Ca làm việc, lịch phân ca và làm thêm giờ

Ca làm việc quy định giờ làm, thời gian ân hạn và ngày nghỉ hằng tuần của nhân viên. Lịch phân ca cho biết ai làm ca nào vào ngày nào, còn quy định làm thêm giờ quyết định cách trả lương cho giờ làm thêm.

Thiết lập ca làm việc

Không gian làm việc của bạn có sẵn General Shift (Ca hành chính) và Night Shift (Ca đêm). Hãy sửa chúng cho khớp với giờ làm của bạn, hoặc nhấp Add shift (Thêm ca) để tạo ca mới.

1. Nhấp Organization (Tổ chức) → Shift Details (Chi tiết ca).
2. Mở menu của hàng (⋯) của một ca và nhấp Edit (Sửa).
3. Kiểm tra Shift name (Tên ca) và thêm Code (Mã) ngắn (ví dụ GS).
4. Đặt Starts (Bắt đầu) và Ends (Kết thúc). Ca đêm kết thúc sau nửa đêm được đánh dấu "kết thúc vào ngày hôm sau".
5. Đặt Late punch-in allowed (Cho phép chấm công vào muộn) và Early punch-out allowed (Cho phép chấm công ra sớm) theo phút. Ví dụ, mỗi mục 15 phút.

Thêm ngày nghỉ hằng tuần

1. Trong Weekly off (Ngày nghỉ hằng tuần), nhấp Add off day (Thêm ngày nghỉ).
2. Chọn Day (Ngày), Type (Loại: Full day – Cả ngày hoặc Half day – Nửa ngày) và Which weeks (Tuần nào): Every week (Mỗi tuần), hoặc tuần thứ 1, 2, 3, 4 hoặc tuần cuối của tháng.
3. Lặp lại cho mỗi ngày nghỉ. Ví dụ, Chủ nhật mỗi tuần cộng thêm thứ Bảy của tuần thứ 2 và thứ 4 sẽ cho nhân viên nghỉ hai ngày thứ Bảy mỗi tháng.
4. Nhấp Save Changes (Lưu thay đổi).

Đặt làm ca mặc định

Mở menu của hàng của ca và nhấp Make default (Đặt làm mặc định). Từ đó, mọi nhân viên mới đều bắt đầu với ca này. Danh sách hiển thị ca mặc định với huy hiệu Default (Mặc định), giờ làm, thời gian ân hạn và ngày nghỉ hằng tuần.

Gán ca bằng lịch phân ca

Shift Roster (Lịch phân ca) là lịch cho biết ai làm ca nào, theo từng ngày.

1. Nhấp Time & Leave (Thời gian & Nghỉ phép) → Shift Roster (Lịch phân ca). Chuyển giữa các chế độ xem Calendar (Lịch), Week (Tuần) và Month table (Bảng tháng), và lọc theo nhân viên, phòng ban hoặc ca.
2. Nhấp Assign Shift (Gán ca).
3. Trong Who (Ai), chọn từng người trong Employees (Nhân viên), hoặc chọn Departments (Phòng ban) để lấy cả một nhóm.
4. Chọn Shift (Ca).
5. Trong When (Khi nào), chọn One day (Một ngày), Date range (Khoảng ngày) hoặc Pick dates (Chọn ngày), rồi đặt ngày.
6. Nhấp Assign Shifts (Gán ca).

Ca bạn gán sẽ áp dụng từ ngày đó trở đi, cho đến khi bạn gán một ca khác. Time & Leave → Shift Assignment (Phân công ca) mở trực tiếp cùng bảng này.

Lên kế hoạch trước bằng công cụ lập lịch ca

Công cụ lập lịch nhanh hơn khi cần xếp ca cho cả tuần hoặc cả tháng cho nhiều người cùng lúc.

1. Nhấp Time & Leave (Thời gian & Nghỉ phép) → Shift Planner (Lập lịch ca).
2. Chọn Departments (Phòng ban) hoặc Employees (Nhân viên), rồi chọn ngày From (Từ) và To (Đến), hoặc nhấp This week (Tuần này), Next week (Tuần sau), This month (Tháng này) hoặc Next month (Tháng sau).
3. Nhấp một ca trong Pick a shift, then click days (Chọn ca, rồi nhấp vào các ngày).
4. Nhấp từng ngày, hoặc nhấp Fill range (skip weekly offs) (Điền khoảng ngày, bỏ qua ngày nghỉ hằng tuần) để điền tất cả ngày làm việc cùng lúc. Fill every day (Điền mọi ngày) bao gồm cả ngày nghỉ hằng tuần.
5. Nhấp Save (Lưu) trên thanh ở phía dưới.

Quay lại lịch phân ca, mỗi ngày đã lên kế hoạch giờ đều hiển thị ca của nó.

Đặt quy định làm thêm giờ

Quy định làm thêm giờ quyết định cách trả lương cho giờ làm thêm trong bảng lương. Trước tiên, hãy bật Enable Overtime Tracking (Theo dõi làm thêm giờ); xem Quy định chấm công.

1. Nhấp Organization (Tổ chức) → Over Time (Làm thêm giờ), rồi nhấp Add Rule (Thêm quy định).
2. Nhập Rule name (Tên quy định), ví dụ "Weekday overtime".
3. Trong Applies to (Áp dụng cho), chọn All employees (Tất cả nhân viên) hoặc Some departments (Một số phòng ban).
4. Trong Pay as (Trả theo), chọn cách trả cho mỗi giờ làm thêm và nhập mức:
   • Multiple of pay (Bội số lương): ví dụ 1.5 × lương theo giờ.
   • Percent of pay (Phần trăm lương): ví dụ 150% lương theo giờ.
   • Fixed amount (Số tiền cố định): cùng một số tiền mỗi giờ cho mọi người.
5. Đặt Minimum overtime (h) (Số giờ làm thêm tối thiểu) và Maximum overtime (h) (Số giờ làm thêm tối đa). Chỉ giờ làm thêm trong khoảng này mới được tính, ví dụ từ 1 đến 4 giờ.
6. Đặt Effective from (Hiệu lực từ), rồi nhấp Add Rule (Thêm quy định).

Tiếp theo, hãy xem cách nhân viên chấm công trên ứng dụng di động.