Staff Khata tính từng khoản lương dựa trên chấm công, nghỉ phép, ngày lễ và đánh dấu đi muộn, nên bạn không cần dùng bảng tính. Chỉ cần thiết lập một lần, sau đó chạy bảng lương mỗi tháng chỉ với vài cú nhấp chuột.

Cần gói phù hợp: Tính lương cần một gói trả phí có bao gồm bảng lương. Nếu menu Payroll (Bảng lương) bị khóa, hãy xem Billing & Plan (Thanh toán & Gói) để biết các gói hiện tại.

Đặt chu kỳ lương và các khoản khấu trừ bắt buộc

Các cài đặt này áp dụng cho mọi lần chạy bảng lương.

Nhấp Organization (Tổ chức) → Company (Công ty), rồi mở thẻ Payroll & Tax (Lương & Thuế).
Trong Salary Cycle Period (Chu kỳ lương), đặt Period Start Day (Ngày bắt đầu kỳ) và Period End Day (Ngày kết thúc kỳ). Nhập 0 làm ngày kết thúc để chọn "ngày cuối cùng của tháng".
Trong Statutory Deductions & Contributions (Khấu trừ & đóng góp bắt buộc), bật những mục áp dụng cho bạn.
Nhấp Save Changes (Lưu thay đổi).

Cài đặt	Chức năng
ESI (Employee State Insurance) (Bảo hiểm nhà nước cho người lao động)	Thêm khoản đóng ESI cho các mức lương đủ điều kiện. Đặt tỷ lệ trong ESI Contribution % (Tỷ lệ đóng ESI).
PF (Provident Fund) (Quỹ dự phòng)	Thêm khoản khấu trừ EPF và phần đóng góp tương ứng của người sử dụng lao động. Đặt tỷ lệ trong PF Contribution % (Tỷ lệ đóng PF), thường là 12.
Gratuity Liability (Nghĩa vụ trợ cấp thôi việc)	Theo dõi khoản dự phòng trợ cấp thôi việc hằng năm.
Financial Year Start / End (Bắt đầu / Kết thúc năm tài chính)	Năm dùng cho báo cáo tài chính.

Gán cơ cấu lương

Mỗi nhân viên cần có cơ cấu lương trước khi có thể chạy bảng lương.

Nhấp Payroll (Bảng lương) → Salary Management (Quản lý lương). Mọi nhân viên được liệt kê cùng chu kỳ lương, các khoản thu nhập, khấu trừ, lương thực nhận và CTC hằng năm.
Nhấp biểu tượng sửa trên hàng của nhân viên, hoặc nhấp Assign Salary Structure (Gán cơ cấu lương) cho người mới.
Chọn Payroll Cycle (Chu kỳ lương: Monthly Cycle – Theo tháng hoặc Weekly Cycle – Theo tuần) và Salary Type (Loại lương: Fixed – Cố định, Variable – Biến đổi hoặc Commission Based – Theo hoa hồng).
Điền Earnings (Thu nhập): lương cơ bản (Basic Salary), phụ cấp nhà ở (HRA), phụ cấp đi lại (Conveyance), phụ cấp y tế (Medical Allowance) và phụ cấp khác (Other Allowance).
Điền Deductions (Khấu trừ), như PF, ESI và thuế nghề nghiệp (Professional Tax). ESI có thể được hiển thị gộp hoặc tách riêng.
Đánh dấu Show CTC in Payslip (Hiển thị CTC trên phiếu lương) nếu nhân viên nên thấy tổng chi phí hằng năm mà công ty chi cho họ.
Nhấp Save Salary Structure (Lưu cơ cấu lương) (hoặc Update Salary Structure – Cập nhật cơ cấu lương).

Khi bạn nhập, phần tổng ở phía dưới hiển thị Total Earnings (Tổng thu nhập), Total Deductions (Tổng khấu trừ), Net Take-Home (Thực nhận) và Annual CTC (CTC hằng năm).

Mẹo: Bạn cũng có thể mở biểu mẫu này từ Organization → Employee List: mở menu hàng của một nhân viên và nhấp Assign / View Salary (Gán / Xem lương).

Chạy bảng lương tháng

Nhấp Payroll (Bảng lương) → Run Payroll (Chạy bảng lương).
Chọn tháng và năm ở phía trên bảng.
Nhấp Bulk Generate (Tạo hàng loạt), chọn Department (Phòng ban), kiểm tra tháng và năm, rồi nhấp Generate Bulk Payroll (Tạo bảng lương hàng loạt). Lặp lại cho từng phòng ban.

