Cảnh báo WhatsApp và tích hợp

Luôn nắm được tình hình mà không cần mở ứng dụng. Staff Khata có thể gửi cho bạn tóm tắt chấm công qua WhatsApp, gửi cảnh báo cho nhân viên từ tài khoản WhatsApp hoặc SMS của chính bạn, và chuyển các sự kiện sang phần mềm khác.

Chọn bản tóm tắt qua WhatsApp

Những tin nhắn này được Staff Khata gửi đến số điện thoại của chủ doanh nghiệp. Bạn không cần thiết lập gì ngoài việc bật chúng lên.

1. Nhấp Organization (Tổ chức) → Company (Công ty), rồi mở thẻ Notifications (Thông báo).
2. Trong WhatsApp Notifications (Thông báo WhatsApp), bật các tin nhắn bạn muốn nhận:

3. Nhấp Save Changes (Lưu thay đổi).

Mở trung tâm tích hợp

Để gửi cảnh báo từ tài khoản của chính bạn, nhấp Account (Tài khoản) → Integrations (Tích hợp). Integrations & Webhooks Hub (Trung tâm tích hợp & webhook) hiển thị ba kết nối làm sẵn: WhatsApp, SMS Gateway (Cổng SMS) và Webhooks API. Nhấp Configure (Cấu hình) trên kết nối bạn muốn.

Dùng số WhatsApp Business của bạn

Bạn cần một tài khoản WhatsApp Business trên Cloud API của Meta, với các mẫu tin nhắn đã được Meta phê duyệt.

Kết nối

1. Trên thẻ WhatsApp, nhấp Configure (Cấu hình). Thẻ Connection (Kết nối) sẽ mở ra.
2. Nhập Meta access token (Mã truy cập Meta) và Meta phone number ID (ID số điện thoại Meta). Hãy dùng ID số điện thoại từ Meta, không phải chính số điện thoại.
3. Trong Alert numbers (Số nhận cảnh báo), nhập các số điện thoại di động sẽ nhận cảnh báo dành cho chủ doanh nghiệp (tối đa 20 số).

Thiết lập mẫu sự kiện

1. Mở thẻ Event templates (Mẫu sự kiện). Các sự kiện được liệt kê bên trái: Check In (Chấm công vào), Check Out (Chấm công ra), Late Arrival (Đi muộn), Missing Punch (Thiếu chấm công), Leave Application (Đơn xin nghỉ), Leave Approved (Đơn nghỉ được duyệt), Leave Rejected (Đơn nghỉ bị từ chối) và Daily Summary (Tóm tắt hằng ngày).
2. Chọn một sự kiện, ví dụ Check In.
3. Nhập Approved template name (Tên mẫu đã duyệt), Approved language code (Mã ngôn ngữ đã duyệt, như en_US hoặc hi) và Exact approved template text (Nội dung mẫu đã duyệt chính xác), sao chép đúng như Meta đã phê duyệt.
4. Trong Variable mapping (Ánh xạ biến), chọn nội dung điền vào mỗi biến, ví dụ employee name (tên nhân viên) cho Biến 1 và punch time (giờ chấm công) cho Biến 2.
5. Chọn Recipients (Người nhận) và đánh dấu ô để xác nhận bạn đã đối chiếu mẫu với Meta.
6. Nhấp Preview message (Xem trước tin nhắn) để thấy chính xác nội dung sẽ được gửi. Để thử, nhập Test number (Số thử nghiệm) và nhấp Send Test (Gửi thử).
7. Bật Enable event (Bật sự kiện), rồi nhấp Save configuration (Lưu cấu hình).

Thẻ Activity (Hoạt động) liệt kê các tin nhắn thử và tin nhắn sự kiện gần đây, và cho biết nhà cung cấp đã chấp nhận chúng hay chưa.

Gửi cảnh báo qua SMS

SMS Gateway (Cổng SMS) hoạt động tương tự: nhấp Configure (Cấu hình), kết nối nhà cung cấp, rồi thiết lập mẫu sự kiện. Bạn có thể chọn MSG91, Fast2SMS hoặc Custom URL (URL tùy chỉnh) cho các nhà cung cấp khác. SMS tại Ấn Độ cần sender ID, entity ID và nội dung mẫu đã được duyệt theo DLT, vì vậy hãy chuẩn bị sẵn các thông tin này từ nhà cung cấp của bạn.

Gửi sự kiện sang phần mềm khác (webhook)

Dùng webhook nếu phần mềm của bạn hoặc một công cụ tự động hóa cần biết khi ai đó chấm công vào, xin nghỉ phép, v.v.

1. Trên thẻ Webhooks API, nhấp Configure (Cấu hình).
2. Nhập Webhook Target URL (URL đích của webhook).
3. Trong Event Subscriptions (Đăng ký sự kiện), đánh dấu các sự kiện cần gửi.
4. Nhấp Test Ping (Kiểm tra kết nối) để kiểm tra, rồi Save Configuration (Lưu cấu hình).

Mọi sự kiện đều được ký số, nên hệ thống của bạn có thể kiểm tra xem sự kiện có thực sự đến từ Staff Khata hay không. Lập trình viên của bạn có thể xem chi tiết trong Webhook API Spec (Đặc tả Webhook API).

Để ngừng một kết nối, hãy mở kết nối đó và nhấp Disconnect (Ngắt kết nối).