Kết nối máy chấm công sinh trắc học Realtime

Nhân viên chấm công tại cửa có thể dùng máy sinh trắc học Realtime. Khi máy đã được kết nối, mọi lượt chấm công bằng vân tay hoặc thẻ sẽ đến Staff Khata chỉ trong vài giây.

Trỏ máy về Staff Khata

Máy gửi dữ liệu chấm công qua internet, vì vậy trước tiên máy cần biết địa chỉ máy chủ của bạn.

1. Nhấp Device Setup (Thiết lập thiết bị) → Manage Devices (Quản lý thiết bị).
2. Nhấp How to connect (Cách kết nối). Hộp thông tin liệt kê các bước và địa chỉ máy chủ.
3. Kết nối máy với internet (LAN hoặc Wi-Fi) và bật nguồn.
4. Trên máy, mở Menu → Comm. (Truyền thông) (hoặc Cloud Service – Dịch vụ đám mây). Bạn có thể cần mã PIN quản trị.
5. Nhập địa chỉ máy chủ theo loại máy của bạn, lưu lại và khởi động lại máy:

Thêm máy bằng số sê-ri

1. Tại Manage Devices (Quản lý thiết bị), nhấp Add device (Thêm thiết bị).
2. Nhập Serial Number (Số sê-ri) từ nhãn dán trên máy, hoặc từ Menu → System Info (Thông tin hệ thống) trên máy.
3. Nhập Device Name (Tên thiết bị), ví dụ "Main Gate". Để trống để dùng tên do máy báo về.
4. Nhấp Add device (Thêm thiết bị).

Máy xuất hiện trong danh sách. Trạng thái hiển thị Online (Trực tuyến) khi Staff Khata nhận được tín hiệu từ máy trong 5 phút gần nhất, và Offline (Ngoại tuyến) trong trường hợp ngược lại.

Nếu số sê-ri bị từ chối, nghĩa là máy đã được thêm trước đó hoặc chưa kết nối được tới máy chủ. Hãy hoàn tất các bước kết nối và thử lại.

Từ menu ⋯ của một máy, bạn có thể Manage Device (Quản lý thiết bị: người dùng, cài đặt và thao tác từ xa), Edit (Sửa) tên máy, hoặc Delete (Xóa) máy.

Gửi nhân viên vào máy

Máy chỉ cho phép những người đã được lưu trên máy chấm công.

1. Nhấp Device Setup (Thiết lập thiết bị) → Users Synchronization (Đồng bộ người dùng). Nếu bạn có nhiều máy, hãy chọn máy ở phía trên.
2. Mở Send to device (Gửi vào thiết bị). Chọn Missing on this device (Chưa có trên thiết bị này) để liệt kê mọi người chưa có trên máy, hoặc Never synced anywhere (Chưa từng đồng bộ) cho những nhân viên chưa từng được gửi vào bất kỳ máy nào.
3. Nhấp Send to device, rồi xác nhận.

Các thẻ còn lại hữu ích khi bạn bắt đầu với một máy đã có sẵn người dùng. Import from device (Nhập từ thiết bị) đưa người dùng của máy vào Staff Khata, còn Copy to other devices (Sao chép sang thiết bị khác) sao chép họ sang một máy trực tuyến khác.

Để kiểm tra ai có thể chấm công trên một máy, mở Manage Devices (Quản lý thiết bị), nhấp ⋯ → Manage Device và mở thẻ Users (Người dùng). Mỗi người dùng trên máy đều được liên kết với nhân viên tương ứng trong Staff Khata.

Đăng ký vân tay hoặc thẻ

Máy phải đang trực tuyến để thực hiện việc này.

1. Nhấp Organization (Tổ chức) → Employee List (Danh sách nhân viên).
2. Nhấp ⋯ ở hàng của nhân viên và chọn Biometric enrollment (Đăng ký sinh trắc học).
3. Chọn Biometric Device (Thiết bị sinh trắc học). Trong Step 1 (Bước 1), nhân viên được đăng ký trên máy với một Machine User ID (Mã người dùng trên máy). Nếu họ chưa có trên máy, nhấp Sync Employee to Device (Đồng bộ nhân viên vào thiết bị).
4. Trong Step 2 (Bước 2), chọn Fingerprint (Vân tay) hoặc RFID Card (Thẻ RFID).
5. Nhấp Start Live Fingerprint Scan (Bắt đầu quét vân tay trực tiếp), rồi yêu cầu nhân viên đặt cùng một ngón tay lên máy ba lần (hoặc quẹt thẻ của họ).

Khi máy xác nhận, nhân viên có thể chấm công. Mỗi lượt chấm công sẽ hiện thành thông báo trực tiếp trên bảng điều khiển của bạn.

Tải xuống dữ liệu chấm công lưu trên máy

Nếu máy bị ngoại tuyến một thời gian, máy vẫn giữ lại dữ liệu chấm công. Hãy tải về khi máy trực tuyến trở lại.

1. Nhấp Data Download (Tải dữ liệu) → Download data from Devices (Tải dữ liệu từ thiết bị).
2. Chọn thiết bị trong Device (Thiết bị).
3. Chọn ngày: Today (Hôm nay), Yesterday (Hôm qua), Last 7 days (7 ngày qua), This month (Tháng này), hoặc đặt From (Từ) và To (Đến). Bạn có thể tải tối đa 90 ngày mỗi lần.
4. Giữ Add to attendance automatically (Tự động thêm vào chấm công) ở trạng thái bật, hoặc tắt đi để xem lại dữ liệu chấm công trước.
5. Nhấp Download punches (Tải dữ liệu chấm công).

Nhập tệp nhật ký của máy

Nếu máy không thể kết nối internet, hãy xuất nhật ký chấm công qua USB và nhập vào.

1. Nhấp Data Download (Tải dữ liệu) → Import Biometric Machine Logs (Nhập nhật ký máy sinh trắc học).
2. Trong Select Machine Log File (Chọn tệp nhật ký của máy), chọn tệp (.txt, .csv hoặc .tsv) và nhấp Upload & Preview Logs (Tải lên & xem trước nhật ký).
3. Kiểm tra bản xem trước. Người dùng Mapped (Đã khớp) được ghép với nhân viên; mã người dùng Unmapped (Chưa khớp) chưa được liên kết với ai.
4. Đặt From date (Từ ngày) và To date (Đến ngày) cần tính chấm công.
5. Nhấp Confirm & Import Attendance (Xác nhận & nhập chấm công).