Перш ніж додавати персонал, розкажіть Staff Khata про свою компанію. Профіль, формат табельних номерів, філії й відділи використовуються в кожному звіті, розрахунковому листі й відмітці.

Заповніть профіль компанії

Ваш логотип, назва й податковий номер друкуються у звітах і розрахункових листах, тож задайте їх насамперед.

Натисніть Organization (Організація) → Company (Компанія). Відкриється сторінка Company Settings (Налаштування компанії) на вкладці Company Profile (Профіль компанії).
Угорі в блоці Organization Info (Інформація про організацію) показано ваші Corporate ID (Корпоративний ідентифікатор) і Workspace URL (Адреса робочого простору). Їх змінити не можна.
У розділі Company Logo (Логотип компанії) натисніть Upload Logo (Завантажити логотип) і виберіть квадратний файл PNG, JPG або GIF розміром до 2 МБ (добре підходить 200 × 200 пікселів).
Перевірте Company Name (Назва компанії), а потім введіть Official Tax / Registration No. (Офіційний податковий / реєстраційний номер), наприклад номер GST.
Додайте Company Website (Вебсайт компанії). Адреса має починатися з https://.
Прокрутіть до Company Address (Адреса компанії). Вкажіть вулицю, місто, штат і поштовий індекс в окремих полях, щоб вони правильно друкувалися в документах.
Натисніть Save Changes (Зберегти зміни).

Примітка: Corporate Email (Корпоративна пошта) — це пошта, з якою входить адміністратор; тут її змінити не можна.

Оберіть формат табельних номерів

Staff Khata автоматично присвоює кожному новому працівникові табельний номер. Оберіть короткий і зручний для читання формат.

У Company Settings (Налаштування компанії) відкрийте вкладку Employee codes (Табельні номери).
Заповніть поля, наведені нижче. Блок Live Generated Code Preview (Попередній перегляд номера) оновлюється під час введення.
Натисніть Save Changes (Зберегти зміни).

Параметр	Що робить
Prefix (Префікс)	Літери на початку, наприклад `ST` або `EMP`.
Separator / Delimiter (Роздільник)	Дефіс, скісна риска, підкреслення, крапка або без роздільника.
Include Year (Додати рік)	Додає рік (`2026` або `26`) або None (Без року).
Number of Digits (Кількість цифр)	Скільки цифр має номер, від 2 до 6.
Starting / Next Number (Початковий / наступний номер)	Номер, який отримає наступний новий працівник.

Порада: Номери створюються лише для нових працівників. Наявні номери залишаються без змін.

Перевірте регіональні налаштування

Відкрийте вкладку Localization (Локалізація). Currency Standard (Валюта), Timezone (Часовий пояс), Date Display Format (Формат дати) та Interface Language (Мова інтерфейсу) під час реєстрації встановлюються для Індії. Змінюйте їх, лише якщо ваша компанія працює інакше, а потім натисніть Save Changes (Зберегти зміни).

Вкладка Payroll & Tax

Вкладка Payroll & Tax (Зарплата й податки) містить ваш розрахунковий цикл (перший і останній день), налаштування PF, ESI та вихідної допомоги, а також фінансовий рік. Їх описано в розділі Зарплата.

Додайте філії

Філії — це ваші офіси чи виробничі майданчики. Кожна філія може мати власну геозону, тож працівники зможуть відмічатися лише поблизу свого місця роботи.

Натисніть Organization (Організація) → Branch (Філія). У вашому робочому просторі вже є Main Branch (Головна філія).
Відкрийте меню рядка (⋯) і натисніть Edit (Редагувати).
Введіть зрозумілу Branch name (Назва філії), короткий Code (Код, наприклад NOI-HQ) та Address (Адреса).
Увімкніть Primary branch (Основна філія), якщо нових працівників слід додавати сюди за замовчуванням.
Увімкніть Geo-fencing (Геозона). Потім задайте місце: натисніть Locate me (Визначити моє місцезнаходження), введіть Latitude (Широта) і Longitude (Довгота) або клацніть на карті, щоб поставити мітку.
Введіть Radius (m) (Радіус, м): на якій відстані від мітки працівник ще може відмітитися.
Натисніть Save Changes (Зберегти зміни).

Щоб додати інше місце, натисніть Add branch (Додати філію), заповніть ті самі поля й натисніть Add branch.

Порада: Задавайте радіус щонайменше 50 метрів. У приміщенні GPS телефона менш точний, і надто малий радіус може завадити працівникам відмітитися навіть за власним робочим столом.

Усі філії відображаються в списку з радіусом геозони. Перемикачем філій на верхній панелі (All Branches — Усі філії) можна переглядати одну філію або всі разом.

Геозону також треба ввімкнути для всієї компанії. Див. Правила обліку часу та політика робочого часу.

Додайте відділи та посади

Відділи — це ваші команди. Посади — це назви посад у кожній команді; вони відображаються в розрахункових листах і профілях.

Натисніть Organization (Організація) → Department (Відділ). Два відділи вже створено для вас.
Щоб додати посади до відділу, відкрийте меню його рядка (⋯) і натисніть Edit (Редагувати). У розділі Designations (Посади) введіть назву, натисніть Add designation (Додати посаду) для наступної, а потім Save Changes (Зберегти зміни).
Щоб створити нову команду, натисніть Add department (Додати відділ), введіть Department name (Назва відділу), додайте посади й збережіть.
Перемкніть таблицю з Departments (Відділи) на Designations (Посади), щоб побачити всі посади компанії та відділи, до яких вони належать.

Далі налаштуйте правила обліку часу та політику робочого часу.

Не вдалося розв'язати проблему? Створіть звернення в розділі Help & Support у застосунку або зв'яжіться з нами на staffkhata.com/contact.

Налаштування компанії, філій і відділів