Зарплата, розрахункові листи й аванси

Staff Khata розраховує кожну зарплату на основі відвідуваності, відпусток, свят і запізнень, тож електронна таблиця вам не потрібна. Налаштуйте все один раз, а потім нараховуйте зарплату щомісяця кількома клацаннями.

Задайте розрахунковий цикл і обов'язкові утримання

Ці налаштування застосовуються до кожного нарахування.

1. Натисніть Organization (Організація) → Company (Компанія), потім відкрийте вкладку Payroll & Tax (Зарплата й податки).
2. У розділі Salary Cycle Period (Розрахунковий період) задайте Period Start Day (Перший день періоду) і Period End Day (Останній день періоду). Введіть 0 як останній день, щоб це був «останній день місяця».
3. У розділі Statutory Deductions & Contributions (Обов'язкові утримання й внески) увімкніть те, що стосується вас.
4. Натисніть Save Changes (Зберегти зміни).

Призначте структуру зарплати

Перш ніж нараховувати зарплату, кожному працівникові потрібна структура зарплати.

1. Натисніть Payroll (Зарплата) → Salary Management (Керування зарплатами). Тут перелічено всіх працівників із циклом, нарахуваннями, утриманнями, чистою зарплатою й річною CTC (повною вартістю для компанії).
2. Натисніть значок редагування в рядку працівника або Assign Salary Structure (Призначити структуру зарплати) для нового працівника.
3. Оберіть Payroll Cycle (Цикл виплати: Monthly Cycle — щомісячний або Weekly Cycle — щотижневий) і Salary Type (Тип зарплати: Fixed — фіксована, Variable — змінна або Commission Based — на основі комісії).
4. Заповніть Earnings (Нарахування): Basic Salary (базова зарплата), HRA (житлова надбавка), Conveyance (транспортна надбавка), Medical Allowance (медична надбавка) та Other Allowance (інша надбавка).
5. Заповніть Deductions (Утримання), як-от PF, ESI та Professional Tax (професійний податок). ESI можна показувати разом або окремо.
6. Позначте Show CTC in Payslip (Показувати CTC у розрахунковому листі), якщо працівник має бачити свою річну вартість для компанії.
7. Натисніть Save Salary Structure (Зберегти структуру зарплати) або Update Salary Structure (Оновити структуру зарплати).

Під час введення підсумки внизу показують Total Earnings (Усього нараховано), Total Deductions (Усього утримано), Net Take-Home (До виплати) й Annual CTC (Річна CTC).

Щомісячне нарахування зарплати

1. Натисніть Payroll (Зарплата) → Run Payroll (Нарахувати зарплату).
2. Оберіть місяць і рік угорі таблиці.
3. Натисніть Bulk Generate (Масове створення), оберіть Department (Відділ), перевірте місяць і рік і натисніть Generate Bulk Payroll (Створити масове нарахування). Повторіть для кожного відділу.

Щоб нарахувати зарплату лише одній людині, натисніть Add Payroll (Додати нарахування) й оберіть працівника.

Натисніть More Columns (Більше стовпців), щоб побачити робочі дні, дні без збереження зарплати (LOP), щотижневі вихідні, свята й оплачувані відпустки, з яких складається кожна зарплата.

Виправлення й розрахунок

• Щоб змінити суму, відредагуйте рядок нарахування працівника. У Edit Monthly Payroll (Редагувати щомісячне нарахування) натисніть Save Draft (Зберегти чернетку), щоб залишити його відкритим, або Settle & Save (Розрахувати й зберегти), коли зарплату виплачено.
• Щоб позначити багато зарплат як виплачені, позначте рядки й натисніть Settle Selected (Розрахувати вибрані).
• Скористайтеся Export (Експорт), щоб завантажити місяць у форматі Excel або PDF.

Перегляд і завантаження розрахункових листів

Натисніть Payslip (Розрахунковий лист) у рядку працівника. Розрахунковий лист містить ваш логотип, зведення відвідуваності, нарахування, утримання, відшкодування (якщо є) і суму до виплати прописом. Він також показує, як застосовано політику робочого часу: запізнення, ранні виходи й утримання за політикою.

Натисніть Download PDF (Завантажити PDF), щоб зберегти його, або Print (Друк). Скористайтеся Show Annual CTC (Показати річну CTC) / Hide Annual CTC (Приховати річну CTC), щоб вибрати, чи відображати CTC.

Працівники з обліковим записом бачать свої розрахункові листи в My Payslips (Мої розрахункові листи). Див. Самообслуговування працівників.

Аванси й відшкодування

Запис авансу із зарплати

1. Натисніть Payroll (Зарплата) → Add Advance (Додати аванс).
2. Оберіть Employee (Працівник), введіть Amount (Сума) і Reason / Description (Причина / опис), оберіть Month (Місяць) і Year (Рік).
3. Натисніть Save Advance (Зберегти аванс).

Запис відшкодування

1. Натисніть Payroll (Зарплата) → Add Reimbursement (Додати відшкодування).
2. Оберіть працівника, введіть суму, причину, місяць і рік.
3. Прикріпіть рахунок у розділі Supporting Document / Bill (Підтвердний документ / рахунок; PDF, JPG, PNG або DOC до 2 МБ). Рахунок обов'язковий.
4. Натисніть Submit Claim (Надіслати заявку).

Погодження, розрахунок і друк квитанції

Відкрийте Payroll (Зарплата) → Advances & Reimbursements (Аванси й відшкодування), щоб побачити всі аванси й заявки, зокрема ті, що працівники надсилають із мобільного застосунку. Відкрийте запис, щоб Approve (Погодити) або Reject (Відхилити) його, а після виплати — Settle Request (Розрахувати запит). Натисніть Generate Slip (Створити квитанцію), щоб отримати квитанцію про відшкодування, яку можна завантажити як PDF.

Weekly Pay Process

Для персоналу з щотижневою оплатою встановіть у структурі зарплати Payroll Cycle (Цикл виплати) на Weekly Cycle (Щотижневий цикл). Тут відображаються лише ці працівники.

1. Натисніть Payroll (Зарплата) → Weekly Pay Process (Щотижнева виплата).
2. Оберіть тиждень.
3. Натисніть Generate Weekly (Створити тижневе нарахування) для одного працівника або Bulk Department (Масово за відділом) → Run Bulk Process (Запустити масову обробку) для всього відділу.
4. Відкрийте Weekly Payslip (Тижневий розрахунковий лист), щоб завантажити PDF, Print (Друк) або Send Email (Надіслати електронною поштою) працівникові.
5. Позначте виплачені рядки й натисніть Settle Selected (Розрахувати вибрані).