Види відпусток, запити на відпустку та свята

Один раз налаштуйте види відпусток, які може брати персонал, і список свят. Після цього запити на відпустку, залишки й свята автоматично потрапляють в облік часу та зарплату.

Визначте види відпусток

Відпустки Casual (за власним бажанням), Sick (лікарняна), Earned (щорічна) і Maternity (у зв'язку з вагітністю та пологами) вже налаштовано для вас. Відредагуйте їх або додайте власні.

1. Натисніть Organization (Організація) → Define Leave (Види відпусток). Список Leave types (Види відпусток) показує код кожного виду, кількість днів на рік, що відбувається з невикористаними днями і чи потрібне погодження.
2. Натисніть Add Leave Type (Додати вид відпустки).
3. Заповніть форму:

4. Натисніть Add Leave Type (Додати вид відпустки).

Щоб змінити чи видалити вид, скористайтеся Edit (Редагувати) або Delete (Видалити) в його рядку.

Перевірте залишки відпусток (Leave Opening Entry)

1. Натисніть Time & Leave (Час і відпустки) → Leave Opening Entry (Залишки відпусток).
2. Для кожного працівника й виду відпустки показано дні Allowed (Дозволено), Used (Використано) і Left (Залишилося), а також Total left (Усього залишилося).
3. Змініть фінансовий рік угорі ліворуч або фільтруйте за видом відпустки, філією, відділом чи працівником. Натисніть Export (Експорт), щоб завантажити таблицю.

Як працівники подають заяву на відпустку

Працівники входять зі своєю поштою й паролем у вебверсії на https://attendance.staffkhata.com або в застосунку Staff Khata (вкладка Leave — Відпустки). Вони відкривають Apply Leave (Подати заяву на відпустку), бачать залишок за кожним видом, обирають вид і дати, додають причину й надсилають. Після цього запит очікує на погодження.

Подання відпустки від імені працівника

Це зручно, коли хтось телефонує через хворобу або не користується застосунком.

1. Натисніть Time & Leave (Час і відпустки) → Leave Application (Заяви на відпустку).
2. Натисніть Apply leave (Подати заяву).
3. Оберіть Employee (Працівник), потім Leave type (Вид відпустки). Поруч із кожним видом показано кількість днів, що залишилися.
4. Оберіть One day (Один день), Half a day (Половина дня) або Several days (Кілька днів) і виберіть дату чи дати.
5. Додайте Reason (Причина). У розділі Also notify (Також повідомити) можна вибрати людей, яких слід поінформувати.
6. Натисніть Apply leave (Подати заяву).

Погодження або відхилення відпустки

1. Натисніть Time & Leave (Час і відпустки) → Leave Application (Заяви на відпустку). Leave requests (Запити на відпустку) відкривається на вкладці Pending (Очікують).
2. Натисніть Review (Переглянути) біля запиту. Перевірте вид відпустки, дати, кількість днів і причину.
3. Натисніть Approve (Погодити) або Reject (Відхилити) й підтвердьте.

Вкладки Approved (Погоджені), Rejected (Відхилені) і All (Усі) зберігають історію. Рішення можна змінити й пізніше в деталях запиту.

Додайте свята

Свята відображаються в календарях і враховуються у звітах про відвідуваність. Найшвидше почати з імпорту свого списку.

Імпорт з електронної таблиці

1. Натисніть Organization (Організація) → Define Holiday (Свята).
2. Натисніть Import (Імпорт).
3. У розділі Need A Template (Потрібен шаблон) натисніть CSV або Excel, щоб завантажити зразок. Він має три стовпці: Holiday Name (Назва свята), Type (Тип: Full Day — повний день або Half Day — половина дня) і Date (Дата, DD-MM-YYYY).
4. Заповніть його, потім перетягніть файл у поле або натисніть, щоб вибрати. Підтримуються файли CSV, XLS і XLSX до 2 МБ.
5. Натисніть Import (Імпорт). Усі свята буде додано одразу.

Додайте одне свято

1. На сторінці Define Holiday (Свята) натисніть Add Holiday (Додати свято).
2. Введіть Name (Назва), виберіть Date (Дата) й оберіть Full day (Повний день) або Half day (Половина дня). Description (Опис) необов'язковий.
3. Натисніть Add Holiday (Додати свято).

Використовуйте вкладки Upcoming (Майбутні), Past (Минулі) і All (Усі), щоб переглядати список, а Edit (Редагувати) чи Delete (Видалити) в рядку — щоб змінити його.