Працівників можна додати трьома способами: по одному через форму Add Employee (Додати працівника), багатьох одразу з файлу Excel або надіславши запрошення, щоб вони самі заповнили свої дані.

Відкрийте список працівників

Натисніть Organization (Організація) → Employee List (Список працівників). У Employee Directory (Довідник працівників) показано всіх із табельним номером, відділом, контактами й статусом. Використовуйте Add Employee (Додати працівника) або стрілку поруч (More ways to add — Інші способи додавання) для двох інших способів.

Додайте одного працівника

Форма Add employee (Додати працівника) має чотири кроки. Поля із зірочкою обов'язкові; решту можна заповнити пізніше.

Крок 1: Personal Info

Введіть First Name (Ім'я), Last Name (Прізвище) і Work Email (Робоча пошта).
Введіть Contact Number (Контактний номер) з кодом країни. Після додавання працівника його змінити не можна.
Встановіть початковий Password (Пароль). Працівник зможе змінити його після входу.
Оберіть Gender (Стать) і натисніть Next (Далі).

Крок 2: Employment

Залиште Employee Code / ID (Табельний номер / ID) порожнім, щоб номер створився за форматом вашої компанії. Див. Налаштування компанії.
Перевірте Joining Date (Дата прийняття), потім оберіть Branch (Філія), Department (Відділ) і Designation (Посада).
Оберіть System Role (Роль у системі). Більшість персоналу має роль Employee (Працівник); вони бачать лише власні дані.
Office Time Policy (Політика робочого часу) використовує вашу типову політику, якщо ви не оберете іншу.
Reporting Manager (Безпосередній керівник), EPF number (Номер EPF) і ESI number (Номер ESI) необов'язкові. Натисніть Next (Далі).

Крок 3: Bank & education

Банківські реквізити потрібні для виплати зарплати. Обидва розділи необов'язкові. Натисніть Next (Далі).

Крок 4: Attendance & devices

Параметр	Що робить
Disable Attendance Tracking (Вимкнути облік часу)	Виключає цього працівника з обліку часу та звітів.
Enforce geo-fencing (Обов'язкова геозона)	Відмітки зараховуються лише в межах геозони його філії.
Require Attendance Approval (Потрібне погодження відвідуваності)	Менеджер погоджує відвідуваність, перш ніж вона потрапить у зарплату.
Devices (Пристрої)	Біометричні пристрої, на яких цей працівник може відмічатися.

Натисніть Add employee (Додати працівника). Новий працівник з'явиться в списку з власним табельним номером.

Імпорт працівників з Excel

Натисніть стрілку поруч з Add Employee (Додати працівника) й оберіть Import from Excel (Імпорт з Excel).
У розділі Get the template (Отримати шаблон) натисніть Excel template (Шаблон Excel) або CSV template (Шаблон CSV). Він містить усі стовпці й три приклади рядків.
Замініть приклади своїми працівниками, по одному в рядку. Рядок заголовків залиште.
У розділі Upload your file (Завантажте файл) перетягніть файл або натисніть browse (огляд). Excel або CSV, до 2 МБ.
Натисніть Import employees (Імпортувати працівників).

Рядки без табельного номера отримають його за вашим форматом. Якщо деякі рядки не імпортуються, Staff Khata покаже їх у розділі Rows that need fixing (Рядки, що потребують виправлення). Виправте їх у завантаженому файлі й імпортуйте цей файл ще раз.

Порада: У шаблоні немає стовпця з паролем. Додайте стовпець із назвою password, щоб задати кожному працівникові початковий пароль. Без нього буде встановлено стандартний типовий пароль, тож попросіть персонал змінити його після входу.

Запросіть працівників заповнити дані самостійно

Працівник сам додає дату народження, адресу, контакт для екстрених випадків і банківські реквізити.

Натисніть стрілку поруч з Add Employee (Додати працівника) й оберіть Invite Employee (Запросити працівника).
Заповніть First Name (Ім'я), Last Name (Прізвище), Email (Електронна пошта) і Phone Number (Номер телефону).
Оберіть Department (Відділ), Designation (Посада), Role (Роль), Branch (Філія) і Joining Date (Дата прийняття). Reporting Manager (Безпосередній керівник) необов'язковий.
Натисніть Send Invite (Надіслати запрошення).

Працівник отримує посилання електронною поштою та у WhatsApp. Він відкриває його, підтверджує свою особу одноразовим кодом, заповнює дані, встановлює пароль і натискає Complete onboarding (Завершити оформлення). Посилання діє 7 днів.

Керування працівником

Відкрийте меню рядка (⋯) будь-якого працівника, щоб:

Edit Employee (Редагувати працівника): змінити його дані.
Assign / View Salary (Призначити / переглянути зарплату): задати структуру зарплати. Див. Зарплата.
Biometric enrollment (Біометрична реєстрація): зареєструвати відбиток пальця або картку на біометричному пристрої Realtime. Див. Біометричні пристрої.
Update Password (Оновити пароль): встановити для нього новий пароль.
Disable Mobile Punch (Вимкнути мобільну відмітку) / Enable Mobile Punch (Увімкнути мобільну відмітку): керувати тим, чи може він відмічатися з мобільного застосунку Staff Khata із селфі та місцезнаходженням. Для нових працівників мобільну відмітку ввімкнено; вимкніть її для тих, хто має відмічатися лише на біометричному пристрої.

Перемикачем Status (Статус) у списку можна зробити працівника неактивним. Неактивні працівники не можуть увійти й не відображаються в обліку часу.

Потрібен тариф: Вхід працівників у вебверсію й мобільний застосунок, зокрема мобільна відмітка й самостійне оформлення, може потребувати вищого тарифу. Кожна нова компанія отримує 15-денний пробний період з усіма функціями. Актуальні тарифи дивіться в Billing & Plan (Оплата й тариф).

Далі налаштуйте зміни, графік і понаднормову роботу.

Не вдалося розв'язати проблему? Створіть звернення в розділі Help & Support у застосунку або зв'яжіться з нами на staffkhata.com/contact.

Додавання працівників і керування ними