Quản lý chấm công hằng ngày

Mọi lượt chấm công, từ máy sinh trắc học và ứng dụng di động, đều đổ về một trang. Từ đó, bạn kiểm tra tình hình trong ngày, duyệt chấm công và sửa sai sót trước khi tính lương.

Xem nhanh tình hình hôm nay

Dashboard (Bảng điều khiển) hiển thị ai có mặt, vắng mặt và đi muộn hôm nay. Recent Punches (Lượt chấm công gần đây) liệt kê từng lượt chấm công vào ngay khi diễn ra, và những người đi muộn được gắn cờ. Bản đồ cho thấy các lượt chấm công bằng điện thoại đến từ đâu.

Để xem danh sách đầy đủ, nhấp Time & Leave (Thời gian & Nghỉ phép) → Attendance Process (Xử lý chấm công).

Lọc trang Attendance

Trang Attendance (Chấm công) mở ở ngày hôm nay. Các thẻ ở phía trên (Present – Có mặt, Absent – Vắng mặt, Late – Đi muộn, On leave – Nghỉ phép) hiển thị tổng số. Nhấp vào một thẻ để chỉ hiển thị những người đó.

Phía trên bảng có hai nhóm bộ lọc:

Nhấp Filters (Bộ lọc) để chọn một nhân viên hoặc khoảng thời gian khác, rồi nhấp Apply (Áp dụng). Dùng All Branches (Tất cả chi nhánh) trên thanh trên cùng để xem một chi nhánh. Dùng Search by name or ID… (Tìm theo tên hoặc mã…) để tìm một người, và Export (Xuất) để tải danh sách về.

Nhấp biểu tượng con mắt trên bất kỳ hàng nào để mở Attendance Details (Chi tiết chấm công): thời gian vào và ra, thiết bị hoặc vị trí đã dùng, ca và số giờ, và ảnh chấm công đối với chấm công bằng điện thoại.

Duyệt chấm công

1. Nhấp Filters (Bộ lọc), chọn This Month (Tháng này) trong Quick Select (Chọn nhanh), và nhấp Apply (Áp dụng).
2. Nhấp Pending (Chờ duyệt).
3. Nhấp Review (Xem xét) trên một hàng. Kiểm tra thời gian, vị trí và ảnh.
4. Nhấp Approve (Duyệt), rồi xác nhận. Để từ chối một lượt chấm công, nhấp Reject (Từ chối) và nêu lý do ngắn gọn.

Sửa thiếu chấm công ra

Khi ai đó quên chấm công ra, hệ thống không thể tính số giờ làm của họ. Hãy tự thêm thời gian.

1. Tìm ngày đó. Tìm tên nhân viên và đặt khoảng thời gian bằng Filters (Bộ lọc) nếu không phải hôm nay.
2. Nhấp biểu tượng bút chì (Edit – Sửa) trên hàng đó. Update Manual Attendance (Cập nhật chấm công thủ công) sẽ mở ra.
3. Đặt Punch Out Time (Giờ chấm công ra). Đánh dấu Next day (Ngày hôm sau) nếu họ làm việc qua nửa đêm.
4. Nhấp Update Attendance (Cập nhật chấm công). Số giờ làm giờ đã được tính.

Thêm chấm công thủ công (Manual Punch)

Dùng cách này khi ai đó hoàn toàn không thể chấm công, ví dụ khi đi công tác tại công trường.

1. Nhấp Add Manual Attendance (Thêm chấm công thủ công) (hoặc Time & Leave → Manual Punch – Chấm công thủ công). Giữ lựa chọn Single Punch (Chấm công đơn lẻ).
2. Chọn Employee (Nhân viên), Date (Ngày) và Shift (Ca).
3. Nhập Punch In Time (Giờ chấm công vào) và, nếu biết, Punch Out Time (Giờ chấm công ra).
4. Chọn Status (Trạng thái): Present (Có mặt), Absent (Vắng mặt), Half Day (Nửa ngày) hoặc Leave (Nghỉ phép). Không cần nhập thời gian cho Absent hoặc Leave.
5. Thêm Remark (Ghi chú) nếu muốn, rồi nhấp Submit Attendance (Gửi chấm công).

Chấm công cho nhiều người cùng lúc (Bulk Manual Punch)

1. Nhấp Time & Leave (Thời gian & Nghỉ phép) → Bulk Manual Punch (Chấm công thủ công hàng loạt), hoặc chuyển sang Bulk Manual Punch ngay trong biểu mẫu chấm công thủ công.
2. Trong Select Employees (Chọn nhân viên), đánh dấu từng người, hoặc nhấp Select All (Chọn tất cả).
3. Đặt Date (Ngày), Punch In Time (Giờ chấm công vào) và Status (Trạng thái). Giữ Shift (Ca) ở Auto / Profile Default (Tự động / Mặc định theo hồ sơ) để dùng ca riêng của từng người.
4. Kiểm tra phần tóm tắt, rồi nhấp Record Bulk Punch (Ghi chấm công hàng loạt).

Duyệt yêu cầu điều chỉnh

Nhân viên có thể yêu cầu sửa lượt chấm công của chính mình từ ứng dụng hoặc web, kèm thời gian thực tế đã làm và lý do.

1. Nhấp Time & Leave (Thời gian & Nghỉ phép) → Regularization (Điều chỉnh), hoặc mở thẻ Regularization trên trang Attendance. Thẻ hiển thị số lượng khi có yêu cầu đang chờ.
2. Kiểm tra thời gian được yêu cầu và lý do.
3. Nhấp Approve (Duyệt) hoặc Reject (Từ chối). Để xử lý nhiều yêu cầu cùng lúc, hãy đánh dấu chúng và dùng cùng một thao tác cho tất cả.

Khi bạn duyệt, chấm công của nhân viên được cập nhật theo thời gian họ yêu cầu.