Bordro, bordro pusulaları ve avanslar

Staff Khata her maaşı devam, izin, tatil ve geç kalma kayıtlarından hesaplar; böylece bir hesap tablosuna ihtiyacınız kalmaz. Bir kez ayarlayın, ardından bordroyu her ay birkaç tıklamayla çalıştırın.

Maaş dönemini ve yasal kesintileri ayarlayın

Bu ayarlar her bordro çalıştırmasına uygulanır.

1. Organization (Organizasyon) → Company (Şirket) seçeneğine tıklayın, ardından Payroll & Tax (Bordro ve Vergi) sekmesini açın.
2. Salary Cycle Period (Maaş Dönemi) altında Period Start Day (Dönem Başlangıç Günü) ve Period End Day (Dönem Bitiş Günü) değerlerini ayarlayın. "Ayın son günü" için bitiş gününe 0 girin.
3. Statutory Deductions & Contributions (Yasal Kesintiler ve Katkılar) altında sizin için geçerli olanları açın.
4. Save Changes (Değişiklikleri Kaydet) düğmesine tıklayın.

Bir maaş yapısı atayın

Bordro çalıştırılmadan önce her çalışanın bir maaş yapısı olmalıdır.

1. Payroll (Bordro) → Salary Management (Maaş Yönetimi) seçeneğine tıklayın. Her çalışan dönemi, kazançları, kesintileri, net maaşı ve yıllık CTC'si (şirkete toplam maliyet) ile listelenir.
2. Bir çalışanın satırındaki düzenle simgesine veya yeni biri için Assign Salary Structure (Maaş Yapısı Ata) düğmesine tıklayın.
3. Payroll Cycle (Bordro Dönemi: Monthly Cycle, aylık veya Weekly Cycle, haftalık) ve Salary Type (Maaş Türü: Fixed, sabit; Variable, değişken veya Commission Based, komisyona dayalı) seçin.
4. Earnings (Kazançlar) alanlarını doldurun: Basic Salary (Temel Maaş), HRA (Konut Yardımı), Conveyance (Yol Yardımı), Medical Allowance (Sağlık Yardımı) ve Other Allowance (Diğer Yardım).
5. PF, ESI ve Professional Tax (Meslek Vergisi) gibi Deductions (Kesintiler) alanlarını doldurun. ESI birleşik veya ayrı gösterilebilir.
6. Çalışanın yıllık şirkete maliyetini görmesi gerekiyorsa Show CTC in Payslip (Pusulada CTC'yi göster) kutusunu işaretleyin.
7. Save Salary Structure (Maaş Yapısını Kaydet) veya Update Salary Structure (Maaş Yapısını Güncelle) düğmesine tıklayın.

Siz yazdıkça alttaki toplamlar Total Earnings (Toplam Kazanç), Total Deductions (Toplam Kesinti), Net Take-Home (Net Ele Geçen) ve Annual CTC (Yıllık CTC) değerlerini gösterir.

Aylık bordro çalıştırın

1. Payroll (Bordro) → Run Payroll (Bordro Çalıştır) seçeneğine tıklayın.
2. Tablonun üstünden ayı ve yılı seçin.
3. Bulk Generate (Toplu Oluştur) düğmesine tıklayın, bir Department (Departman) seçin, ayı ve yılı kontrol edin ve Generate Bulk Payroll (Toplu Bordro Oluştur) düğmesine tıklayın. Her departman için tekrarlayın.

Yalnızca bir kişiye ödeme yapmak için Add Payroll (Bordro Ekle) düğmesine tıklayın ve çalışanı seçin.

Her maaşın arkasındaki çalışma günlerini, ücretsiz izin (LOP) günlerini, hafta tatillerini, resmi tatilleri ve ücretli izinleri görmek için More Columns (Daha Fazla Sütun) seçeneğine tıklayın.

