Şirketinizi, şubelerinizi ve departmanlarınızı kurun

Personel eklemeden önce Staff Khata'ya şirketinizi tanıtın. Profiliniz, çalışan kodu biçiminiz, şubeleriniz ve departmanlarınız her raporda, bordro pusulasında ve giriş kaydında kullanılır.

Şirket profilinizi doldurun

Logonuz, adınız ve vergi numaranız raporlarda ve bordro pusulalarında yazdırılır; bu yüzden bunları önce ayarlayın.

1. Organization (Organizasyon) → Company (Şirket) seçeneğine tıklayın. Company Settings (Şirket Ayarları) sayfası Company Profile (Şirket Profili) sekmesinde açılır.
2. En üstte Organization Info (Organizasyon Bilgisi), Corporate ID (Kurumsal Kimlik) ve Workspace URL (Çalışma Alanı URL'si) bilgilerinizi gösterir. Bunları değiştiremezsiniz.
3. Company Logo (Şirket Logosu) altında Upload Logo (Logo Yükle) düğmesine tıklayın ve 2 MB'den küçük, kare bir PNG, JPG veya GIF dosyası seçin (200 × 200 px iyi sonuç verir).
4. Company Name (Şirket Adı) alanını kontrol edin, ardından GST numaranız gibi Official Tax / Registration No. (Resmi Vergi / Sicil No.) bilgisini girin.
5. Company Website (Şirket Web Sitesi) adresinizi ekleyin. https:// ile başlatın.
6. Company Address (Şirket Adresi) bölümüne kaydırın. Belgelerde doğru yazdırılması için sokak, şehir, eyalet ve posta kodunu ayrı alanlarına girin.
7. Save Changes (Değişiklikleri Kaydet) düğmesine tıklayın.

Çalışan kodu biçiminizi seçin

Staff Khata her yeni çalışana otomatik olarak bir kod verir. Kısa ve kolay okunan bir biçim seçin.

1. Company Settings (Şirket Ayarları) içinde Employee codes (Çalışan kodları) sekmesini açın.
2. Aşağıdaki alanları ayarlayın. Live Generated Code Preview (Canlı Kod Önizlemesi) kutusu siz yazdıkça güncellenir.
3. Save Changes (Değişiklikleri Kaydet) düğmesine tıklayın.

Yerelleştirmeyi kontrol edin

Localization (Yerelleştirme) sekmesini açın. Currency Standard (Para Birimi), Timezone (Saat Dilimi), Date Display Format (Tarih Gösterim Biçimi) ve Interface Language (Arayüz Dili) kaydolduğunuzda Hindistan'a göre ayarlanır. Bunları yalnızca işletmeniz farklı çalışıyorsa değiştirin, ardından Save Changes (Değişiklikleri Kaydet) düğmesine tıklayın.

Payroll & Tax sekmesi

Payroll & Tax (Bordro ve Vergi) sekmesinde maaş döneminiz (başlangıç ve bitiş günü), PF, ESI ve kıdem tazminatı ayarları ile mali yılınız bulunur. Bunlar Bordro ve maaşlar bölümünde açıklanmıştır.

Şubelerinizi ekleyin

Şubeler, ofis veya fabrika konumlarınızdır. Her şubenin kendi coğrafi sınırı olabilir; böylece personel yalnızca çalıştığı yerin yakınında giriş yapabilir.

1. Organization (Organizasyon) → Branch (Şube) seçeneğine tıklayın. Çalışma alanınızda zaten bir Main Branch (Ana Şube) vardır.
2. Satır menüsünü (⋯) açın ve Edit (Düzenle) seçeneğine tıklayın.
3. Anlaşılır bir Branch name (Şube adı), kısa bir Code (Kod; örneğin NOI-HQ) ve Address (Adres) girin.
4. Yeni personelin varsayılan olarak buraya eklenmesini istiyorsanız Primary branch (Birincil şube) seçeneğini açın.
5. Geo-fencing (Coğrafi sınırlama) seçeneğini açın. Ardından konumu ayarlayın: Locate me (Konumumu bul) düğmesine tıklayın, Latitude (Enlem) ve Longitude (Boylam) değerlerini yazın veya iğne bırakmak için haritaya tıklayın.
6. Radius (m) (Yarıçap, m) değerini girin: personelin iğneden ne kadar uzakta olup yine de giriş yapabileceği mesafe.
7. Save Changes (Değişiklikleri Kaydet) düğmesine tıklayın.

Başka bir konum eklemek için Add branch (Şube ekle) düğmesine tıklayın, aynı alanları doldurun ve Add branch düğmesine tıklayın.

Tüm şubeler coğrafi sınır yarıçaplarıyla birlikte listede görünür. Şubeleri tek tek veya hepsini birlikte görmek için üst çubuktaki şube seçiciyi (All Branches, Tüm Şubeler) kullanın.

Coğrafi sınırlamanın şirket için de açılması gerekir. Bkz. Devam kuralları ve mesai politikası.

Departmanları ve unvanları ekleyin

Departmanlar ekiplerinizdir. Unvanlar her ekibin içindeki iş unvanlarıdır ve bordro pusulalarında ve profillerde görünür.

1. Organization (Organizasyon) → Department (Departman) seçeneğine tıklayın. Sizin için iki departman oluşturulmuştur.
2. Bir departmana iş unvanı eklemek için satır menüsünü (⋯) açın ve Edit (Düzenle) seçeneğine tıklayın. Designations (Unvanlar) altında bir unvan yazın, bir sonraki için Add designation (Unvan ekle) düğmesine tıklayın, ardından Save Changes (Değişiklikleri Kaydet) düğmesine tıklayın.
3. Yeni bir ekip oluşturmak için Add department (Departman ekle) düğmesine tıklayın, Department name (Departman adı) girin, unvanlarını ekleyin ve kaydedin.
4. Şirketinizdeki tüm iş unvanlarını ve hangi departmana ait olduklarını görmek için tabloyu Departments (Departmanlar) görünümünden Designations (Unvanlar) görünümüne geçirin.

Sırada, devam kurallarınızı ve mesai politikanızı ayarlamak var.