Để trả lương cho một người duy nhất, nhấp Add Payroll (Thêm bảng lương) và chọn nhân viên.

Nhấp More Columns (Thêm cột) để xem số ngày làm việc, số ngày nghỉ không lương (LOP), ngày nghỉ hằng tuần, ngày lễ và ngày nghỉ phép có lương đằng sau mỗi khoản lương.

Điều chỉnh và quyết toán

Để thay đổi một con số, hãy sửa hàng bảng lương của nhân viên. Trong Edit Monthly Payroll (Sửa bảng lương tháng), nhấp Save Draft (Lưu nháp) để giữ ở trạng thái mở, hoặc Settle & Save (Quyết toán & Lưu) khi đã trả lương.
Để đánh dấu nhiều khoản lương là đã trả, hãy đánh dấu các hàng và nhấp Settle Selected (Quyết toán mục đã chọn).
Dùng Export (Xuất) để tải dữ liệu tháng dưới dạng Excel hoặc PDF.

Xem và tải phiếu lương

Nhấp Payslip (Phiếu lương) trên hàng của nhân viên. Phiếu lương hiển thị logo của bạn, tóm tắt chấm công, các khoản thu nhập, khấu trừ, các khoản hoàn ứng nếu có, và số tiền thực nhận bằng chữ. Phiếu cũng cho thấy chính sách giờ làm việc đã được áp dụng ra sao: đánh dấu đi muộn, về sớm và các khoản khấu trừ theo chính sách.

Nhấp Download PDF (Tải PDF) để lưu, hoặc Print (In). Dùng Show Annual CTC (Hiện CTC hằng năm) / Hide Annual CTC (Ẩn CTC hằng năm) để chọn có hiển thị CTC hay không.

Nhân viên có tài khoản đăng nhập có thể xem phiếu lương của mình trong My Payslips (Phiếu lương của tôi). Xem Cổng tự phục vụ cho nhân viên.

Tạm ứng và hoàn ứng

Ghi nhận khoản tạm ứng lương

Nhấp Payroll (Bảng lương) → Add Advance (Thêm tạm ứng).
Chọn Employee (Nhân viên), nhập Amount (Số tiền) và Reason / Description (Lý do / Mô tả), rồi chọn Month (Tháng) và Year (Năm).
Nhấp Save Advance (Lưu tạm ứng).

Ghi nhận khoản hoàn ứng

Nhấp Payroll (Bảng lương) → Add Reimbursement (Thêm hoàn ứng).
Chọn nhân viên, nhập số tiền, lý do, tháng và năm.
Đính kèm hóa đơn trong Supporting Document / Bill (Chứng từ / Hóa đơn) (PDF, JPG, PNG hoặc DOC, tối đa 2 MB). Bắt buộc phải có hóa đơn.
Nhấp Submit Claim (Gửi yêu cầu).

Duyệt, quyết toán và in phiếu

Mở Payroll → Advances & Reimbursements (Tạm ứng & Hoàn ứng) để xem mọi khoản tạm ứng và yêu cầu hoàn ứng, bao gồm cả những yêu cầu nhân viên gửi từ ứng dụng di động. Mở một bản ghi để Approve (Duyệt) hoặc Reject (Từ chối), rồi Settle Request (Quyết toán yêu cầu) khi đã chi trả. Nhấp Generate Slip (Tạo phiếu) để tạo phiếu hoàn ứng mà bạn có thể tải xuống dưới dạng PDF.

Weekly Pay Process (Xử lý lương tuần)

Với nhân viên được trả lương theo tuần, hãy đặt Payroll Cycle (Chu kỳ lương) của họ là Weekly Cycle (Theo tuần) trong cơ cấu lương. Chỉ những nhân viên này xuất hiện ở đây.

Nhấp Payroll (Bảng lương) → Weekly Pay Process (Xử lý lương tuần).
Chọn tuần.
Nhấp Generate Weekly (Tạo lương tuần) cho một nhân viên, hoặc Bulk Department (Theo phòng ban) → Run Bulk Process (Chạy xử lý hàng loạt) cho cả một phòng ban.
Mở Weekly Payslip (Phiếu lương tuần) để tải PDF, Print (In) hoặc Send Email (Gửi email) cho nhân viên.
Đánh dấu các hàng đã trả và nhấp Settle Selected (Quyết toán mục đã chọn).

Vẫn gặp khó khăn? Hãy tạo yêu cầu hỗ trợ từ Help & Support trong ứng dụng, hoặc liên hệ với chúng tôi tại staffkhata.com/contact.

Bảng lương, phiếu lương và tạm ứng