Düzeltin ve ödeyin

• Bir rakamı değiştirmek için çalışanın bordro satırını düzenleyin. Edit Monthly Payroll (Aylık Bordroyu Düzenle) içinde açık tutmak için Save Draft (Taslağı Kaydet), ödendikten sonra Settle & Save (Öde ve Kaydet) düğmesine tıklayın.
• Birçok maaşı ödendi olarak işaretlemek için satırları işaretleyin ve Settle Selected (Seçilenleri Öde) düğmesine tıklayın.
• Ayı Excel veya PDF olarak indirmek için Export (Dışa Aktar) düğmesini kullanın.

Bordro pusulalarını görüntüleyin ve indirin

Bir çalışanın satırında Payslip (Bordro Pusulası) seçeneğine tıklayın. Pusula logonuzu, devam özetini, kazançları, kesintileri, varsa masraf iadelerini ve yazıyla net ödemeyi gösterir. Ayrıca mesai politikasının nasıl uygulandığını da gösterir: geç kalmalar, erken çıkışlar ve varsa politika kesintisi.

Kaydetmek için Download PDF (PDF İndir) veya Print (Yazdır) düğmesine tıklayın. CTC'nin görünüp görünmeyeceğini seçmek için Show Annual CTC (Yıllık CTC'yi Göster) / Hide Annual CTC (Yıllık CTC'yi Gizle) seçeneğini kullanın.

Oturum açma yetkisi olan çalışanlar kendi pusulalarını My Payslips (Pusulalarım) altında görür. Bkz. Çalışan self servisi.

Avanslar ve masraf iadeleri

Maaş avansı kaydedin

1. Payroll (Bordro) → Add Advance (Avans Ekle) seçeneğine tıklayın.
2. Employee (Çalışan) seçin, Amount (Tutar) ve Reason / Description (Gerekçe / Açıklama) girin, Month (Ay) ve Year (Yıl) seçin.
3. Save Advance (Avansı Kaydet) düğmesine tıklayın.

Masraf iadesi kaydedin

1. Payroll (Bordro) → Add Reimbursement (Masraf İadesi Ekle) seçeneğine tıklayın.
2. Çalışanı seçin, tutarı, gerekçeyi, ayı ve yılı girin.
3. Faturayı Supporting Document / Bill (Destekleyici Belge / Fatura) altında ekleyin (PDF, JPG, PNG veya DOC, en fazla 2 MB). Fatura zorunludur.
4. Submit Claim (Talebi Gönder) düğmesine tıklayın.

Onaylayın, ödeyin ve fiş yazdırın

Çalışanların mobil uygulamadan gönderdikleri dahil tüm avansları ve talepleri görmek için Payroll → Advances & Reimbursements (Avanslar ve Masraf İadeleri) sayfasını açın. Bir kaydı açarak Approve (Onayla) veya Reject (Reddet) seçeneğini kullanın, ödendikten sonra Settle Request (Talebi Öde) düğmesine tıklayın. PDF olarak indirebileceğiniz bir masraf iadesi fişi için Generate Slip (Fiş Oluştur) düğmesine tıklayın.

Weekly Pay Process (Haftalık Ödeme İşlemi)

Haftalık ödeme alan personel için maaş yapısında Payroll Cycle (Bordro Dönemi) değerini Weekly Cycle (Haftalık Dönem) olarak ayarlayın. Burada yalnızca bu çalışanlar görünür.

1. Payroll (Bordro) → Weekly Pay Process (Haftalık Ödeme İşlemi) seçeneğine tıklayın.
2. Haftayı seçin.
3. Tek bir çalışan için Generate Weekly (Haftalık Oluştur) veya bütün bir departman için Bulk Department (Toplu Departman) → Run Bulk Process (Toplu İşlemi Çalıştır) seçeneğine tıklayın.
4. PDF indirmek, Print (Yazdır) ile yazdırmak veya Send Email (E-posta Gönder) ile çalışana göndermek için bir Weekly Payslip (Haftalık Pusula) açın.
5. Ödenen satırları işaretleyin ve Settle Selected (Seçilenleri Öde) düğmesine tıklayın.