไป ตั้งค่า กะ ตารางเวร และการทำงานล่วงเวลา