कर्मचारी थप्नुहोस् र व्यवस्थापन गर्नुहोस्
योजना: सबै योजनाहरू
कर्मचारी थप्ने तीन तरिका छन्: Add Employee (कर्मचारी थप्नुहोस्) फारमबाट एक-एक गरी, Excel फाइलबाट धेरै एकैपटक, वा निम्तो पठाएर ताकि उनीहरू आफ्नो विवरण आफैं भरून्।
कर्मचारी सूची खोल्नुहोस्
Organization (संगठन) → Employee List (कर्मचारी सूची) मा क्लिक गर्नुहोस्। Employee Directory (कर्मचारी निर्देशिका) ले सबैलाई तिनको कोड, विभाग, सम्पर्क विवरण र स्थितिसहित देखाउँछ। अरू दुई तरिकाका लागि Add Employee, वा त्यसको छेउको तीर (More ways to add (थप्ने अरू तरिका)) प्रयोग गर्नुहोस्।
एक कर्मचारी थप्नुहोस्
Add employee फारमका चार चरण छन्। तारा चिन्ह भएका फिल्डहरू अनिवार्य छन्; बाँकी पछि भर्न सकिन्छ।
चरण 1: Personal Info (व्यक्तिगत जानकारी)
- First Name (पहिलो नाम), Last Name (थर) र Work Email (कार्यालयको इमेल) राख्नुहोस्।
- देश कोडसहित Contact Number (सम्पर्क नम्बर) राख्नुहोस्। कर्मचारी थपिएपछि यसलाई बदल्न सकिँदैन।
- पहिलो Password (पासवर्ड) राख्नुहोस्। कर्मचारीले साइन इन गरेपछि यसलाई बदल्न सक्छन्।
- Gender (लिङ्ग) छान्नुहोस्, त्यसपछि Next (अर्को) मा क्लिक गर्नुहोस्।
चरण 2: Employment (रोजगारी)
- आफ्नो कम्पनी ढाँचाबाट कोड बनाउन Employee Code / ID (कर्मचारी कोड / ID) खाली छोड्नुहोस्। कम्पनी सेटअप गर्नुहोस् हेर्नुहोस्।
- Joining Date (रुजु मिति) जाँच्नुहोस्, त्यसपछि Branch (शाखा), Department (विभाग) र Designation (पद) छान्नुहोस्।
- System Role (प्रणाली भूमिका) छान्नुहोस्। धेरैजसो कर्मचारी Employee हुन्छन्; उनीहरूले आफ्नो डेटा मात्र देख्छन्।
- तपाईंले अर्को नछानेसम्म Office Time Policy (कार्यालय समय नीति) ले तपाईंको पूर्वनिर्धारित नीति प्रयोग गर्छ।
- Reporting Manager (रिपोर्टिङ म्यानेजर), EPF number (EPF नम्बर) र ESI number (ESI नम्बर) ऐच्छिक हुन्। Next मा क्लिक गर्नुहोस्।
चरण 3: Bank & education (बैंक र शिक्षा)
बैंक विवरण तलब भुक्तानीका लागि प्रयोग हुन्छ। दुवै खण्ड ऐच्छिक हुन्। Next मा क्लिक गर्नुहोस्।
चरण 4: Attendance & devices (हाजिरी र उपकरण)
| सेटिङ | यसले के गर्छ |
|---|---|
| Disable Attendance Tracking (हाजिरी ट्र्याकिङ बन्द) | यो कर्मचारीलाई हाजिरी र रिपोर्टबाट बाहिर राख्छ। |
| Enforce geo-fencing (जियो-फेन्सिङ लागू) | उनको शाखाको जियो-फेन्सभित्रका पन्च मात्र गनिन्छन्। |
| Require Attendance Approval (हाजिरी स्वीकृति आवश्यक) | हाजिरी तलबमा पुग्नुअघि म्यानेजरले स्वीकृत गर्छन्। |
| Devices (उपकरणहरू) | यो कर्मचारीले पन्च इन गर्न सक्ने बायोमेट्रिक उपकरणहरू। |
Add employee मा क्लिक गर्नुहोस्। नयाँ कर्मचारी आफ्नै कोडसहित सूचीमा देखिन्छन्।
Excel बाट कर्मचारी आयात गर्नुहोस्
- Add Employee (कर्मचारी थप्नुहोस्) को छेउको तीरमा क्लिक गर्नुहोस् र Import from Excel (Excel बाट आयात) छान्नुहोस्।
- Get the template (टेम्प्लेट लिनुहोस्) अन्तर्गत Excel template (वा CSV template) मा क्लिक गर्नुहोस्। यसमा सबै स्तम्भ र तीन उदाहरण पङ्क्ति हुन्छन्।
- उदाहरणहरूको ठाउँमा आफ्ना कर्मचारीहरू राख्नुहोस्, हरेक पङ्क्तिमा एक जना। हेडर पङ्क्ति नहटाउनुहोस्।
