Pro HRMS (tiện ích bổ sung)

Pro HRMS bổ sung các công cụ nhân sự bạn cần ngoài chấm công: bảng tin công ty, cơ cấu báo cáo, giới thiệu ứng viên, theo dõi tài sản, chính sách và bộ phận hỗ trợ. Tiện ích này cũng thêm vai trò Manager, để trưởng nhóm có thể tự quản lý nhân viên của mình.

Tìm menu Pro HRMS

Khi tiện ích bổ sung được kích hoạt, menu Pro HRMS xuất hiện trên thanh trên cùng cho admin và quản lý, và trong bảng điều khiển của nhân viên. Mọi mục dưới đây đều nằm trong menu đó.

Bảng tin tổ chức

Một bảng tin chung cho thông báo, lời chào đón và chúc mừng.

1. Nhấp Pro HRMS → Organization Feed (Bảng tin tổ chức).
2. Nhập nội dung vào ô đăng bài. Nhấp Photo / Video (Ảnh / Video) để đính kèm nội dung đa phương tiện.
3. Chọn ai được xem: Everyone (Mọi người) hoặc Specific Department (Phòng ban cụ thể).
4. Nhấp Post (Đăng).

Nhân viên có thể thích, bình luận và lưu bài đăng. Thẻ Celebrations (Chúc mừng) hiển thị sinh nhật và ngày kỷ niệm làm việc hôm nay và sắp tới.

Sơ đồ tổ chức

Org Tree (Sơ đồ tổ chức) cho thấy ai báo cáo cho ai.

1. Nhấp Pro HRMS → Org Tree (Sơ đồ tổ chức).
2. Nhấp Create First Position (Tạo vị trí đầu tiên) (về sau là Create Root Position – Tạo vị trí gốc).
3. Chọn nhân viên trong Link to Employee (Liên kết với nhân viên), rồi điền Position Name (Tên vị trí), Department (Phòng ban) và Designation (Chức danh). Responsibilities (Trách nhiệm) và ảnh là không bắt buộc.
4. Nhấp Create Position (Tạo vị trí). Dùng Add Direct Report (Thêm cấp dưới trực tiếp) trên một vị trí để mở rộng sơ đồ xuống dưới.

Một vị trí có thể để trống cho đến khi bạn tuyển người. Nhân viên xem sơ đồ trong My Org Tree (Sơ đồ tổ chức của tôi).

Giới thiệu ứng viên

1. Nhấp Pro HRMS → Job Referrals (Giới thiệu ứng viên) → Add Job Opening (Thêm vị trí tuyển dụng).
2. Nhập Job Title (Chức danh công việc), Description (Mô tả), Location (Địa điểm) và Department (Phòng ban), rồi lưu lại.

Nhân viên thấy các vị trí đang tuyển trên trang Job Referrals của họ và nhấp Refer Now (Giới thiệu ngay) để giới thiệu người quen. Bạn xem xét ứng viên trong View Referrals (Xem danh sách giới thiệu) và chuyển từng người sang Pending (Đang chờ), Hired (Đã tuyển) hoặc Rejected (Đã từ chối).

Báo cáo công việc hằng ngày

Nhân viên nhấp Submit Today's Work Update (Gửi báo cáo công việc hôm nay) và mô tả những việc đã làm. Admin và quản lý xem báo cáo của mọi người trong Pro HRMS → Daily Work Updates (Báo cáo công việc hằng ngày), lọc theo ngày hoặc nhân viên, và có thể Export (Xuất) chúng.

Tài sản

Theo dõi máy tính xách tay, điện thoại và các tài sản khác của công ty.

1. Nhấp Pro HRMS → Assets (Tài sản) → Add Asset (Thêm tài sản).
2. Chọn một loại (ví dụ Laptop – Máy tính xách tay), nhập Asset Name (Tên tài sản) và Serial Number (Số sê-ri), rồi lưu lại.
3. Trong danh sách Inventory (Kho), nhấp Assign (Giao) trên tài sản, chọn nhân viên trong Select Employee (Chọn nhân viên), và nhấp Assign Asset (Giao tài sản).

Mỗi tài sản có Assignment History (Lịch sử giao nhận). Nhân viên xem những tài sản mình đang giữ trong My Assets (Tài sản của tôi).

Tài liệu chính sách

Nhấp Pro HRMS → Policy Documents (Tài liệu chính sách) → Upload Document (Tải tài liệu lên). Nhập Policy Name (Tên chính sách) và Policy Category (Danh mục chính sách), rồi chọn tệp (PDF, Word, Excel, PowerPoint hoặc hình ảnh, tối đa 2 MB). Nhân viên mở chính sách và nhấp Acknowledge (Xác nhận đã đọc), và bạn có thể xem ai đã xác nhận.

Hỗ trợ nhân sự

Một bộ phận hỗ trợ cho các câu hỏi về chấm công, nghỉ phép, tính lương và các vấn đề nhân sự khác. Nhân viên nhấp Raise Ticket (Tạo yêu cầu hỗ trợ), thêm tiêu đề, mô tả và tối đa 5 tệp. HR và admin xem mọi yêu cầu trong Pro HRMS → HR Support (Hỗ trợ nhân sự) và chuyển chúng qua các trạng thái Open (Mở), In Progress (Đang xử lý), Resolved (Đã giải quyết) và Closed (Đã đóng) bằng Update Status (Cập nhật trạng thái).

Đặt một người làm quản lý

1. Nhấp Organization (Tổ chức) → Employee List (Danh sách nhân viên) và sửa thông tin nhân viên.
2. Mở bước Employment (Công việc) và đặt System Role (Vai trò hệ thống) là Manager (Quản lý).
3. Nhấp Save Changes (Lưu thay đổi).

Nhóm của một quản lý gồm mọi người có Reporting Manager (Quản lý trực tiếp) là người đó. Hãy đặt mục này ở bước Employment của từng thành viên trong nhóm.

Bảng điều khiển của quản lý

Khi quản lý đăng nhập, họ sẽ vào Manager Dashboard (Bảng điều khiển của quản lý). Menu gồm:

Duyệt đơn xin nghỉ

1. Nhấp Team Leaves (Nghỉ phép của nhóm).
2. Nhấp biểu tượng con mắt trên một đơn để mở Leave Request Details (Chi tiết đơn xin nghỉ).
3. Nhấp Approve (Duyệt), hoặc Reject (Từ chối) kèm lý do.

Một đơn nghỉ cần cả quản lý và HR duyệt. Sau khi quản lý duyệt, đơn hiển thị "Approval Pending from HR" (Đang chờ HR duyệt) cho đến khi HR duyệt lần cuối. Nếu một trong hai bên từ chối, đơn nghỉ sẽ bị từ chối.