Правила обліку часу визначають, як Staff Khata обробляє кожну відмітку: що вважається понаднормовою роботою, скільки коштує прогул і де працівникам дозволено відмічатися. Політика робочого часу визначає, коли людина запізнилася, відпрацювала половину дня чи була відсутня.

Налаштуйте правила обліку часу

Натисніть Organization (Організація) → Company (Компанія), потім відкрийте вкладку Attendance Rules (Правила обліку часу).
Увімкніть потрібні правила (див. таблицю нижче).
У полі Absent Day Deduction Penalty (Утримання за день відсутності) вкажіть, скільки днів зарплати утримується за кожну неповажну відсутність. Зазвичай обирають 1.
Натисніть Save Changes (Зберегти зміни).

Параметр	Що робить
Enable Auto Punch-Out (Автоматична відмітка виходу)	Відмічає вихід працівника о 23:59, якщо він забув це зробити.
Enable Overtime Tracking (Облік понаднормової роботи)	Записує години понад зміну, щоб їх можна було оплатити в зарплаті. Спосіб оплати понаднормових налаштовується в розділі Зміни, графік і понаднормова робота.
Enable Live Attendance Notifications (Сповіщення про відмітки в реальному часі)	Показує кожну відмітку приходу й виходу спливним вікном зі звуком на панелях Admin і HR.
Start Journey on Punch-In (Починати маршрут під час відмітки приходу)	Лише для додаткового модуля Journey Tracker. Див. Journey Tracker.
Absent Day Deduction Penalty (Утримання за день відсутності)	Кількість днів зарплати, що утримується за одну неповажну відсутність, від 0 до 30.

Увімкніть геозону

Геозона не дає працівникам відмічатися в мобільному застосунку, якщо вони не на роботі.

На тій самій вкладці прокрутіть до Geo-Fencing Parameters (Параметри геозони).
Увімкніть Enable Geo-Fencing (Увімкнути геозону).
Оберіть, як вона застосовується:
- Branch-wise Rule (Правило для кожної філії): кожна філія використовує власне розташування й радіус. Оберіть філії в Apply to Branches (Застосувати до філій). Це найкращий варіант, якщо у вас більше одного місця.
- Apply All Employees (Для всіх працівників): одне розташування для всіх. Введіть Geo Fence Radius (Metres) (Радіус геозони, метри) і натисніть Set Map Location Coordinates (Задати координати на карті), щоб вибрати місце.
Натисніть Save Changes (Зберегти зміни).

Примітка: Для Branch-wise Rule спочатку задайте мітку й радіус кожної філії в Organization (Організація) → Branch (Філія). Див. Налаштування компанії.

Також геозону можна вимкнути для окремого працівника в його профілі, на кроці Attendance & devices (Облік часу й пристрої).

Оберіть зведення у WhatsApp

На вкладці Notifications (Сповіщення) можна ввімкнути у WhatsApp Daily Attendance Summary (Щоденне зведення відвідуваності), Monthly Attendance Summary (Щомісячне зведення відвідуваності) і Device Health Alerts (Сповіщення про стан пристроїв). Див. WhatsApp та інтеграції.

Створіть політику робочого часу

Політика робочого часу задає пільговий час і визначає, коли короткий день стає половиною дня або відсутністю. Ваша перша політика стає типовою для всіх.

Натисніть Organization (Організація) → Office Time Policy (Політика робочого часу).
Натисніть Create First Policy (Створити першу політику) або Add New Policy (Додати нову політику), якщо одна вже є.
Введіть Policy Name (Назва політики), наприклад «Стандартна політика офісу». Залиште ввімкненим Default (Типова), якщо ця політика має застосовуватися до всіх, хто не має власної.
У розділі Grace periods & working hours (Пільговий час і робочі години) задайте час у годинах і хвилинах:

Параметр	Що робить
Permitted Late Arrival (Допустиме запізнення)	На скільки працівник може запізнитися без позначки про запізнення, наприклад 15 хвилин.
Permitted Early Departure (Допустимий ранній вихід)	На скільки раніше працівник може піти без позначки про ранній вихід, наприклад 10 хвилин.
Half-day threshold (Поріг половини дня)	Якщо відпрацьовано менше цієї кількості годин, день вважається половиною дня (наприклад, 7 годин).
Absent threshold (Поріг відсутності)	Якщо відпрацьовано менше цієї кількості годин, день позначається як відсутність (наприклад, 4 години). Значення має бути меншим за поріг половини дня.

Щомісячні утримання за запізнення

Ця функція перетворює систематичні запізнення на утримання.

Увімкніть Monthly late deductions (Щомісячні утримання за запізнення).
Оберіть Deduction source (Джерело утримання): Attendance (Відвідуваність — зменшує кількість днів присутності) або Leave Balance (CL) (Залишок відпусток — зменшує відпустку за власним бажанням).
Задайте Monthly late count (Кількість запізнень на місяць) і Cut Days (Днів утримання). Наприклад, 3 і 1 означає, що кожні 3 запізнення за місяць коштують одного дня.

Правила для значних запізнень і раннього виходу

У розділі Late arrival rules (Правила запізнень) натисніть Add rule (Додати правило), введіть Duration (Тривалість) і оберіть Cut Days (Днів утримання). Наприклад, запізнення понад 1 годину утримує 0.5 (Half Day) (0,5, половина дня). Можна додати до 4 правил. Early departure rules (Правила раннього виходу) працюють так само для тих, хто йде раніше. Увімкніть Apply on weekly offs (Застосовувати у вихідні дні), якщо правила мають діяти й у щотижневі вихідні.

Натисніть Create Policy (Створити політику).

Політика з'явиться в списку з часом запізнення, раннього виходу, половини дня й відсутності. Щоб змінити типову політику, відкрийте меню рядка політики (⋯) і натисніть Make Default (Зробити типовою).

Порада: Потрібен інший розклад для частини персоналу, наприклад для цеху? Створіть другу політику й оберіть її в полі Office Time Policy (Політика робочого часу), коли додаєте чи редагуєте цих працівників.

Далі додайте працівників.

Не вдалося розв'язати проблему? Створіть звернення в розділі Help & Support у застосунку або зв'яжіться з нами на staffkhata.com/contact.

Правила обліку часу та політика робочого часу