Ứng dụng di động: chấm công

Với ứng dụng Staff Khata, nhân viên chấm công ngay trên điện thoại của mình. Mỗi lượt chấm công lưu thời gian, vị trí của điện thoại và một ảnh selfie, còn hàng rào địa lý của chi nhánh quyết định nơi được phép chấm công.

Dành cho nhân viên: cài ứng dụng và đăng nhập

Admin sẽ tạo thông tin đăng nhập cho bạn. Bạn cần email (hoặc số điện thoại) và mật khẩu mà họ đã đặt.

1. Cài Staff Khata từ Google Play Store (Android) hoặc App Store (iPhone).
2. Mở ứng dụng. Tại Sign in to your account (Đăng nhập vào tài khoản), nhập Email or Phone Number (Email hoặc số điện thoại) và Password (Mật khẩu).
3. Chạm Sign In (Đăng nhập). Màn hình Today (Hôm nay) sẽ mở ra.

Bạn chỉ thấy dữ liệu chấm công của riêng mình. Các thẻ ở phía dưới là Today (Hôm nay), Attendance (Chấm công), Leave (Nghỉ phép) và Company (Công ty).

Cho phép camera và vị trí

Ứng dụng cần vị trí của bạn để kiểm tra bạn đang ở nơi làm việc, và cần camera để chụp ảnh selfie khi chấm công.

1. Lần đầu chấm công, điện thoại sẽ hỏi quyền truy cập vị trí. Chạm Allow (Cho phép) (chọn "Trong khi dùng ứng dụng").
2. Khi camera mở, hãy cho phép truy cập camera.

Nếu bạn lỡ từ chối, ứng dụng sẽ hiển thị Location required (Cần quyền vị trí) hoặc Camera access required (Cần quyền camera). Chạm Enable Camera (Bật camera), hoặc mở Settings (Cài đặt) → Apps (Ứng dụng) → Staff Khata → Permissions (Quyền) trên điện thoại và bật các quyền này.

Chấm công bằng selfie và GPS

1. Tại Today (Hôm nay), chạm Punch in (Chấm công vào). (Bạn cũng có thể mở thẻ Attendance và chạm Mark Attendance – Chấm công.)
2. Màn hình Attendance (Chấm công) hiển thị Assigned Shift (Ca được gán) và Current Location (Vị trí hiện tại). Nếu địa chỉ có vẻ sai, chạm Tap to refresh location (Chạm để làm mới vị trí).
3. Chạm Tap to take a selfie (Chạm để chụp selfie) và chụp rõ khuôn mặt của bạn. Ảnh xuất hiện trong Verification Photo (Ảnh xác minh).
4. Chạm Punch in (Chấm công vào).

Bạn sẽ thấy Punched In Successfully! (Chấm công vào thành công!) cùng thời gian. Admin sẽ thấy lượt chấm công trên bảng điều khiển của họ chỉ trong vài giây.

Điều gì xảy ra khi ở ngoài hàng rào địa lý

Nếu chi nhánh của bạn bật hàng rào địa lý, bạn chỉ có thể chấm công trong bán kính cho phép, ví dụ 200 mét quanh văn phòng. Ở ngoài phạm vi đó, lượt chấm công bị chặn với thông báo Outside Allowed Radius (Ngoài bán kính cho phép): "Bạn đang ở ngoài bán kính chấm công cho phép. Vui lòng di chuyển lại gần hơn và thử lại."

Hãy đi vào văn phòng, chạm Tap to refresh location (Chạm để làm mới vị trí) và chấm công lại. Admin đặt bán kính cho từng chi nhánh. Xem Thiết lập công ty, chi nhánh và phòng ban.

Chấm công ra

1. Vào cuối ngày, chạm Punch out (Chấm công ra) tại Today (Hôm nay).
2. Chụp thêm một ảnh selfie và chạm Punch out.

Bạn sẽ thấy Punched Out Successfully! (Chấm công ra thành công!). Staff Khata tính số giờ làm của bạn so với ca, nên việc đi muộn, về sớm và làm thêm giờ đều được tính tự động.

Xem lịch sử chấm công

1. Mở thẻ Attendance (Chấm công). Chuyển giữa Day (Ngày) và Month (Tháng), và dùng các mũi tên để chuyển giữa các khoảng thời gian.
2. Chạm vào một ngày để xem thời gian Punched In At (Chấm công vào lúc) và Punched Out At (Chấm công ra lúc), vị trí và ảnh.
3. Lượt chấm công bị sai hoặc thiếu? Tại ngày đó, chạm Request Regularisation (Yêu cầu điều chỉnh), nhập thời gian đúng và lý do, rồi chạm Submit Request (Gửi yêu cầu). Admin sẽ duyệt yêu cầu trên web.

Dành cho admin: bật hoặc tắt chấm công bằng điện thoại cho từng nhân viên

Chấm công bằng điện thoại được bật sẵn cho nhân viên mới. Hãy tắt cho những nhân viên chỉ nên chấm công tại máy sinh trắc học.

1. Nhấp Organization (Tổ chức) → Employee List (Danh sách nhân viên).
2. Nhấp menu ⋯ ở hàng của nhân viên.
3. Nhấp Disable Mobile Punch (Tắt chấm công bằng điện thoại) (hoặc Enable Mobile Punch – Bật chấm công bằng điện thoại, để bật lại).

Khi tính năng này tắt, ứng dụng sẽ báo cho nhân viên "Mobile punching disabled" (Đã tắt chấm công bằng điện thoại) và yêu cầu họ dùng máy chấm công được gán. Để đặt hoặc đặt lại mật khẩu cho nhân viên, dùng Update Password (Cập nhật mật khẩu) trong cùng menu.

Dành cho admin: xem lượt chấm công đến từ đâu

Mọi lượt chấm công bằng điện thoại đều xuất hiện trong Recent Punches (Lượt chấm công gần đây) và trên bản đồ ở bảng điều khiển. Để xem danh sách đầy đủ:

1. Nhấp Time & Leave (Thời gian & Nghỉ phép) → Attendance Process (Xử lý chấm công).
2. Nhấp GPS punches (Lượt chấm công GPS). Chỉ những lượt chấm công từ ứng dụng được hiển thị, mỗi lượt được đánh dấu GPS.
3. Nhấp biểu tượng con mắt trên một hàng để xem vị trí chấm công vào và ra trên bản đồ cùng ảnh chấm công. Nhấp Map view (Xem bản đồ) để xem tất cả lượt chấm công bằng điện thoại hôm nay trên một bản đồ.