- Upload your file (आफ्नो फाइल अपलोड गर्नुहोस्) अन्तर्गत फाइल ड्रप गर्नुहोस् वा browse (ब्राउज) मा क्लिक गर्नुहोस्। Excel वा CSV, 2 MB सम्म।
- Import employees (कर्मचारी आयात गर्नुहोस्) मा क्लिक गर्नुहोस्।
कर्मचारी कोड नभएका पङ्क्तिहरूले तपाईंको कोड ढाँचाबाट कोड पाउँछन्। केही पङ्क्ति असफल भए Staff Khata ले तिनलाई Rows that need fixing (सच्याउनुपर्ने पङ्क्तिहरू) अन्तर्गत देखाउँछ। डाउनलोड गरिएको फाइलमा तिनलाई सच्याउनुहोस् र त्यो फाइल फेरि आयात गर्नुहोस्।
सुझाव: टेम्प्लेटमा पासवर्ड स्तम्भ हुँदैन। हरेक कर्मचारीको पहिलो पासवर्ड राख्न password नामको स्तम्भ थप्नुहोस्। यो नभए एउटा मानक पूर्वनिर्धारित पासवर्ड राखिन्छ, त्यसैले कर्मचारीहरूलाई साइन इन गरेपछि यसलाई बदल्न भन्नुहोस्।
कर्मचारीलाई आफ्नो विवरण आफैं भर्न निम्तो दिनुहोस्
कर्मचारीले आफ्नो जन्म मिति, ठेगाना, आपतकालीन सम्पर्क र बैंक विवरण आफैं थप्छन्।
- Add Employee (कर्मचारी थप्नुहोस्) को छेउको तीरमा क्लिक गर्नुहोस् र Invite Employee (कर्मचारीलाई निम्तो दिनुहोस्) छान्नुहोस्।
- First Name (पहिलो नाम), Last Name (थर), Email (इमेल) र Phone Number (फोन नम्बर) भर्नुहोस्।
- Department (विभाग), Designation (पद), Role (भूमिका), Branch (शाखा) र Joining Date (रुजु मिति) छान्नुहोस्। Reporting Manager (रिपोर्टिङ म्यानेजर) ऐच्छिक हो।
- Send Invite (निम्तो पठाउनुहोस्) मा क्लिक गर्नुहोस्।
कर्मचारीले इमेल र WhatsApp मा एउटा लिङ्क पाउँछन्। उनीहरू त्यो खोल्छन्, एक पटकको कोडले आफूलाई प्रमाणित गर्छन्, आफ्नो विवरण भर्छन्, पासवर्ड राख्छन् र Complete onboarding (अनबोर्डिङ पूरा गर्नुहोस्) मा क्लिक गर्छन्। लिङ्क 7 दिनसम्म चल्छ।
कर्मचारी व्यवस्थापन गर्नुहोस्
कुनै पनि कर्मचारीको पङ्क्ति मेनु (⋯) खोलेर:
- Edit Employee (कर्मचारी सम्पादन): उनको विवरण बदल्नुहोस्।
- Assign / View Salary (तलब तोक्नुहोस् / हेर्नुहोस्): उनको तलब संरचना मिलाउनुहोस्। तलब र पारिश्रमिक हेर्नुहोस्।
- Biometric enrollment (बायोमेट्रिक दर्ता): Realtime बायोमेट्रिक उपकरणमा उनको फिंगरप्रिन्ट वा कार्ड दर्ता गर्नुहोस्। बायोमेट्रिक उपकरणहरू हेर्नुहोस्।
- Update Password (पासवर्ड अद्यावधिक): उनका लागि नयाँ पासवर्ड राख्नुहोस्।
- Disable Mobile Punch (मोबाइल पन्च बन्द) / Enable Mobile Punch (मोबाइल पन्च सक्रिय): उनी Staff Khata मोबाइल एपबाट सेल्फी र लोकेसनसहित पन्च इन गर्न सक्छन् कि सक्दैनन् भन्ने नियन्त्रण गर्नुहोस्। नयाँ कर्मचारीका लागि मोबाइल पन्च अन हुन्छ; बायोमेट्रिक उपकरणमा मात्र पन्च गर्नुपर्ने कर्मचारीका लागि यसलाई बन्द गर्नुहोस्।
कर्मचारीलाई निष्क्रिय बनाउन सूचीमा रहेको Status (स्थिति) स्विच प्रयोग गर्नुहोस्। निष्क्रिय कर्मचारी साइन इन गर्न सक्दैनन् र हाजिरीबाट लुकाइन्छन्।
योजना चाहिन्छ: वेब र मोबाइल एपमा कर्मचारी लगइन, मोबाइल पन्च र स्व-अनबोर्डिङसहित, का लागि माथिल्लो योजना चाहिन सक्छ। हरेक नयाँ कम्पनीले सबै खुला भएको 15 दिने ट्रायल पाउँछ। हालका योजनाहरूका लागि Billing & Plan (बिलिङ र योजना) हेर्नुहोस्।
अब सिफ्ट, रोस्टर र ओभरटाइम सेटअप गर्नुहोस्।
अझै समस्या छ? एपभित्रको Help & Support बाट टिकट खोल्नुहोस्, वा staffkhata.com/contact मा हामीलाई सम्पर्क गर्नुहोस्।