Loại nghỉ phép, đơn xin nghỉ và ngày lễ

Hãy thiết lập một lần các loại nghỉ phép mà nhân viên có thể dùng và danh sách ngày lễ của bạn. Sau đó, đơn xin nghỉ, số ngày phép và ngày lễ sẽ tự động được đưa vào chấm công và bảng lương.

Định nghĩa loại nghỉ phép

Phép thường (Casual), phép ốm (Sick), phép năm (Earned) và nghỉ thai sản (Maternity) đã được thiết lập sẵn cho bạn. Hãy sửa chúng hoặc thêm loại của riêng bạn.

1. Nhấp Organization (Tổ chức) → Define Leave (Định nghĩa nghỉ phép). Danh sách Leave types (Loại nghỉ phép) hiển thị mã của từng loại, số ngày mỗi năm, cách xử lý ngày chưa dùng và việc có cần duyệt hay không.
2. Nhấp Add Leave Type (Thêm loại nghỉ phép).
3. Điền biểu mẫu:

4. Nhấp Add Leave Type (Thêm loại nghỉ phép).

Để thay đổi hoặc xóa một loại, dùng Edit (Sửa) hoặc Delete (Xóa) trên hàng của nó.

Kiểm tra số ngày phép (Leave Opening Entry)

1. Nhấp Time & Leave (Thời gian & Nghỉ phép) → Leave Opening Entry (Số dư phép đầu kỳ).
2. Với mỗi nhân viên và loại nghỉ phép, bạn thấy số ngày Allowed (Được hưởng), Used (Đã dùng) và Left (Còn lại), cùng Total left (Tổng còn lại).
3. Đổi năm tài chính ở góc trên bên trái, hoặc lọc theo loại nghỉ phép, chi nhánh, phòng ban hoặc nhân viên. Nhấp Export (Xuất) để tải bảng về.

Cách nhân viên xin nghỉ phép

Nhân viên đăng nhập bằng email và mật khẩu của riêng mình, trên web tại https://attendance.staffkhata.com hoặc trong ứng dụng Staff Khata (thẻ Leave – Nghỉ phép). Họ mở Apply Leave (Xin nghỉ phép), xem số ngày phép còn lại của từng loại, chọn loại và ngày, thêm lý do rồi gửi đi. Đơn sau đó sẽ chờ được duyệt.

Xin nghỉ phép thay cho nhân viên

Hữu ích khi ai đó gọi điện báo ốm hoặc không dùng ứng dụng.

1. Nhấp Time & Leave (Thời gian & Nghỉ phép) → Leave Application (Đơn xin nghỉ phép).
2. Nhấp Apply leave (Xin nghỉ phép).
3. Chọn Employee (Nhân viên), rồi chọn Leave type (Loại nghỉ phép). Số ngày còn lại được hiển thị bên cạnh mỗi loại.
4. Chọn One day (Một ngày), Half a day (Nửa ngày) hoặc Several days (Nhiều ngày), và chọn ngày.
5. Thêm Reason (Lý do). Trong Also notify (Thông báo thêm cho), bạn có thể chọn những người cần được biết.
6. Nhấp Apply leave (Xin nghỉ phép).

Duyệt hoặc từ chối đơn nghỉ phép

1. Nhấp Time & Leave (Thời gian & Nghỉ phép) → Leave Application (Đơn xin nghỉ phép). Leave requests (Đơn xin nghỉ) mở ở thẻ Pending (Chờ duyệt).
2. Nhấp Review (Xem xét) trên một đơn. Kiểm tra loại nghỉ phép, ngày, số ngày và lý do.
3. Nhấp Approve (Duyệt) hoặc Reject (Từ chối), rồi xác nhận.

Các thẻ Approved (Đã duyệt), Rejected (Đã từ chối) và All (Tất cả) lưu lại lịch sử. Bạn vẫn có thể thay đổi quyết định sau đó từ phần chi tiết của đơn.

Thêm ngày lễ

Ngày lễ được hiển thị trên lịch và dùng trong các báo cáo chấm công. Cách bắt đầu nhanh nhất là nhập danh sách của bạn.

Nhập từ bảng tính

1. Nhấp Organization (Tổ chức) → Define Holiday (Định nghĩa ngày lễ).
2. Nhấp Import (Nhập).
3. Trong Need A Template (Cần mẫu), nhấp CSV hoặc Excel để tải tệp mẫu. Mẫu có ba cột: Holiday Name (Tên ngày lễ), Type (Loại: Full Day – Cả ngày hoặc Half Day – Nửa ngày) và Date (Ngày, DD-MM-YYYY).
4. Điền vào mẫu, rồi kéo tệp vào hộp hoặc nhấp để duyệt. Hỗ trợ tệp CSV, XLS và XLSX tối đa 2 MB.
5. Nhấp Import (Nhập). Tất cả ngày lễ của bạn được thêm cùng lúc.

Thêm một ngày lễ

1. Tại Define Holiday (Định nghĩa ngày lễ), nhấp Add Holiday (Thêm ngày lễ).
2. Nhập Name (Tên), chọn Date (Ngày), và chọn Full day (Cả ngày) hoặc Half day (Nửa ngày). Description (Mô tả) là không bắt buộc.
3. Nhấp Add Holiday (Thêm ngày lễ).

Dùng các thẻ Upcoming (Sắp tới), Past (Đã qua) và All (Tất cả) để xem danh sách, và Edit (Sửa) hoặc Delete (Xóa) trên một hàng để thay đổi.