Çalışan eklemenin üç yolu vardır: Add Employee (Çalışan Ekle) formuyla tek tek, bir Excel dosyasından toplu olarak veya kendi bilgilerini doldurmaları için bir davet göndererek.

Çalışan listesini açın

Organization (Organizasyon) → Employee List (Çalışan Listesi) seçeneğine tıklayın. Employee Directory (Çalışan Rehberi) herkesi kodu, departmanı, iletişim bilgileri ve durumuyla gösterir. Add Employee düğmesini veya diğer iki yol için yanındaki oku (More ways to add, Diğer ekleme yolları) kullanın.

Tek bir çalışan ekleyin

Add employee (Çalışan ekle) formu dört adımdan oluşur. Yıldızla işaretli alanlar zorunludur; diğerlerini daha sonra doldurabilirsiniz.

Adım 1: Personal Info (Kişisel Bilgiler)

First Name (Ad), Last Name (Soyad) ve Work Email (İş E-postası) alanlarını doldurun.
Contact Number (İletişim Numarası) alanına numarayı ülke koduyla girin. Çalışan eklendikten sonra değiştirilemez.
İlk Password (Şifre) belirleyin. Çalışan oturum açtıktan sonra bunu değiştirebilir.
Gender (Cinsiyet) seçin, ardından Next (İleri) düğmesine tıklayın.

Adım 2: Employment (İstihdam)

Şirket biçiminize göre kod oluşturulması için Employee Code / ID (Çalışan Kodu / Kimliği) alanını boş bırakın. Bkz. Şirketinizi kurun.
Joining Date (İşe Başlama Tarihi) alanını kontrol edin, ardından Branch (Şube), Department (Departman) ve Designation (Unvan) seçin.
System Role (Sistem Rolü) seçin. Personelin çoğu Employee (Çalışan) rolündedir; yalnızca kendi verilerini görürler.
Office Time Policy (Mesai Politikası), başka bir politika seçmediğiniz sürece varsayılan politikanızı kullanır.
Reporting Manager (Bağlı Olduğu Yönetici), EPF number (EPF numarası) ve ESI number (ESI numarası) isteğe bağlıdır. Next (İleri) düğmesine tıklayın.

Adım 3: Bank & education (Banka ve eğitim)

Banka bilgileri maaş ödemeleri için kullanılır. Her iki bölüm de isteğe bağlıdır. Next (İleri) düğmesine tıklayın.

Adım 4: Attendance & devices (Devam ve cihazlar)

Ayar	Ne işe yarar
Disable Attendance Tracking (Devam takibini devre dışı bırak)	Bu çalışanı devam ve raporların dışında tutar.
Enforce geo-fencing (Coğrafi sınırlamayı zorunlu kıl)	Girişler yalnızca şubesinin coğrafi sınırı içindeyse sayılır.
Require Attendance Approval (Devam onayı gerektir)	Devam bordroya ulaşmadan önce bir yönetici tarafından onaylanır.
Devices (Cihazlar)	Bu çalışanın giriş yapabileceği biyometrik cihazlar.

Add employee (Çalışan ekle) düğmesine tıklayın. Yeni çalışan kendi koduyla listede görünür.

Excel'den çalışan aktarın

Add Employee (Çalışan Ekle) yanındaki oka tıklayın ve Import from Excel (Excel'den Aktar) seçeneğini seçin.
Get the template (Şablonu alın) altında Excel template (Excel şablonu) veya CSV template (CSV şablonu) seçeneğine tıklayın. Şablonda tüm sütunlar ve üç örnek satır bulunur.
Örnekleri kendi çalışanlarınızla değiştirin, her satıra bir kişi. Başlık satırını koruyun.
Upload your file (Dosyanızı yükleyin) altında dosyayı sürükleyip bırakın veya browse (göz at) seçeneğine tıklayın. Excel veya CSV, en fazla 2 MB.
Import employees (Çalışanları aktar) düğmesine tıklayın.

Çalışan kodu olmadan bırakılan satırlar, kod biçiminize göre bir kod alır. Bazı satırlar başarısız olursa Staff Khata bunları Rows that need fixing (Düzeltilmesi gereken satırlar) altında listeler. İndirilen dosyada düzeltip o dosyayı yeniden aktarın.

İpucu: Şablonda şifre sütunu yoktur. Her çalışanın ilk şifresini belirlemek için password adlı bir sütun ekleyin. Bu sütun olmadan standart bir varsayılan şifre atanır; bu yüzden personelden oturum açtıktan sonra şifresini değiştirmesini isteyin.

Çalışanları kendi bilgilerini doldurmaya davet edin

Çalışan kendi doğum tarihini, adresini, acil durum kişisini ve banka bilgilerini ekler.

Add Employee (Çalışan Ekle) yanındaki oka tıklayın ve Invite Employee (Çalışan Davet Et) seçeneğini seçin.
First Name (Ad), Last Name (Soyad), Email (E-posta) ve Phone Number (Telefon Numarası) alanlarını doldurun.
Department (Departman), Designation (Unvan), Role (Rol), Branch (Şube) ve Joining Date (İşe Başlama Tarihi) seçin. Reporting Manager (Bağlı Olduğu Yönetici) isteğe bağlıdır.
Send Invite (Davet Gönder) düğmesine tıklayın.

Çalışan e-postayla ve WhatsApp üzerinden bir bağlantı alır. Bağlantıyı açar, tek kullanımlık kodla kimliğini doğrular, bilgilerini doldurur, bir şifre belirler ve Complete onboarding (İşe alımı tamamla) düğmesine tıklar. Bağlantı 7 gün geçerlidir.

Bir çalışanı yönetin

Herhangi bir çalışanın satır menüsünü (⋯) açarak şunları yapabilirsiniz:

Edit Employee (Çalışanı Düzenle): bilgilerini değiştirin.
Assign / View Salary (Maaş Ata / Görüntüle): maaş yapısını ayarlayın. Bkz. Bordro ve maaşlar.
Biometric enrollment (Biyometrik kayıt): parmak izini veya kartını bir Realtime biyometrik cihaza kaydedin. Bkz. Biyometrik cihazlar.
Update Password (Şifreyi Güncelle): onun için yeni bir şifre belirleyin.
Disable Mobile Punch (Mobil Girişi Devre Dışı Bırak) / Enable Mobile Punch (Mobil Girişi Etkinleştir): Staff Khata mobil uygulamasından selfie ve konumla giriş yapıp yapamayacağını kontrol edin. Mobil giriş yeni çalışanlar için açıktır; yalnızca biyometrik cihazda giriş yapması gereken personel için kapatın.

Bir çalışanı pasif yapmak için listedeki Status (Durum) anahtarını kullanın. Pasif çalışanlar oturum açamaz ve devamda gizlenir.

Gerekli plan: Mobil giriş ve kendi kendine işe alım dahil web ve mobil uygulamada çalışan girişi daha yüksek bir plan gerektirebilir. Her yeni şirket, her şeyin açık olduğu 15 günlük bir deneme alır. Güncel planlar için Billing & Plan (Faturalandırma ve Plan) sayfasına bakın.

Sırada, vardiyaları, nöbet çizelgesini ve fazla mesaiyi ayarlamak var.

Hâlâ takıldınız mı? Uygulamadaki Help & Support (Yardım ve Destek) bölümünden bir destek talebi oluşturun veya staffkhata.com/contact adresinden bize ulaşın.

Çalışan ekleme ve yönetme