Trước khi thêm nhân viên, hãy cung cấp cho Staff Khata thông tin về công ty của bạn. Hồ sơ, định dạng mã nhân viên, chi nhánh và phòng ban được dùng trên mọi báo cáo, phiếu lương và lượt chấm công.

Điền hồ sơ công ty

Logo, tên và mã số thuế của bạn được in trên báo cáo và phiếu lương, vì vậy hãy thiết lập chúng trước.

Nhấp Organization (Tổ chức) → Company (Công ty). Trang Company Settings (Cài đặt công ty) mở ở thẻ Company Profile (Hồ sơ công ty).
Ở phía trên, Organization Info (Thông tin tổ chức) hiển thị Corporate ID (Mã doanh nghiệp) và Workspace URL (URL không gian làm việc). Bạn không thể thay đổi các mục này.
Trong Company Logo (Logo công ty), nhấp Upload Logo (Tải logo lên) và chọn một tệp PNG, JPG hoặc GIF hình vuông dưới 2 MB (kích thước 200 × 200 px là phù hợp).
Kiểm tra Company Name (Tên công ty), rồi nhập Official Tax / Registration No. (Mã số thuế / Số đăng ký chính thức), chẳng hạn như số GST của bạn.
Thêm Company Website (Trang web công ty). Bắt đầu bằng https://.
Cuộn xuống Company Address (Địa chỉ công ty). Nhập đường, thành phố, bang và mã bưu chính vào đúng ô riêng của chúng để thông tin được in chính xác trên tài liệu.
Nhấp Save Changes (Lưu thay đổi).

Lưu ý: Corporate Email (Email doanh nghiệp) là email đăng nhập quản trị của bạn và không thể thay đổi tại đây.

Chọn định dạng mã nhân viên

Staff Khata tự động cấp mã cho mỗi nhân viên mới. Hãy chọn định dạng ngắn gọn và dễ đọc.

Trong Company Settings (Cài đặt công ty), mở thẻ Employee codes (Mã nhân viên).
Đặt các trường bên dưới. Ô Live Generated Code Preview (Xem trước mã được tạo) cập nhật ngay khi bạn nhập.
Nhấp Save Changes (Lưu thay đổi).

Cài đặt	Chức năng
Prefix (Tiền tố)	Các chữ cái ở đầu mã, như `ST` hoặc `EMP`.
Separator / Delimiter (Ký tự phân cách)	Gạch ngang, gạch chéo, gạch dưới, dấu chấm hoặc không có.
Include Year (Thêm năm)	Thêm năm (`2026` hoặc `26`), hoặc None (Không).
Number of Digits (Số chữ số)	Số chữ số của phần số, từ 2 đến 6.
Starting / Next Number (Số bắt đầu / Số tiếp theo)	Số mà nhân viên mới tiếp theo sẽ nhận.

Mẹo: Mã chỉ được tạo cho nhân viên mới. Mã của nhân viên hiện có vẫn giữ nguyên.

Kiểm tra bản địa hóa

Mở thẻ Localization (Bản địa hóa). Currency Standard (Đơn vị tiền tệ), Timezone (Múi giờ), Date Display Format (Định dạng ngày) và Interface Language (Ngôn ngữ giao diện) được đặt theo Ấn Độ khi bạn đăng ký. Chỉ thay đổi nếu doanh nghiệp của bạn hoạt động khác, rồi nhấp Save Changes (Lưu thay đổi).

Thẻ Payroll & Tax

Thẻ Payroll & Tax (Lương & Thuế) chứa chu kỳ lương (ngày bắt đầu và ngày kết thúc), các cài đặt PF, ESI và trợ cấp thôi việc, cùng năm tài chính của bạn. Các mục này được giải thích trong Tính lương và tiền lương.

Thêm chi nhánh

Chi nhánh là các địa điểm văn phòng hoặc nhà máy của bạn. Mỗi chi nhánh có thể có hàng rào địa lý riêng, để nhân viên chỉ có thể chấm công khi ở gần nơi làm việc.

Nhấp Organization (Tổ chức) → Branch (Chi nhánh). Không gian làm việc của bạn đã có sẵn một Main Branch (Chi nhánh chính).
Mở menu của hàng (⋯) và nhấp Edit (Sửa).
Nhập Branch name (Tên chi nhánh) rõ ràng, một Code (Mã) ngắn (ví dụ NOI-HQ) và Address (Địa chỉ).
Bật Primary branch (Chi nhánh chính) nếu nhân viên mới nên được thêm vào đây theo mặc định.
Bật Geo-fencing (Hàng rào địa lý). Sau đó đặt vị trí: nhấp Locate me (Xác định vị trí của tôi), nhập Latitude (Vĩ độ) và Longitude (Kinh độ), hoặc nhấp vào bản đồ để thả ghim.
Nhập Radius (m) (Bán kính, mét): khoảng cách tối đa từ ghim mà nhân viên vẫn có thể chấm công.
Nhấp Save Changes (Lưu thay đổi).

Để thêm địa điểm khác, nhấp Add branch (Thêm chi nhánh), điền các trường tương tự và nhấp Add branch.

Mẹo: Hãy dùng bán kính ít nhất 50 mét. GPS trên điện thoại kém chính xác hơn khi ở trong nhà, và bán kính quá nhỏ có thể khiến nhân viên không chấm công được ngay tại bàn làm việc của mình.

Tất cả chi nhánh xuất hiện trong danh sách cùng bán kính hàng rào địa lý. Dùng bộ chọn chi nhánh trên thanh trên cùng (All Branches – Tất cả chi nhánh) để xem từng chi nhánh hoặc tất cả cùng lúc.

Hàng rào địa lý cũng phải được bật cho toàn công ty. Xem Quy định chấm công và chính sách giờ làm việc.

Thêm phòng ban và chức danh

Phòng ban là các nhóm làm việc của bạn. Chức danh là các vị trí công việc trong từng nhóm, và được hiển thị trên phiếu lương và hồ sơ.

Nhấp Organization (Tổ chức) → Department (Phòng ban). Hai phòng ban đã được tạo sẵn cho bạn.
Để thêm chức danh cho một phòng ban, mở menu của hàng (⋯) và nhấp Edit (Sửa). Trong Designations (Chức danh), nhập một chức danh, nhấp Add designation (Thêm chức danh) để thêm chức danh tiếp theo, rồi nhấp Save Changes (Lưu thay đổi).
Để tạo nhóm mới, nhấp Add department (Thêm phòng ban), nhập Department name (Tên phòng ban), thêm các chức danh và lưu lại.
Chuyển bảng từ Departments (Phòng ban) sang Designations (Chức danh) để xem mọi chức danh trong công ty và phòng ban mà chúng thuộc về.

Tiếp theo, hãy đặt quy định chấm công và chính sách giờ làm việc.

Vẫn gặp khó khăn? Hãy tạo yêu cầu hỗ trợ từ Help & Support trong ứng dụng, hoặc liên hệ với chúng tôi tại staffkhata.com/contact.

Thiết lập công ty, chi nhánh và phòng ban