Chương này giải thích Staff Khata là gì, bạn cần chuẩn bị gì trước khi đăng ký và ai được xem những gì. Hãy đọc một lần, sau đó làm theo các chương theo thứ tự để thiết lập công ty của bạn.

Staff Khata làm gì

Staff Khata quản lý chấm công, nghỉ phép, tính lương và nhân sự cho toàn bộ đội ngũ của bạn ở cùng một nơi. Nhân viên chấm công từ điện thoại bằng ảnh selfie và vị trí của họ, hoặc tại máy chấm công sinh trắc học Realtime đặt ở cửa. Sau đó Staff Khata áp dụng các quy định văn phòng của bạn, như thời gian ân hạn, nửa ngày công và đánh dấu đi muộn, để bạn thấy ngay ai đang có mặt, ai đến muộn và ai vắng mặt theo thời gian thực. Từ dữ liệu chấm công đó, hệ thống tính số ngày phép còn lại, tiền lương, phiếu lương và hơn ba mươi báo cáo, bao gồm cả các sổ đăng ký theo quy định của nhà nước. Bạn cũng có thể nhận bản tóm tắt hằng ngày qua WhatsApp mà không cần mở ứng dụng.

Bạn cần những gì

Một máy tính có trình duyệt web mới. Hãy dùng phiên bản mới nhất của Chrome, Edge hoặc Safari. Ứng dụng web có tại https://attendance.staffkhata.com. Bạn thiết lập công ty, chạy bảng lương và xem báo cáo tại đây.
Kết nối internet trên máy tính, và trên mọi điện thoại hoặc máy gửi dữ liệu chấm công.
Ứng dụng di động Staff Khata trên Android hoặc iOS, dành cho nhân viên chấm công bằng điện thoại. Họ cần bật định vị và có camera hoạt động để chụp selfie.
Thiết bị sinh trắc học Realtime, nếu bạn muốn nhân viên chấm công bằng máy vân tay hoặc máy quẹt thẻ. Staff Khata chỉ hoạt động với thiết bị sinh trắc học Realtime.
Một email công việc và một số điện thoại di động có thể nhận mã. Bạn dùng cả hai để xác minh tài khoản khi đăng ký.

Bốn vai trò

Mỗi người trong Staff Khata đều có một vai trò. Vai trò quyết định họ thấy những màn hình nào sau khi đăng nhập.

Vai trò	Dành cho ai	Họ thấy gì
Admin (Quản trị viên)	Chủ doanh nghiệp hoặc trưởng văn phòng	Mọi thứ: thiết lập công ty, nhân viên, thiết bị, chấm công, nghỉ phép, tính lương, báo cáo, thanh toán và tích hợp.
HR (Nhân sự)	Người phụ trách nhân sự hoặc kế toán	Các màn hình quản trị giống như Admin, cho công việc hằng ngày về nhân viên, chấm công, nghỉ phép và tính lương. Chỉ Admin mới thấy huy hiệu gói và mục nâng cấp.
Manager (Quản lý)	Trưởng nhóm	My Team (Nhóm của tôi), Team Attendance (Chấm công của nhóm) và Team Leaves (Nghỉ phép của nhóm), để duyệt các yêu cầu của nhóm mình. Cần tiện ích bổ sung Pro HRMS.
Employee (Nhân viên)	Mọi nhân viên	Bảng điều khiển, chấm công, nghỉ phép, phiếu lương và hồ sơ của riêng họ, trên web và trong ứng dụng di động.

Bạn chọn vai trò khi thêm một người trong Add Employee (Thêm nhân viên). Ngoài ra còn có vai trò Branch Admin (Quản trị chi nhánh). Branch Admin làm việc trên các màn hình quản trị nhưng không thể quản lý chi nhánh, và chỉ có thể thêm người có vai trò Employee.

Các gói, dùng thử và tiện ích bổ sung

Mỗi công ty mới bắt đầu với 15 ngày dùng thử, mở khóa mọi tính năng. Khi hết thời gian dùng thử, tài khoản của bạn tự động chuyển sang gói cơ bản. Bạn có thể nâng cấp bất cứ lúc nào.

Các gói khác nhau về số người dùng và số thiết bị sinh trắc học được phép, và về các tính năng đi kèm. Nghỉ phép, ngày lễ, làm thêm giờ, tính lương, đăng nhập cho nhân viên, báo cáo nâng cao và nhiều ca làm việc có thể bị khóa ở các gói thấp hơn.
Tiện ích bổ sung là các mô-đun bạn mua thêm ngoài gói: Pro HRMS (duyệt của quản lý, bảng tin công ty, sơ đồ tổ chức, tài sản và nhiều hơn nữa) và Journey Tracker (theo dõi trực tiếp nhân viên làm việc bên ngoài). Menu của chúng chỉ xuất hiện khi tiện ích bổ sung đã được kích hoạt.

Tính năng bị khóa sẽ hiển thị biểu tượng ổ khóa trong menu. Xem Billing & Plan (Thanh toán & Gói) để biết giá hiện tại và nội dung của từng gói.

Cần gói phù hợp: Nếu một tính năng trong hướng dẫn này hiển thị ổ khóa trên tài khoản của bạn, tính năng đó cần gói cao hơn hoặc một tiện ích bổ sung. Xem Gói, thanh toán và hỗ trợ.

Bố cục của hướng dẫn này

Các chương được sắp xếp theo thứ tự bạn thiết lập hệ thống. Hãy bắt đầu từ trên xuống.

Mẹo: Ảnh chụp màn hình trong hướng dẫn này là của một công ty mẫu hư cấu, Sharma Textiles Pvt Ltd. Màn hình của bạn sẽ hiển thị tên và số liệu của chính công ty bạn.

Vẫn gặp khó khăn? Hãy tạo yêu cầu hỗ trợ từ Help & Support trong ứng dụng, hoặc liên hệ với chúng tôi tại staffkhata.com/contact.

Trước khi bắt đầu

Staff Khata làm gì

Bạn cần những gì

Bốn vai trò

Các gói, dùng thử và tiện ích bổ sung

Bố cục của hướng dẫn này