Quy định chấm công và chính sách giờ làm việc

Quy định chấm công quyết định cách Staff Khata xử lý từng lượt chấm công: thế nào được tính là làm thêm giờ, một ngày vắng mặt bị trừ bao nhiêu, và nhân viên được phép chấm công ở đâu. Chính sách giờ làm việc quyết định khi nào một người bị tính là đi muộn, nửa ngày công hoặc vắng mặt.

Đặt quy định chấm công

1. Nhấp Organization (Tổ chức) → Company (Công ty), rồi mở thẻ Attendance Rules (Quy định chấm công).
2. Bật các quy định bạn muốn (xem bảng bên dưới).
3. Trong Absent Day Deduction Penalty (Mức trừ cho ngày vắng mặt), nhập số ngày lương bị trừ cho mỗi lần vắng mặt không lý do. Thông thường chọn 1.
4. Nhấp Save Changes (Lưu thay đổi).

Bật hàng rào địa lý

Hàng rào địa lý ngăn nhân viên chấm công trên ứng dụng di động khi họ không có mặt tại nơi làm việc.

1. Trên cùng thẻ đó, cuộn xuống Geo-Fencing Parameters (Thông số hàng rào địa lý).
2. Bật Enable Geo-Fencing (Bật hàng rào địa lý).
3. Chọn cách áp dụng:
   • Branch-wise Rule (Quy định theo chi nhánh): mỗi chi nhánh dùng vị trí và bán kính riêng. Chọn các chi nhánh trong Apply to Branches (Áp dụng cho chi nhánh). Đây là lựa chọn tốt nhất nếu bạn có nhiều hơn một địa điểm.
   • Apply All Employees (Áp dụng cho tất cả nhân viên): một vị trí chung cho mọi người. Nhập Geo Fence Radius (Metres) (Bán kính hàng rào địa lý, mét) và nhấp Set Map Location Coordinates (Đặt tọa độ trên bản đồ) để chọn vị trí.
4. Nhấp Save Changes (Lưu thay đổi).

Bạn cũng có thể tắt hàng rào địa lý cho một nhân viên trong hồ sơ của họ, ở bước Attendance & devices (Chấm công & thiết bị).

Chọn bản tóm tắt qua WhatsApp

Thẻ Notifications (Thông báo) cho phép bạn bật Daily Attendance Summary (Tóm tắt chấm công hằng ngày), Monthly Attendance Summary (Tóm tắt chấm công hằng tháng) và Device Health Alerts (Cảnh báo tình trạng thiết bị) qua WhatsApp. Xem WhatsApp và tích hợp.

Tạo chính sách giờ làm việc

Chính sách giờ làm việc đặt thời gian ân hạn và quy định khi nào một ngày làm thiếu giờ trở thành nửa ngày công hoặc vắng mặt. Chính sách đầu tiên của bạn sẽ là mặc định cho mọi người.

1. Nhấp Organization (Tổ chức) → Office Time Policy (Chính sách giờ làm việc).
2. Nhấp Create First Policy (Tạo chính sách đầu tiên) (hoặc Add New Policy – Thêm chính sách mới, nếu bạn đã có một chính sách).
3. Nhập Policy Name (Tên chính sách), ví dụ "Standard Office Policy". Giữ Default (Mặc định) ở trạng thái bật nếu chính sách này áp dụng cho mọi người chưa có chính sách riêng.
4. Trong Grace periods & working hours (Thời gian ân hạn & giờ làm việc), đặt thời gian theo giờ và phút:

Trừ công do đi muộn hằng tháng

Dùng mục này để chuyển việc đi muộn nhiều lần thành khoản trừ.

1. Bật Monthly late deductions (Trừ công do đi muộn hằng tháng).
2. Chọn Deduction source (Nguồn trừ): Attendance (Chấm công – trừ vào ngày công) hoặc Leave Balance (CL) (Số ngày phép – trừ vào phép thường).
3. Đặt Monthly late count (Số lần đi muộn trong tháng) và Cut Days (Số ngày bị trừ). Ví dụ, 3 và 1 nghĩa là cứ 3 lần đi muộn trong một tháng sẽ bị trừ một ngày.

Quy định đến rất muộn và về sớm

Trong Late arrival rules (Quy định đến muộn), nhấp Add rule (Thêm quy định), nhập Duration (Thời lượng) và chọn Cut Days (Số ngày bị trừ). Ví dụ, đến muộn hơn 1 giờ sẽ bị trừ 0.5 (Half Day) (0,5 – nửa ngày). Bạn có thể thêm tối đa 4 quy định. Early departure rules (Quy định về sớm) hoạt động tương tự cho nhân viên về sớm. Bật Apply on weekly offs (Áp dụng vào ngày nghỉ hằng tuần) nếu các quy định này cũng được tính vào ngày nghỉ hằng tuần.

5. Nhấp Create Policy (Tạo chính sách).

Chính sách xuất hiện trong danh sách cùng các mốc thời gian đi muộn, về sớm, nửa ngày công và vắng mặt. Để đổi chính sách mặc định, mở menu của hàng (⋯) của một chính sách và nhấp Make Default (Đặt làm mặc định).

Tiếp theo, hãy thêm nhân viên.