Có ba cách để thêm nhân viên: thêm từng người bằng biểu mẫu Add Employee (Thêm nhân viên), thêm nhiều người cùng lúc từ tệp Excel, hoặc gửi lời mời để họ tự điền thông tin của mình.

Mở danh sách nhân viên

Nhấp Organization (Tổ chức) → Employee List (Danh sách nhân viên). Employee Directory (Danh bạ nhân viên) hiển thị mọi người cùng mã, phòng ban, thông tin liên hệ và trạng thái. Dùng Add Employee (Thêm nhân viên), hoặc mũi tên bên cạnh (More ways to add – Các cách thêm khác) cho hai cách còn lại.

Thêm một nhân viên

Biểu mẫu Add employee (Thêm nhân viên) có bốn bước. Các trường có dấu sao là bắt buộc; bạn có thể điền các trường còn lại sau.

Bước 1: Personal Info (Thông tin cá nhân)

Nhập First Name (Tên), Last Name (Họ) và Work Email (Email công việc).
Nhập Contact Number (Số điện thoại liên hệ) kèm mã quốc gia. Số này không thể thay đổi sau khi đã thêm nhân viên.
Đặt Password (Mật khẩu) ban đầu. Nhân viên có thể đổi mật khẩu sau khi đăng nhập.
Chọn Gender (Giới tính), rồi nhấp Next (Tiếp).

Bước 2: Employment (Công việc)

Để trống Employee Code / ID (Mã nhân viên) để tạo mã theo định dạng của công ty. Xem Thiết lập công ty.
Kiểm tra Joining Date (Ngày vào làm), rồi chọn Branch (Chi nhánh), Department (Phòng ban) và Designation (Chức danh).
Chọn System Role (Vai trò hệ thống). Hầu hết nhân viên có vai trò Employee (Nhân viên); họ chỉ thấy dữ liệu của riêng mình.
Office Time Policy (Chính sách giờ làm việc) dùng chính sách mặc định của bạn, trừ khi bạn chọn chính sách khác.
Reporting Manager (Quản lý trực tiếp), EPF number (Số EPF) và ESI number (Số ESI) là không bắt buộc. Nhấp Next (Tiếp).

Bước 3: Bank & education (Ngân hàng & học vấn)

Thông tin ngân hàng được dùng để chi trả lương. Cả hai phần đều không bắt buộc. Nhấp Next (Tiếp).

Bước 4: Attendance & devices (Chấm công & thiết bị)

Cài đặt	Chức năng
Disable Attendance Tracking (Tắt theo dõi chấm công)	Loại nhân viên này khỏi chấm công và báo cáo.
Enforce geo-fencing (Bắt buộc hàng rào địa lý)	Lượt chấm công chỉ được tính khi ở trong hàng rào địa lý của chi nhánh họ.
Require Attendance Approval (Yêu cầu duyệt chấm công)	Quản lý duyệt chấm công trước khi dữ liệu được chuyển sang bảng lương.
Devices (Thiết bị)	Các thiết bị sinh trắc học mà nhân viên này có thể chấm công.

Nhấp Add employee (Thêm nhân viên). Nhân viên mới xuất hiện trong danh sách với mã riêng.

Nhập nhân viên từ Excel

Nhấp mũi tên bên cạnh Add Employee (Thêm nhân viên) và chọn Import from Excel (Nhập từ Excel).
Trong Get the template (Tải mẫu), nhấp Excel template (Mẫu Excel) (hoặc CSV template – Mẫu CSV). Mẫu có đủ các cột và ba hàng ví dụ.
Thay các hàng ví dụ bằng nhân viên của bạn, mỗi người một hàng. Giữ nguyên hàng tiêu đề.
Trong Upload your file (Tải tệp lên), kéo thả tệp vào hoặc nhấp browse (duyệt). Tệp Excel hoặc CSV, tối đa 2 MB.
Nhấp Import employees (Nhập nhân viên).

Những hàng không có mã nhân viên sẽ được cấp mã theo định dạng của bạn. Nếu một số hàng bị lỗi, Staff Khata liệt kê chúng trong Rows that need fixing (Các hàng cần sửa). Hãy sửa chúng trong tệp đã tải về và nhập lại tệp đó.

Mẹo: Mẫu không có cột mật khẩu. Hãy thêm một cột tên password để đặt mật khẩu ban đầu cho từng nhân viên. Nếu không có cột này, hệ thống sẽ đặt một mật khẩu mặc định chuẩn, vì vậy hãy yêu cầu nhân viên đổi mật khẩu sau khi đăng nhập.

Mời nhân viên tự điền thông tin

Nhân viên tự thêm ngày sinh, địa chỉ, người liên hệ khẩn cấp và thông tin ngân hàng của mình.

Nhấp mũi tên bên cạnh Add Employee (Thêm nhân viên) và chọn Invite Employee (Mời nhân viên).
Điền First Name (Tên), Last Name (Họ), Email và Phone Number (Số điện thoại).
Chọn Department (Phòng ban), Designation (Chức danh), Role (Vai trò), Branch (Chi nhánh) và Joining Date (Ngày vào làm). Reporting Manager (Quản lý trực tiếp) là không bắt buộc.
Nhấp Send Invite (Gửi lời mời).

Nhân viên nhận được đường liên kết qua email và WhatsApp. Họ mở liên kết, xác minh bằng mã dùng một lần, điền thông tin, đặt mật khẩu và nhấp Complete onboarding (Hoàn tất hồ sơ). Liên kết có hiệu lực trong 7 ngày.

Quản lý một nhân viên

Mở menu của hàng (⋯) ở bất kỳ nhân viên nào để:

Edit Employee (Sửa nhân viên): thay đổi thông tin của họ.
Assign / View Salary (Gán / Xem lương): đặt cơ cấu lương cho họ. Xem Tính lương và tiền lương.
Biometric enrollment (Đăng ký sinh trắc học): đăng ký vân tay hoặc thẻ của họ trên thiết bị sinh trắc học Realtime. Xem Thiết bị sinh trắc học.
Update Password (Cập nhật mật khẩu): đặt mật khẩu mới cho họ.
Disable Mobile Punch (Tắt chấm công bằng điện thoại) / Enable Mobile Punch (Bật chấm công bằng điện thoại): kiểm soát việc họ có thể chấm công từ ứng dụng di động Staff Khata bằng ảnh selfie và vị trí hay không. Chấm công bằng điện thoại được bật sẵn cho nhân viên mới; hãy tắt cho những nhân viên chỉ nên chấm công trên thiết bị sinh trắc học.

Dùng công tắc Status (Trạng thái) trong danh sách để chuyển một nhân viên sang trạng thái ngừng hoạt động. Nhân viên ngừng hoạt động không thể đăng nhập và bị ẩn khỏi chấm công.

Cần gói phù hợp: Đăng nhập cho nhân viên trên web và ứng dụng di động, bao gồm chấm công bằng điện thoại và tự hoàn tất hồ sơ, có thể cần gói cao hơn. Mỗi công ty mới đều có 15 ngày dùng thử với mọi tính năng được mở khóa. Xem Billing & Plan (Thanh toán & Gói) để biết các gói hiện tại.

Tiếp theo, hãy thiết lập ca làm việc, lịch phân ca và làm thêm giờ.

Vẫn gặp khó khăn? Hãy tạo yêu cầu hỗ trợ từ Help & Support trong ứng dụng, hoặc liên hệ với chúng tôi tại staffkhata.com/contact.

Thêm và quản lý nhân viên